In het jaar werken aan het jaar

‘Als administratie- en belastingkantoren bovenop de cijfers van hun cliënten gaan zitten, dan is juist daar veel te winnen.’ Aan het woord is Gert Kwetters, directeur van Visionplanner. ‘Mijn motto in dat kader is ‘in het jaar werken aan het jaar.’

Kwetters voegt toe: ‘Als ze het zich zouden kunnen veroorloven dan zou een kleinbedrijf graag een CFO in dienst hebben’. In het MKB is daar echter onvoldoende werk en onvoldoende budget voor, maar iemand die deze rol, wanneer het nodig, is wel invult heeft waarde. En daar ligt de kans voor de kantoren. Kwetters, al dertien jaar directeur/eigenaar van Visionplanner, is er ook van overtuigd dat de huidige cloudtechnieken de kantoren in deze rol kunnen zetten tegen voor de ondernemer acceptabele tarieven.

Mosterd na de maaltijd

Een jaarrekening ver na het boekjaar is toch een beetje mosterd na de maaltijd. Je moet je afvragen met welk doel je de jaarrekening maakt voor een ondernemer. Is het alleen om te voldoen aan een verplichting of verwacht je klant ook dat hij met de geboden informatie zijn bedrijf kan sturen of verbeteren?

Advies groeit niet, logisch

Alle brancheonderzoeken tonen aan dat de adviesomzet bij de kantoren niet groeit. Dat hoeft niemand te verbazen. Omdat de cijfers vaak achterlopen of alleen cumulatief beschikbaar zijn en de jaarrekening of een variant daarvan wordt gebruikt kan er weinig concreet worden geadviseerd. Ook is een jaarrekening daar nooit voor bedoeld of opgezet. Feitelijk wordt het momentum van de bespreking voor een advies gebruikt. Maar terugkijken en vooruitkijken zijn twee verschillende zaken.

In het jaar aan het jaar, hoe werkt dat?

Kwetters legt uit hoe kantoren volgens hem veel slimmer kunnen werken. ‘Verleg je werkzaamheden – die je nu na afloop van het boekjaar doet – naar momenten gedurende het jaar. Als je na afloop van ieder kwartaal de cijfers bij- werkt, creëer je een goede spreiding van werkdruk in je eigen organisatie en je hebt betrouwbare cijfers voor je cliënt.’

‘Een tijdiger, juister en vollediger administratie geeft meer mogelijkheden voor advies’

Dit vereist wel een goed opgezet administratief proces, voegt hij daaraan toe. ‘En je moet je klanten motiveren om tijdig hun spullen aan te leveren.’ Volgens Gert Kwetters kan het goed werken als je een incompleet dashboard aan je klant toont. Natuurlijk wil hij weten hoe het er precies voorstaat. ‘Maar, dan moet je je facturen wel op tijd aanleveren’. Een win-winsituatie dus.

Januari 95% jaarrekening klaar

‘Als je gedurende het jaar de cijfers bijhoudt en bespreekt met de klant, dan heb je in januari het resultaat van de onderneming helder en is de jaarrekening voor 95% klaar.
Als je met deze aanpak begint, zul je voor een aantal klanten niet alleen het jaarwerk van vorig jaar nog moeten doen, maar daarnaast ook het huidige kwartaal uitwerken. Dat dit eenmalig een extra inspanning kost mag duidelijk zijn, maar dat er grote voordelen aan zitten voor de cliënt en het kantoor is al duidelijk aangetoond in de praktijk.’

Vaker aan tafel

Actuelere cijfers leiden tot een administratie die tijdiger, juister en vollediger is en daarmee meer mogelijkheden biedt. Tevens genereert dit een hogere detailniveau waardoor er meer signalen naar boven kunnen komen waarmee u aan tafel bij uw cliënt komt. Dat zijn de zaken die ervoor zorgen dat uw adviesomzet groeit. En gelukkig zijn er steeds meer kantoren die bewijzen dat dat werkt.

Pak de handschoen op

Kwetters komt nog even terug op de financiële ondersteuning van het MKB. ‘Noem het zoals je wilt: financieel coach, fiscaal adviseur, allemaal goed. De meeste MKB’ers kunnen zich echter geen financieel directeur veroorloven. Dan moet je reëel zijn en proberen dat gat op een andere manier te vullen. Dat kun je als kantoor waarmaken door bovenop de cijfers te zitten en gebruik te maken van software die, mits correct en tijdig ingevuld, het meest actuele beeld geeft. Dan vervul je nadrukkelijk een onmisbare rol voor klanten.’