Factureren is waarschijnlijk een van de meest favoriete bezigheden van een ondernemer. Hoe meer er gefactureerd wordt, hoe meer omzet en dat betekent meer geld in het laatje. Maar het is niet de bedoeling dat je hier te lang mee bezig bent. Het is dus handig om de mogelijkheden voor factureren eens goed te bekijken. Want voldoen jouw facturen bijvoorbeeld wel aan de gestelde eisen? Is er niet een facturatieprogramma om efficiënter te kunnen factureren? En wat verandert er allemaal op het gebied van facturatie? Ik breng je hier graag van op de hoogte.
Voldoet jouw factuur aan alle gestelde factuureisen?
Veel ondernemers maken facturen nog op in Word of Excel. Het is fijn om in Word of Excel je eigen factuurlay-out te gebruiken, maar dit is niet de meest efficiënte manier. Door te factureren in Word of Excel moet je namelijk iedere keer opnieuw gegevens invullen of aanpassen op je factuur. Denk hierbij aan de klantgegevens, het factuurnummer en de berekening van de BTW. Het is dus een behoorlijk tijdrovende klus op deze manier. Daarnaast moet je er zorg voor dragen dat de factuur voldoet aan de eisen die zijn bepaald door de Belastingdienst. De factuur moet namelijk duidelijk en volledig zijn voor je klant, de fiscus en jezelf. Als je factuur niet voldoet aan de eisen, kan dit problemen opleveren bij het terugvorderen van de omzetbelasting.
De volgende gegevens moeten volgens de factuureisen op de factuur worden vermeld1:
- Bedrijfsnaam, adres (alleen het vermelden van een postbusnummer is niet voldoende), je BTW-nummer en KvK-nummer
- De gegevens van de afnemer (bedrijfsnaam en adres)
- De factuurdatum (datum van het uitreiken van de factuur)
- Een opeenvolgende factuurnummering
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten
- Het aantal geleverde goederen en of diensten
- Het totaalbedrag inclusief BTW, het BTW-bedrag en het exclusief BTW-bedrag. Als er meerdere BTW-percentages voorkomen, dienen deze opgesplitst te worden.
In sommige situaties gelden aangepaste regels voor facturen. Zie de website van de Belastingdienst voor de aangepaste regels.
Hoe maak je de juiste keuze voor een facturatieprogramma?
De reden dat er toch nog veel ondernemers kiezen voor facturatie via Word of Excel is. omdat zij wellicht niet zoveel facturen op jaarbasis versturen. Ook hebben veel ondernemers het gevoel dat een facturatieprogramma veel geld kost en dus niet rendabel is voor het aantal facturen op jaarbasis. Tijdgebrek om je te verdiepen in een facturatieprogramma kan ook een reden zijn om zelf je facturen in Word of Excel te maken. Dit is eigenlijk helemaal niet nodig. Er zijn meerdere factuurprogramma’s waar je gratis facturen mee kunt versturen en dus voorkomt dat je dubbel invoerwerk hebt. Facturatiesoftware maakt het opmaken van een factuur heel eenvoudig en voldoet direct aan alle factuureisen. Dit bespaart jou dus geld en tijd!
Een ander voordeel van een facturatieprogramma is dat het in de meeste gevallen gekoppeld kan worden aan je boekhouding. Je boekhouding is dan na het versturen van de factuur up-to-date.
Omdat (bijna) iedere ondernemer factureert, is er veel vraag naar facturatieprogramma’s. Een logisch gevolg hiervan is dat er ook veel aanbod is. Ik snap dat het kiezen van het juiste facturatieprogramma niet eenvoudig is. Onderstaande vragen zullen je helpen bij het maken van de juiste keuze.
- Hoe kan ik mijn facturen versturen?
Welke manieren worden er in het facturatieprogramma ondersteund voor het versturen van een factuur? Is het mogelijk om je factuur te versturen per post of per e-mail, in pdf-formaat of als elektronische UBL-factuur( XML-bestand)? De laatste optie zal ik later verder toelichten. Het klinkt misschien erg vanzelfsprekend, maar het zal je verbazen hoe veel leveranciers dit nog niet ondersteunen. - Kan ik mijn facturatieprogramma koppelen aan mijn boekhouding?
Vraag vooraf altijd of er een mogelijkheid is om het facturatieprogramma te koppelen aan je boekhouding. Maar het is nóg eenvoudiger om een boekhoudpakket te kiezen waarmee je ook kunt factureren. Als je facturatieprogramma gekoppeld is aan je boekhouding, bespaart dit veel tijd en kosten. Bij het versturen van een verkoopfactuur, wordt er namelijk direct een financiële boeking gedaan in je boekhouding.
TIP: door je bank ook te koppelen aan je boekhouding, heb je realtime inzicht of je verzonden factuur al voldaan is. - Kan ik een factuur voorzien van mijn eigen huisstijl?
Je kunt een factuur beschouwen als het visitekaartje van je bedrijf. Het is eenvoudig om ervoor te zorgen dat je factuur een juiste indruk achterlaat bij jouw klant. Het is dan wel van belang dat het facturatieprogramma de mogelijkheid biedt om je factuur te kunnen voorzien van een eigen huisstijl (briefpapier) en logo.
E-facturatie
Ik heb het al eerder genoemd: elektronisch factureren. Het is een veel gehoorde term. Maar wat is dit precies? Voor de uitwisseling van gegevens op facturen en andere documenten is een standaardformaat afgesproken: UBL (Universal Business Language). Doordat het een standaardformaat is, is de automatische uitwisseling tussen bedrijven en instellingen mogelijk geworden.
Facturen kunnen via het netwerk (Simpler Invoicing) rechtstreeks afgeleverd worden in het administratiepakket van de ontvanger. Dit wordt ook wel ‘machine-to-machine’ facturatie genoemd. Vanaf 2017 is het verplicht als leverancier van de overheid om te factureren in UBL. Dit zal na verwachting een hele boost geven aan het elektronisch factureren. Uiteindelijk zullen alle facturen rechtstreeks in de administratie van de afnemer worden ontvangen.
TIP: Wist je dat je facturen minimaal 7 jaar moet bewaren? Voor facturen over onroerende zaken, elektronische diensten, telecommunicatiediensten en radio- en televisieomroepdiensten geldt een bewaartermijn van maar liefst 10 jaar!
Gratis elektronisch factureren met MUIS Software
Natuurlijk gaat MUIS Software mee in deze nieuwe ontwikkelingen. Met ons online boekhoudpakket iMUIS Online kun je zowel je boekhouding voeren als factureren. Dit is realtime geïntegreerd! Speciaal voor ondernemers die momenteel nog facturen opmaken in Word en Excel, hebben wij iMUIS Online Spitsfactuur. Hiermee kun je gratis starten met het versturen van professionele e-facturen. De voordelen op een rijtje:
- Onbeperkt gratis factureren
- Elektronisch factureren met UBL
- Factuur is voorzien van een QR-code
- Volledig in jouw eigen huisstijl en voorzien van logo
- Koppeling met KvK-register – klantgegevens altijd up-to-date en automatisch aangevuld
- Openstaande posten worden automatisch geboekt in je financiële administratie
- Te gebruiken zonder debiteuren- of artikelbestand
1 De Belastingdienst, www.debelastingdienst.nl
Sebastiaan Zwaneveld is verkoopadviseur bij MUIS Software.
Geef een antwoord