• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • Lifestyle en carrière
    • AV-Top 50
    • Corona
    • Checkpoints
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
Accountancy Vanmorgen

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
Aanmelden nieuwsbrief
  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • Lifestyle en carrière
    • AV-Top 50
    • Corona
    • Checkpoints
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
Home » Kim Spinder: Slimmer online samenwerken, stoppen met mailen

Kim Spinder: Slimmer online samenwerken, stoppen met mailen

Artikelen, Nieuws

1 juli 2016 door Caseware

Accountancy Vanmorgen

Op het einde van de dag heb je weer het gevoel dat je niet hebt gedaan wat je je had voorgenomen. Omdat die inbox maar blijft vollopen met e-mail, die je constant afleidt van je werk. En ’s avonds thuis werk je de achterstallige mail dan maar weg. Moeten we er niet gewoon eens mee stoppen, met dat e-mailen? Iemand die radicaal gestopt is met e-mail is Kim Spinder.

Ze schreef er een verfrissend en praktisch boek over met de prikkelende titel We quit mail. En bracht er een heuse beweging mee op gang die email kritisch tegen het licht houdt en ervoor pleit om de manier waarop we in organisaties met elkaar werken nu eens echt te veranderen. ‘De dagelijkse stress die de nooit aflatende stroom e-mails veroorzaakt is heel herkenbaar. Begrijp me goed, ik heb niets tegen e-mail, maar wel tegen de manier waarop we onszelf in een digitale wurggreep houden door enorme hoeveelheden informatie per e-mail rond te pompen. Mensen en organisaties blijven vastzitten in die oude patronen. E-mail is een symbool voor bureaucratie geworden en is voor mij het haakje om het gesprek aan te gaan over verandering en innovatie in organisaties. Daarbij gaat het om de vraag: hoe pak je de regie over je werk terug en hoe wil je met elkaar samenwerken? E-mail is niet ontwikkeld als samenwerkingstool. Dus moet je die samenwerking anders organiseren.’

Niet mailen maar delen

‘Toen ik als projectleider bij de overheid werkte kreeg ik dagelijks een enorme hoeveelheid mail te verwerken,’ herinnert Kim zich. ‘Waar die mail over ging? Taken die ik toebedeeld kreeg, verzoeken hoe het daarmee stond, vragen, documenten die heen en weer werden gemaild en waarop ik dan moest reageren of van commentaar voorzien. En die ik vervolgens met mijn commentaar weer rondmail. En dat doen alle andere teamleden ook. Dus neemt de hoeveelheid e-mails snel exponentieel toe.’ Volgens Kim is het probleem ook dat de stroom e-mail die dagelijks je inbox binnenkomt op geen enkele wijze georganiseerd is. ‘Iedereen gooit alles maar in die ene inbox, er zit geen enkele structuur of prioriteit in. Vaak zijn berichten alweer achterhaald op het moment dat je eraan toegekomen bent ze te lezen. En intussen loopt de inbox gewoon de hele dag door verder vol met nieuwe mail. Mail voelt vaak alsof iemand een klus over de schutting gooit. Dan ligt het werk ineens bij mij. En als projectleider ben ik degene die de informatie heeft en wachten de anderen totdat ik die informatie met hen deel. Per mail. Terwijl anderen al eerder of beter iets met deze informatie hadden kunnen doen. Als ze deze tenminste hadden gehad. En daar zit nu de oplossing: we kunnen veel efficiënter en beter met elkaar samenwerken als we alle informatie over een project op één plek neerzetten, zodat alle teamleden erbij kunnen, die informatie met elkaar delen en samen aan dezelfde documenten werken. Dus: niet mailen maar delen.’

Online samenwerken

Als je besluit om niet te mailen, hoe communiceer je dan met elkaar, hoe deel je informatie en hoe maak je afspraken? ‘Er zijn een heleboel handige tools waarmee je efficiënt online kunt samenwerken. Je hebt er in de praktijk maar een paar nodig. Richt een online samenwerkingsplek in waar alle informatie van een project bij elkaar staat. Zo kun je samen werken aan documenten. Dat kan bijvoorbeeld met Yammer, Slack, Sharepoint of een ander online tool van Google of Microsoft. Takenlijsten maak je heel handig online met bijvoorbeeld Trello. Heel belangrijk is dat je goed met elkaar afspreekt welk kanaal je gebruikt voor snelle communicatie of voor het geval iets spoed heeft. Dat zou je met een Whatsappgroep kunnen doen. Dan is iedereen direct op de hoogte. CaseWare Cloud is ook zo’n online samenwerkingsplatform met alle functionaliteiten op één plek. Probeer het uit en ervaar welke online tools het meest geschikt zijn voor jouw organisatie en voor het doel waarvoor je ze wilt inzetten.’

Online samenwerken vraagt volgens Kim wel een cultuuromslag en discipline. ‘Niet meer passief afwachten totdat de informatie in je mailbox wordt afgeleverd, maar zelf actief gaan ophalen wat je voor je werk nodig hebt. Spreek in je organisatie en projectgroep duidelijk af hoe vaak en wanneer je op het samenwerkingsplatform kijkt, zodat je tijdig op de hoogte bent van wat er speelt.’ Kim is ervan overtuigd dat online samenwerken een organisatie veel oplevert, omdat mensen zich niet meer laten leven door hun inbox, maar zelf de regie over hun werk terugpakken. ‘Je gaat het zelf ervaren: van online samenwerken wordt je werk ook een stuk leuker!’

E-mail dieet

Zelf is Kim van de ene dag op de andere volledig gestopt met mailen, omdat dit voor haar het beste werkt. Maar, ze begrijpt dat zo’n rigoureuze stap voor de meeste organisaties een brug te ver is. Is er een minder heftige aanpak mogelijk? ‘Begin met samenwerken op een online platform,’ raadt Kim aan. ‘Als je dat goed hebt ingericht en iedereen consequent op deze manier werkt zul je zien dat de hoeveelheid e-mails heel snel drastisch afneemt.’

‘Een eerste stap waar je morgen al direct mee kunt beginnen is het e-maildieet. Spreek in je organisatie af dat iedereen maximaal 5 mails per dag mag versturen. Houd dit een week vol en je ziet resultaat. Hoe dat kan? Heel simpel: als je zelf minder mail stuurt, krijg je vanzelf minder mails in je inbox.’ Volgens Kim moeten we ook heel snel van een andere gewoonte af. ‘Kun je dat nog even op de mail zetten? Hoe vaak krijg ik die vraag niet. Als ik heb toegezegd om iets te doen, dan mag je erop vertrouwen dat ik het ook doe. Dat ga ik niet ook nog eens op de mail zetten.’ Ook als je nog niet gestopt bent met e-mailen kun je al veel effectiever en geconcentreerder werken. ‘Begin ’s morgens je nieuwe werkdag vooral niet met het openen van je mail! Richt je eerst op een belangrijke taak die je je hebt voorgenomen te doen en maak die af. Dan voeg je echt waarde toe aan je organisatie. Kijk pas op het einde van de dag in je mail. Dan heb je je belangrijke werk voor die dag af en dat geeft je veel voldoening.’ Doen! Er zijn bedrijven die hebben ingevoerd dat mensen tijdens hun vakanties geen e-mail krijgen en ook na hun vakantie geen volle inbox aantreffen. Ze beginnen stressvrij aan hun werk. ‘Je kunt lang en breed praten over innovatie, maar het komt erop neer dat je het gewoon moet doen!’, benadrukt Kim. ‘Ik help bedrijven en daag ze uit om het anders te doen en over die drempel te stappen. Alles in één keer veranderen is geen effectieve strategie. Zet een eerste stap, kom in beweging. Begin klein met een paar mensen. Kijk of het werkt. Uiteindelijk gaat het er in een organisatie om dat je met plezier met elkaar samenwerkt. Wees niet bang dat je dingen mist als je niet mailt. Sinds ik gestopt ben met mailen, ben ik juist veel beter en sneller geïnformeerd. Ik merk dat ik ook veel meer echte gesprekken met mensen heb in plaats van ze te mailen. Dat is echt contact. Veel effectiever en een stuk leuker. Echt het kan, een leven zonder e-mail!’

 

Kim Spinder

Kim Spinder is innovator en houdt ervan met veel lef en plezier organisaties in beweging te krijgen en ze klaar te maken voor de toekomst. Ze doet projecten en innovatieve pilots voor organisaties als KLM, Buurtzorg, de Rechtspraak, en vele gemeenten, provincies en ministeries. Ook zit ze in diverse Raden van Advies, bij o.a. Pink Roccade, Difrax, Rechtbank Gelderland en de Taskforce 3Decentralisaties. Kim is naast organisatieadviseur een veelgevraagd spreker zowel in de publieke sector als in het bedrijfsleven. Ze spreekt op congressen als Tedx, MixMashup in San Francisco, stond in het Koninklijk Theater Carré, en is regelmatig keynote spreker op congressen.

Awards:

  • Winnaar Harvard M-Prize for Management Innovation – 2012
  • Winnaar Telewerk Aspect prijs – 2011
  • Meest invloedrijke persoon lokale overheid – 2010

Categorie: Artikelen, Nieuws Tags: ICT, proces management

Tags: ICT, proces management

Gerelateerde artikelen

11 mei 2022

Asista Werkplekbeheer biedt Practical een veilige totaaloplossing

9 mei 2022

CaseWare International neemt Nederlandse distributeur over

9 mei 2022

Beveiligingsbedrijf komt met eigen cyberverzekering

4 april 2022

Deloitte neemt ICT-bedrijf GLO Integration over

Geef een antwoord Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meest gelezen

  • Dga fiscaal advies- en administratiekantoor op de vingers getikt over bijtelling en gebruikelijk loon
  • Hoge Raad: geen rechtsherstel box 3 voor belastingplichtigen die te laat bezwaar maakten
  • BDO naar rechter om ex-werknemer 385 euro te laten terugbetalen
  • ‘Edelachtbare, ik betaalde mijn boekhouder in drugs’

Partnercarrousel

Wat zijn de highlights uit het nieuwe pensioenstelsel?
Kantoren laten kansen liggen bij automatisering interne processen
Visma Pinkweb logo
Digitaal ondertekenen met Visma | PinkWeb nu nog vollediger
Belastingaangifte 2021: doorvragen helpt (7 voorbeelden)
Exact logo
Exact lanceert Exact Globe+
Yuki logo 042021
Waarom de moderne accountant investeert in cloud-accounting
Asista Werkplekbeheer biedt Practical een veilige totaaloplossing
Integrated Accounting: controle en inzicht over alle processen
Waarom een accountancy-dashboard werkt voor kantoren met ambitie 
Slimme koppelingen voor een toekomstbestendig accountantskantoor
AFAS lanceert complete boekhoudoplossing voor ondernemers en accountantskantoren
Software succesvol maken voor jouw kantoor? Arjan geeft advies
3 randvoorwaarden voor een schaalbaar advieskantoor
Het verschil tussen payroll en salarisadministratie
Zwangerschap: hoe zit het met verlof en verzuim?
4 tips hoe je omgaat met veranderende software en applicaties
Personalia | Annemarie van der Pol wordt nieuwe COO bij SBR Nexus
Zo werk je als accountant goed samen met je klanten
Hoge werkdruk en gebrek aan ‘handjes’?
De digitale handtekening: wat moet je er als accountant over weten?
Fiscount en Markus Verbeek Praehep gaan opleidingsaanbod combineren
Qics NEN en ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd
Van bv naar eenmanszaak; wat zijn de fiscale gevolgen?
‘Er is voor de MKB-accountant een wereld te winnen’
Rol van de accountant anno 2022
keurmerk ritregistratie
Geld besparen met BTW over privégebruik auto
Door dreigende nieuwe rechtspraak is vertrouwenspersoon in de accountancybranche verstandiger dan ooit 
Credion
Credion Den Haag breidt uit naar Delft-Westland
Leergang Herstructureringsdeskundige voor accountants wordt herhaald

Checkpoints van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Vacatures

Tax Manager
Crop
(Junior) Assistent Accountant Controlepraktijk (Audit)
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Controleleider
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Beginnend Assistent-Accountant 
KRC Van Elderen
Accountant AA (24-40 uur) – Beverwijk
De Hooge Waerder
Zelfstandig Assistent Accountant, Barendrecht
Visser & Visser
Product Marketing Specialist Accountancy
Visma
Senior Assistant Accountant RA – Alkmaar, Amsterdam, Hoofddorp, Utrecht, Rotterdam, Eindhoven en Heerlen
RSM
Relatiebeheerder / Accountant
KRC Van Elderen
Manager Assurance
CROP
Specialist sociale zekerheid
Fiscount
Assistent Accountant (32-40 uur per week in Alphen aan den Rijn, Gouda of Ridderkerk)
Lansigt
Ervaren assistent-accountant en afgestudeerde AA-er
WEA Accountants & Adviseurs
Assistent-Accountant (gevorderd) / aankomend adviseur MKB
KRC Van Elderen
Controleleider in Terneuzen
DRV
Accountmanager Accountant AGRO
acconavm
IT auditor Alphen aan den rijn
Lansigt
Supervisor Assurance
CROP
Accountant (AA/RA)
SMK Accountants
Ervaren accountantsadviseurs (AA/RA)| HBO | 24 – 40 uur | Thuiswerken | Groot netwerk
Fiscount
Werken als Salarismedewerker Interim en Detachering
Rikst
Fiscount zoekt accountants (AA/RA)
Fiscount
Senior Supervisor Assurance
CROP
Controleleider (32-40 uur per week in Alphen aan den Rijn of Ridderkerk)
Lansigt
Accountant Internationaal
Visser & Visser
Professional – Loonadministrateur Onderwijs
Van Oers
Startend assistent accountant (fulltime)
UNP accountants adviseurs
Assistent Accountant
Schuiteman
(Senior) controller / teamleider Rotterdam
Yaarwerk
(Zelfstandig) assistent-accountant
van de Kamp & van Gelder
Accountant manager samenstel in Middelburg
Moore DRV
Relatiebeheerder Accountancy
Visma
(Junior) Assistent Accountant Samenstelpraktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Supervisor Compilation
CROP
Partner & Externe Accountant
Coney
Gevorderd Assistent Audit (32-40 uur per week in Alphen aan den Rijn, Gouda of Ridderkerk) 
Lansigt
Senior Assistent Accountant Controlepraktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Ervaren agro-fiscalist | HBO | WO | 24 – 40 uur | Thuiswerken | Groot netwerk
Fiscount Fiscalisten
Fiscount
Fiscalist
Extendum
Accountant Internationaal
Visser & Visser
Junior administratief medewerker Nieuwegein, 32-40 uur
van helder
Ervaren accountmanager
Fiscount
Klantmanager
Finance Plus
Assistent Accountant, Oud-Beijerland
Visser & Visser
Assistent accountant
Rikst
Fiscount zoekt een specialist sociale zekerheid
Fiscount
Assistent accountant Controlepraktijk
Van der Vlugt Accountants
Controleleider  
Scab
Senior IT-Audit Professional
CROP
Manager bij Coney Accountancy & Analytics (min 32 uur)
Coney
(Senior) marketeer
Fiscount
Financial Controller
ENTRPNR
Assistent Accountant, 32 – 40 uur Goes
acconavm
Controleleider
SNP Adviseurs
Professional – Medewerker accountancy
Van Oers
Ervaren allround fiscalisten in Noord-West en Oost-Nederland
Fiscount
Ondernemende Belastingadviseur
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Compliance officer vaktechneut (24-32 uur in overleg)
UNP accountants adviseurs
Gevorderde assistent accountancy MKB- Beek -Maastricht
acconavm
Administratief consulent (32-40 uur)
BROADSTREET
Jaarrekening Specialist, Dordrecht
Visser &Visser
Adviseur MKB Accountancy
NBA
Accountant, Amstelveen
Stolwijk Registeraccountants en Belastingadviseurs
Senior Accountant / Teamleider Samenstelpraktijk, vestiging Barneveld
Visser & Visser
Assistent Accountant in audit & iAccountancy Praktijk
Coney
Zelfstandig assistent accountant samenstel
SNP Adviseurs
Assistent Controlepraktijk (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Relatiebeheerder BonsenReuling Doetinchem
BonsenReuling
Senior Assistent Accountant
Schuiteman
Boekhouder – Accounting & Treasury (m/v/x) 20-24 uur, Amsterdam en hybride
Duits-Nederlandse Handelskamer
Ervaren controleleider (fulltime)
UNP accountants adviseurs
Staff Compilation
CROP
Fiscaal medewerker accountantspraktijk
Van der Vlugt Accountants
Accountant relatiebeheerder in Rotterdam
Moore DRV
Fiscalist
SNP Adviseurs
Opdrachtleider met belangstelling om ook ITGC thema op te pakken
Coney
Accountant AA (24-40 uur per week in Alphen aan den Rijn of Gouda)
Lansigt
Assistent Accountant (24-40 uur) – Alkmaar/Heerhugowaard/Beverwijk
De Hooge Waerder
Senior Assistent Accountant Samenstel​praktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Medewerker Financiële administratie (m/v/x) 24-40 uur, Den Haag
Duits-Nederlandse Handelskamer
Beginnend assistent-accountant samenstelafdeling
SMK Accountants
Gevorderd assistent accountant in Sliedrecht
Moore DRV
Assistent accountant controlepraktijk
Scab
Assistent Accountant, Ede 24 – 40 uur
Schuiteman
Relatiebeheerder
Scab
Ervaren fiscalist-estate planner
Fiscount
Assistent-Accountant (gevorderd)
KRC Van Elderen
Professional – Loonadministrateur
Van Oers Accountancy & Advies
Assistent accountant – samenstelpraktijk
Scab
Salarismedewerker Interim en Detachering
Rikst
Manager accountancy samenstelpraktijk
acconavm
Assistent accountant samenstelpraktijk
Van der Vlugt Accountants
Relatiebeheerder zelfstandig (fulltime)
UNP accountants adviseurs
Fiscaal jurist
WEA Accountants & Adviseurs
Senior Assistent Accountant RA
Share Impact Accountants
Supervisor Compilation
CROP
Assistent accountant in Breda
Moore DRV
Manager Accountancy & Advies
Lentink De Jonge
Supervisor Assurance
CROP

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen