Op het einde van de dag heb je weer het gevoel dat je niet hebt gedaan wat je je had voorgenomen. Omdat die inbox maar blijft vollopen met e-mail, die je constant afleidt van je werk. En ’s avonds thuis werk je de achterstallige mail dan maar weg. Moeten we er niet gewoon eens mee stoppen, met dat e-mailen? Iemand die radicaal gestopt is met e-mail is Kim Spinder.
Ze schreef er een verfrissend en praktisch boek over met de prikkelende titel We quit mail. En bracht er een heuse beweging mee op gang die email kritisch tegen het licht houdt en ervoor pleit om de manier waarop we in organisaties met elkaar werken nu eens echt te veranderen. ‘De dagelijkse stress die de nooit aflatende stroom e-mails veroorzaakt is heel herkenbaar. Begrijp me goed, ik heb niets tegen e-mail, maar wel tegen de manier waarop we onszelf in een digitale wurggreep houden door enorme hoeveelheden informatie per e-mail rond te pompen. Mensen en organisaties blijven vastzitten in die oude patronen. E-mail is een symbool voor bureaucratie geworden en is voor mij het haakje om het gesprek aan te gaan over verandering en innovatie in organisaties. Daarbij gaat het om de vraag: hoe pak je de regie over je werk terug en hoe wil je met elkaar samenwerken? E-mail is niet ontwikkeld als samenwerkingstool. Dus moet je die samenwerking anders organiseren.’
Niet mailen maar delen
‘Toen ik als projectleider bij de overheid werkte kreeg ik dagelijks een enorme hoeveelheid mail te verwerken,’ herinnert Kim zich. ‘Waar die mail over ging? Taken die ik toebedeeld kreeg, verzoeken hoe het daarmee stond, vragen, documenten die heen en weer werden gemaild en waarop ik dan moest reageren of van commentaar voorzien. En die ik vervolgens met mijn commentaar weer rondmail. En dat doen alle andere teamleden ook. Dus neemt de hoeveelheid e-mails snel exponentieel toe.’ Volgens Kim is het probleem ook dat de stroom e-mail die dagelijks je inbox binnenkomt op geen enkele wijze georganiseerd is. ‘Iedereen gooit alles maar in die ene inbox, er zit geen enkele structuur of prioriteit in. Vaak zijn berichten alweer achterhaald op het moment dat je eraan toegekomen bent ze te lezen. En intussen loopt de inbox gewoon de hele dag door verder vol met nieuwe mail. Mail voelt vaak alsof iemand een klus over de schutting gooit. Dan ligt het werk ineens bij mij. En als projectleider ben ik degene die de informatie heeft en wachten de anderen totdat ik die informatie met hen deel. Per mail. Terwijl anderen al eerder of beter iets met deze informatie hadden kunnen doen. Als ze deze tenminste hadden gehad. En daar zit nu de oplossing: we kunnen veel efficiënter en beter met elkaar samenwerken als we alle informatie over een project op één plek neerzetten, zodat alle teamleden erbij kunnen, die informatie met elkaar delen en samen aan dezelfde documenten werken. Dus: niet mailen maar delen.’
Online samenwerken
Als je besluit om niet te mailen, hoe communiceer je dan met elkaar, hoe deel je informatie en hoe maak je afspraken? ‘Er zijn een heleboel handige tools waarmee je efficiënt online kunt samenwerken. Je hebt er in de praktijk maar een paar nodig. Richt een online samenwerkingsplek in waar alle informatie van een project bij elkaar staat. Zo kun je samen werken aan documenten. Dat kan bijvoorbeeld met Yammer, Slack, Sharepoint of een ander online tool van Google of Microsoft. Takenlijsten maak je heel handig online met bijvoorbeeld Trello. Heel belangrijk is dat je goed met elkaar afspreekt welk kanaal je gebruikt voor snelle communicatie of voor het geval iets spoed heeft. Dat zou je met een Whatsappgroep kunnen doen. Dan is iedereen direct op de hoogte. CaseWare Cloud is ook zo’n online samenwerkingsplatform met alle functionaliteiten op één plek. Probeer het uit en ervaar welke online tools het meest geschikt zijn voor jouw organisatie en voor het doel waarvoor je ze wilt inzetten.’
Online samenwerken vraagt volgens Kim wel een cultuuromslag en discipline. ‘Niet meer passief afwachten totdat de informatie in je mailbox wordt afgeleverd, maar zelf actief gaan ophalen wat je voor je werk nodig hebt. Spreek in je organisatie en projectgroep duidelijk af hoe vaak en wanneer je op het samenwerkingsplatform kijkt, zodat je tijdig op de hoogte bent van wat er speelt.’ Kim is ervan overtuigd dat online samenwerken een organisatie veel oplevert, omdat mensen zich niet meer laten leven door hun inbox, maar zelf de regie over hun werk terugpakken. ‘Je gaat het zelf ervaren: van online samenwerken wordt je werk ook een stuk leuker!’
E-mail dieet
Zelf is Kim van de ene dag op de andere volledig gestopt met mailen, omdat dit voor haar het beste werkt. Maar, ze begrijpt dat zo’n rigoureuze stap voor de meeste organisaties een brug te ver is. Is er een minder heftige aanpak mogelijk? ‘Begin met samenwerken op een online platform,’ raadt Kim aan. ‘Als je dat goed hebt ingericht en iedereen consequent op deze manier werkt zul je zien dat de hoeveelheid e-mails heel snel drastisch afneemt.’
‘Een eerste stap waar je morgen al direct mee kunt beginnen is het e-maildieet. Spreek in je organisatie af dat iedereen maximaal 5 mails per dag mag versturen. Houd dit een week vol en je ziet resultaat. Hoe dat kan? Heel simpel: als je zelf minder mail stuurt, krijg je vanzelf minder mails in je inbox.’ Volgens Kim moeten we ook heel snel van een andere gewoonte af. ‘Kun je dat nog even op de mail zetten? Hoe vaak krijg ik die vraag niet. Als ik heb toegezegd om iets te doen, dan mag je erop vertrouwen dat ik het ook doe. Dat ga ik niet ook nog eens op de mail zetten.’ Ook als je nog niet gestopt bent met e-mailen kun je al veel effectiever en geconcentreerder werken. ‘Begin ’s morgens je nieuwe werkdag vooral niet met het openen van je mail! Richt je eerst op een belangrijke taak die je je hebt voorgenomen te doen en maak die af. Dan voeg je echt waarde toe aan je organisatie. Kijk pas op het einde van de dag in je mail. Dan heb je je belangrijke werk voor die dag af en dat geeft je veel voldoening.’ Doen! Er zijn bedrijven die hebben ingevoerd dat mensen tijdens hun vakanties geen e-mail krijgen en ook na hun vakantie geen volle inbox aantreffen. Ze beginnen stressvrij aan hun werk. ‘Je kunt lang en breed praten over innovatie, maar het komt erop neer dat je het gewoon moet doen!’, benadrukt Kim. ‘Ik help bedrijven en daag ze uit om het anders te doen en over die drempel te stappen. Alles in één keer veranderen is geen effectieve strategie. Zet een eerste stap, kom in beweging. Begin klein met een paar mensen. Kijk of het werkt. Uiteindelijk gaat het er in een organisatie om dat je met plezier met elkaar samenwerkt. Wees niet bang dat je dingen mist als je niet mailt. Sinds ik gestopt ben met mailen, ben ik juist veel beter en sneller geïnformeerd. Ik merk dat ik ook veel meer echte gesprekken met mensen heb in plaats van ze te mailen. Dat is echt contact. Veel effectiever en een stuk leuker. Echt het kan, een leven zonder e-mail!’
Kim Spinder
Kim Spinder is innovator en houdt ervan met veel lef en plezier organisaties in beweging te krijgen en ze klaar te maken voor de toekomst. Ze doet projecten en innovatieve pilots voor organisaties als KLM, Buurtzorg, de Rechtspraak, en vele gemeenten, provincies en ministeries. Ook zit ze in diverse Raden van Advies, bij o.a. Pink Roccade, Difrax, Rechtbank Gelderland en de Taskforce 3Decentralisaties. Kim is naast organisatieadviseur een veelgevraagd spreker zowel in de publieke sector als in het bedrijfsleven. Ze spreekt op congressen als Tedx, MixMashup in San Francisco, stond in het Koninklijk Theater Carré, en is regelmatig keynote spreker op congressen.
Awards:
- Winnaar Harvard M-Prize for Management Innovation – 2012
- Winnaar Telewerk Aspect prijs – 2011
- Meest invloedrijke persoon lokale overheid – 2010
Geef een antwoord