Het is verstandig om niet al te lichtzinnig te doen over het opstellen van een factuur. Een factuur geeft inzicht in de omzetbelasting (ook wel BTW genoemd) en moet daarom voldoen aan wettelijke eisen. Waarom? De eisen zijn puur ter controle, want binnen de Europese Unie vindt er voor miljarden aan BTW-fraude plaats.
Doordat de factuur bestaat uit verschillende eisen, kan die vanuit meerdere kanten worden gecontroleerd. Dit kan carrouselfraude, waarbij BTW wordt teruggevraagd en niet wordt afgedragen, voorkomen. Iedereen binnen de keten van levering en doorlevering van diensten kan hiervoor een boete krijgen. Ook u als ondernemer kan hier ongemerkt bij betrokken raken. Controleer daarom goed de factuureisen.
Om fraude te voorkomen moet uw eigen factuur ook kloppen. Ontbreken de noodzakelijke eisen dan kan dat leiden tot hoge boetes van de Belastingdienst, tot maximaal € 5.278 per onjuiste factuur. Let dus goed op alle factuureisen. Zo voorkomt u problemen en torenhoge boetes.
Voorkom een onvolledige factuur
Wat hoort er op de factuur te staan? We zetten alles voor u op een rij.
- Uw volledige naam en die van uw afnemer. Op uw factuur vermeldt u de juridische naam. De handelsnaam is ook toegestaan, mits die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel (KvK) is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat;
- Uw volledige adres en dat van uw afnemer. U noemt het adres waar de onderneming feitelijk zit. Alleen het melden van een postbusnummer is niet genoeg;
- Uw BTW-nummer. Bij fiscale eenheden is dat het BTW-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert;
- Uw KvK-nummer;
- De datum waarop de factuur is verstuurd;
- Een opeenvolgend factuurnummer;
- Het soort goederen of diensten die u hebt geleverd;
- De hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die u hebt geleverd;
- De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling;
- Het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief BTW. Levert u prestaties met verschillende BTW-tarieven? Geef de aparte bedragen aan. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, mocht dit het geval zijn;
- Het BTW-tarief dat u in rekening brengt;
- Het BTW-bedrag.
Buitenland let nóg strenger op BTW-administratie
Doordat we steeds vaker zakendoen met het buitenland, moeten de facturen ook voldoen aan de eisen aldaar. De bovenstaande eisen gelden ook in het buitenland. Let wel, hier in Nederland lijkt de fiscus coulanter dan in het buitenland. Maar feit is dat andere landen nog strengere controles uitvoeren op de BTW-administratie.
In het geval van ondernemen met het buitenland kan de BTW worden verlegd en daarom wordt er geen omzetbelasting berekend op de betreffende factuur. Afwijkingen in de factuureisen gelden in de volgende situaties:
- Een BTW-vrijstelling is van toepassing. Vermeld dit op de factuur;
- Er geldt een verleggingsregeling (nationaal of internationaal). Vermeld op de factuur de tekst: BTW verlegd;
- Het gaat om een reisbureau- of margeregeling. Noteer daarom respectievelijk de tekst: bijzondere regeling reisbureaus of bijzondere regeling-gebruikte goederen;
- Self-billing (de afnemer van de prestatie reikt de factuur uit). Vermeld: factuur uitgereikt door afnemer;
- Transacties tussen ondernemers die niet in hetzelfde EU-land zijn gevestigd (intracommunautaire levering met nultarief). Vermeld dit op de factuur;
- Transacties met ondernemers die buiten de EU zijn gevestigd (export). Door middel van documenten moet de export worden aangetoond. Een bewijsmiddel kan een door de douane afgetekende verkoopfactuur zijn. Bewaar dit bewijsmiddel goed bij uw administratie. Bij geen bewijs krijgt u een naheffing en nagenoeg zeker ook een boete.
Nico Koppel is oprichter van Koppel Belastingadviseurs en verantwoordelijk voor de fiscale kant van het bedrijf.
Geef een antwoord