SpotOnMedics levert software waarmee de zorgprofessional zijn volledige praktijk runt. Van afspraak tot patiëntendossier tot declaraties tot boekhouding. ‘All-in-one’ ontzorging noemen ze dat bij de in Hoofddorp gevestigde serviceverlener.
SpotOnMedics begon in 2010 als allround administratieve en financiële dienstverlener voor fysiotherapeuten. De directe aanleiding voor de oprichting waren de grote veranderingen in de wereld van de fysiotherapie en de ontevredenheid over de vele, niet met elkaar samenwerkende informatiesystemen. ‘In de praktijk werd proceskwaliteit steeds belangrijker en wilden zorgverzekeraars sturen op aantoonbare kwaliteit,’ vertelt Klant Succes Manager bij SpotOnMedics Niels Rientjes. ‘Zij stemden hun contracteringsprogramma’s daarop af en vertaalden die bovendien naar periodieke audits en certificering. De tarieven kwamen onder druk te staan en de kwaliteit werd leidend. De ICT oplossingen van toen speelden daar echter totaal niet op in. Er was simpelweg geen inzicht in de resultaten en kwaliteit van de dienstverlening. Dat wilden wij resoluut veranderen. En dat is gelukt.‘
Inmiddels richt de serviceverlener zich op paramedici in de ruimste zin van het woord. Samen met deze zorgverleners richt het bedrijf vandaag al de praktijk van morgen in. Rientjes: ‘Dit realiseren we met een digitale all-in-one oplossing. We verbinden in feite elke handeling in de zorgpraktijk: van patiëntafspraak tot belastingaangifte in één volledig geautomatiseerd pakket. De grote voordelen daarvan zijn dat alle systemen volledig geïntegreerd zijn, dat je met één druk op de knop inzicht hebt in al je processen en resultaten en dat je als zorgverlener dus veel meer tijd aan de behandeltafel kunt staan. Dit leidt weer tot kwalitatief betere zorg, meer tevreden patiënten en optimale resultaten, ook financieel.’
Geen moeizame koppelingen meer
Begin 2011 startten de eerste praktijken al met het gebruik van het kwaliteitssysteem van SpotOnMedics. De modules Agenda, Declaratie en Patiëntdossier volgden in de jaren daarna. De diensten Financieel & Personeel, Telefoonservice en Advies zijn in deze periode ook voor SpotOnMedics uitgerold. Al deze ontwikkelingen leidden in 2014 tot 120% groei en in 2015 nogmaals tot 80% groei. Al vanaf de dag van oprichting verzorgt Yuki in het traject de online boekhouding. SpotoOnMedics verwerkt 60.000 transacties per maand op hun Yuki-platform, oftewel elke vijftien seconde een boeking. Dit verwacht de serviceverlener dit jaar nogmaals te verdubbelen.
Rientjes: ‘Al vanaf het begin is onze visie dezelfde als die van Yuki: optimale digitalisering, optimaal gebruiksgemak, optimaal inzicht. De basis hiervoor is de beste software die momenteel beschikbaar is, in één totaalpakket. Bij de traditionele kantoren zie je ook wel een digitaliseringsslag, maar zij maken vaak gebruik van meerdere pakketten die moeizaam gekoppeld zijn. Gaat er iets mis, dan wijzen alle leveranciers naar elkaar en is de klant de dupe. Dat wilden wij anders doen. Vandaar dat we van begin af aan gefocust hebben op één pakket voor alle administratieve handelingen, dat bovendien efficiënt gekoppeld is aan alle andere pakketten waar onze klanten gebruik van maken. De klant kan helemaal zelf bepalen welke koppelingen en uitbreidingen hij wel of niet wil. Zo kan hij via Yuki bijvoorbeeld wel of geen gebruik maken van een automatisch betalingssysteem, een automatische herinneringsservice en een incassopakket. Dankzij dergelijke koppelingen maken we ons hard voor minder administratieve handelingen, een beter behandelresultaat en dagelijks inzicht in de cijfers.’
Continu streven naar digitale perfectie
Juist die verregaande digitalisering maakt een menselijke insteek mogelijk, aldus Rientjes. ‘Succes zal komen door de digitale perfectie. Door moderne, klantgerichte en efficiënte operational excellence te koppelen aan menselijke emotie. Hoe sterker immers de emotionele relatie die je hebt met je klant, hoe groter het gezamenlijke succes. Doordat de processen zelf bijna helemaal automatisch gaan, hebben wij de tijd en ruimte voor bijvoorbeeld een persoonlijke helpdesk die de klant altijd doorverbindt met zijn vaste contactpersoon. Daarnaast kunnen we door de digitalisering juist meer persoonlijke contactmomenten inlassen met onze klanten.’
Dit intensieve contact begint al bij de overstap naar SpotOnMedics. ‘We volgen een uitgebreid implementatietraject waarbij onze adviseurs een aantal keren langsgaan op de praktijk van onze klanten om ze alle ins en outs van het systeem te leren en hun medewerkers on the spot te trainen. Elke maand organiseren we vervolgens een webinar over een bepaald thema (bijvoorbeeld een nieuwe functionaliteit in Yuki) om onze klanten te binden en te informeren. Uiteraard komen we eens per kwartaal of per jaar langs om alle cijfers te bespreken en de klant te bedienen van individueel advies. Omdat we de processen van een paar honderd zorgpraktijken beheren, beschikken we over een schat aan online data die we heel expliciet kunnen vertalen naar benchmarks en van daaruit naar markt- en groeikansen voor onze klanten.’
Reis naar de toekomst
Die sterke focus op advies is meteen de toekomst van financiële kantoren in het algemeen, voorspelt Niels. ‘Het accountantskantoor zoals we dat nu kennen bestaat straks niet meer. Het “fabrieksmatige” cijfers invoeren gaat straks volledig automatisch, waardoor je als accountant met name bezig zult en kunt zijn met advies. Wij nemen onze klanten nu al mee op deze reis naar de toekomst. We laten ze kennismaken met digitale producten en diensten en helpen hen die nu al in te zetten voor meer kwaliteit en betere resultaten. Yuki is daarbij van onschatbare waarde. Het is voor zover mij bekend het enige systeem dat echt volledig in de cloud werkt en dat volledige, werkende koppelingen garandeert met alle processen binnen een onderneming. Elke zorgondernemer krijgt via Yuki bovendien de beschikking over zijn eigen, gepersonaliseerde dashboard waarmee hij altijd en overal inzicht heeft in zijn actuele cijfers en direct vergelijkingen kan maken. Je hoeft niet meer te wachten op je jaaropgave, je hoeft niet meer te wachten tot je bij een pc bent. Het enige dat je nodig hebt is een smartphone. Je scant, mailt, klikt, klaar. Bovendien hoef je alle gegevens maar één keer in te voeren, waarna ze in alle relevante documenten beschikbaar zijn. En wil je iets terugzoeken? Met een paar klikken tover je alle gewenste gegevens tevoorschijn. Zo ben je razendsnel terug bij het brondocument en kun je bijvoorbeeld nagaan waarom je huisvestingskosten relatief hoog zijn. En hier actie op ondernemen. 24/7, overal ter wereld.’
BTW- verwerking in medische sector
Verbeterpunten zijn er natuurlijk altijd. Zo is de financiële administratie, waaronder de BTW-verwerking, in de medische wereld heel anders dan die in andere sectoren. ‘Gelukkig denkt Yuki graag met ons mee,’ zegt Rientjes. ‘Denk aan de vragen die wij en onze klanten hadden omtrent de nieuwe WKR-regeling vorig jaar. We stelden ze aan Yuki en inmiddels zijn deze nieuwe regelingen verwerkt in de boekhoudsoftware.’ Rientjes heeft ook nog een aantal tips voor andere financiële kantoren die naar nog meer succes in de toekomst streven. ‘Specialiseer je, zodat je werkelijk alles van de bedrijfsvoering van je klant weet. Digitaliseer en doe nu al je voordeel met online data en de analyses die je daaruit kunt halen.’
Geef een reactie