Werkkostenregeling (WKR): een lastig begrip waar wij als accountants allemaal mee te maken hebben. Voor accountants liggen er kansen om de WKR administratief voor klanten goed in te richten. Zodat er periodiek inzicht is gedurende het jaar in de kansen en risico’s rondom de WKR.
De WKR bestaat sinds 1 januari 2011, maar is verplicht per 1 januari 2015 voor iedere ondernemer die personeel in dienst heeft. De regeling houdt het volgende in:
‘in beginsel worden alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen aan de medewerker gezien als loon. Het gaat hierbij om loon uit tegenwoordige dienstbetrekking.’
Categorieën
Gelukkig heeft de wetgever besloten dat er ook nog onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen zijn. Om dit goed te kunnen bepalen, bestaat de werkkostenregeling uit vier categorieën, namelijk:
- Intermediaire kosten: Vergoeding van kosten die de werknemer voor de werkgever heeft gemaakt; bijvoorbeeld de werknemer gaat lunchen met een relatie en betaalt de rekening. Deze rekening declareert de werknemer bij de werkgever.
- Nihilwaarderingen: Dit zijn voorzieningen op de werkplek; bijvoorbeeld koffie, thee, bedrijfskleding met logo, veiligheidsmiddelen, inrichting werkplek.
- Gerichte vrijstellingen: Dit zijn verstrekkingen en vergoedingen die de Belastingdienst extra heeft vrijgesteld; bijvoorbeeld reis- en verblijfkosten, cursussen, studie- en opleiding, maaltijden bij overwerk en koopavonden (geldt niet voor een vergoeding in geld), laptops.
- Vergoedingen ten laste van forfait: alle vergoedingen en verstrekkingen die niet binnen bovenvermelde categorieën vallen; bijvoorbeeld kerstpakketten, personeelsfeestjes, personeelsreisjes, maaltijdvergoeding in geld, personeelskortingen (indien de korting op jaarbasis meer bedraagt dan € 500 per onderneming).
Over de eerste drie categorieën hoef je geen loonheffing te betalen, over de laatste categorie wel.
Vrije ruimte
Je hoeft niet over het gehele bedrag van vergoedingen ten laste van het forfait loonheffing te betalen. Het gaat om de vergoedingen die de vrije ruimte te boven gaan.
De vrije ruimte wordt bepaald op basis van 1,2% van het bruto loon. Over deze 1,2% betaal je geen loonbelasting. Je kunt deze besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan de medewerkers en dus ook aan jezelf, als je op de loonlijst staat.
Over het bedrag boven de vrije ruimte wordt loonbelasting geheven in de vorm van een eindheffing van ongeveer 80%. Deze eindheffing moet uiterlijk in de aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar worden aangegeven.
Gebruikelijkheidstoets
Je hoeft niet meer te toetsen of de medewerker de vergoeding, verstrekking of ter beschikking zakelijk of privé gebruikt. Wel moeten de vergoedingen die ten laste van het forfait worden gebracht voldoen aan de gebruikelijkheidstoets.
Dit houdt in dat de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat gebruikelijk is in vergelijkbare omstandigheden. Het meerdere wordt gezien als loon. De belastingdienst ziet vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot een maximaal bedrag van € 2.400 als gebruikelijk; hiervoor geldt dan ook niet de afwijking van 30%.
Indien de Belastingdienst vindt dat een vergoeding e.d. niet gebruikelijk is, ligt de bewijslast bij hen.
Concernregeling
Binnen de werkkostenregeling kent men de zogenaamde concernregeling. Dit houdt in dat je de werkkosten en de vrije ruimte op concernniveau mag berekenen. Hiervoor moet je wel voldoen aan de voorwaarden. Deze zijn als volgt:
- De concernonderdelen moeten het gehele jaar tot het concern behoren;
- Je hebt een belang van ten minste 95% in een andere werkgever;
- Een andere werkgever heeft ten minste een belang van 95% bij jou;
- Een derde heeft ten minste 95% belang in jou en daarnaast nog een belang van 95% in een andere werkgever.
De werkgever met het hoogste fiscale loon neemt de eindheffing op in de loonaangifte.
Overige aandachtspunten
- Loon in natura moet in de meeste gevallen worden gewaardeerd tegen factuurwaarde en niet tegen de Waarde in het Economisch Verkeer;
- Voor verstrekking van maaltijden, voor huisvesting en inwoning en kinderopvang gelden normbedragen voor zover deze plaatsvinden op de werkplek;
- Het is mogelijk om binnen de werkkostenregeling gebruik te maken van de Cafetariaregeling.
Hoe kun je de werkkosten het beste administreren?
Specifiek bezien vanuit de rol van de accountant liggen er kansen om de WKR administratief voor klanten goed in te richten, zodat er periodiek inzicht is gedurende het jaar in de kansen en risico’s rondom de WKR. De ondernemer kan dan op basis van actuele gegevens beslissen hoe de ruimte in de WKR optimaal binnen zijn bedrijf wordt benut. Tevens loopt hij geen risico’s in overschrijdingen van de vrije ruimte wat kan leiden tot onvoorziene naheffingen.
Zorg ervoor dat uit de administratie blijkt welke loonbestanddelen worden aangemerkt als eindheffingsloon. Verder moeten de toegepaste gerichte vrijstellingen en de berekening van de eindheffing uit de administratie blijken. De wijze waarop dit gebeurt, is vormvrij. Er kunnen bijvoorbeeld aparte grootboekrekeningen worden aangemaakt of kostenplaatsen. In combinatie met dashboardsoftware kan er dan eenvoudig een WKR dashboard voor de ondernemer worden ingericht. Voor die accountants die nog in pdf rapporteren op kwartaal- of maandbasis, kunnen er uiteraard ook extracomptabel in Excel registraties worden aangelegd, waarna de informatie in de rapportage wordt betrokken. Ook zijn er inmiddels softwaretools geïntegreerd beschikbaar in administratieve pakketten die in combinatie met goede werkafspraken met de ondernemer over het boekhoudkundige proces relatief geautomatiseerd tot het gewenste inzicht kunnen leiden.
Sandra Mallee AA stuurt het accountantsteam aan bij accountantskantoor Rikst.
De WKR tool van Yuki helpt werkkosten sneller en overzichtelijk onder te brengen in de boekhoudingen van klanten. Dat gaat volledig automatisch, inclusief kostensoort en BTW-percentage.
Geef een reactie