Binnen het Overijsselse accountantskantoor Bordan is er geen discussie meer over SBR en de inzet van de verschillende taxonomieën. Of het nu gaat om de bankentaxonomie en bankenrapportages, KvK-jaarrekeningen of de Belastingdienst. Dankzij strakke workflows en standaardisatie komen rapportages nu goed en soepel tot stand en vraagt dit geen extra werk.
Bordan is een regionaal accountantskantoor met twee vestigingen, – Rijssen en Almelo – en ruim 50 fte’s. Accountancy, fiscaliteit en salarisadministratie zijn belangrijke pijlers binnen het kantoor. Standaardisatie staat al lang op hun agenda. Implementatie van o.a. de bankentaxonomie van SBR Nexus was dus geen grote opgave meer. De organisatie is inmiddels groot genoeg om mensen vrij te maken voor specifieke branches: horeca, recreatie, toerisme en retail. Bordan heeft er teams voor samengesteld. ‘En dat werkt’, zo stelt Henk Kraa van het accountantskantoor.
Workflows en standaardisatie
Henk is geen accountant, hij is ICT-er en binnen het kantoor veel meer dan de man van de apparaten. Hij is verantwoordelijk voor de gehele ICT binnen de organisatie: uniforme systemen en strakke workflows. Met als doel dat er op een eenduidige wijze gewerkt wordt aan de administraties van ondernemingen.
Meerdere rekeningenschema’s binnen het kantoor? Daar maakte Bordan al meer dan 7 jaar geleden een einde aan. Het grote voordeel? ‘Iedereen werkt met op dezelfde manier gegenereerde informatie en administraties van ondernemingen. Dat heeft direct een positieve invloed op de kwaliteit van de uit te voeren werkzaamheden. Het bijhouden en volgen van administraties gebeurt op een uniforme wijze. Collega 1 kan zo makkelijk en snel werk van collega 2 overnemen. Handig bij vakanties en – onverhoopt – ziekte van collega’s. Het betekent dat de vergelijkbaarheid van ondernemingen in een bedrijfstak echt vorm krijgt. Rapportages – ook voor banken – worden dus steeds eenvoudiger te genereren en vragen na het afsluiten van een jaarrekeningrapportage geen extra werk meer.’ Zo stelt Henk Kraa.
De uniforme systemen en strakke workflows maken de voortgang van alle werkzaamheden binnen de organisatie beter meetbaar. Geüniformeerde procedures maken een kantoor ook veel onafhankelijker van softwareleveranciers. Immers, overstappen is bij strakke workflows waarschijnlijk een stuk eenvoudiger dan wanneer er binnen een kantoor met een lappendeken van toepassingen en uitzonderingen moet worden gewerkt.
RGS en het gebruik van SBR NEXUS
Op de vraag aan Henk Kraa of die transitie naar RGS, en vervolgens ook de implementatie van de SBR-bankentaxonomie, moeilijk was, komt een bijna voorspelbaar antwoord. En met rustige, licht Overijsselse, toon zegt hij heel stellig: ‘Dat viel reuze mee.’ Het feit dat het kantoor al meer dan 7 jaar geleden is overgestapt op een uniforme werkwijze heeft daar dan ook zeer positief aan bijgedragen.
Welke fouten kun je maken?
‘Niet goed in de gaten hebben hoe de processen binnen een organisatie lopen. Wanneer moeten stukken geautoriseerd worden? Binnen het kantoor en/of door de ondernemer? Klakkeloos inpluggen is fout.’
Werkwijze
Het kantoor heeft de ICT op orde. Dat bevestigt ook Mark ter Steege, ICT-adviseur bij Fiscount en voor Henk Kraa een regelmatige sparringpartner wanneer het op dit vakgebied aankomt. Van automatische factuurherkenning, bankkoppelingen, boekingsvoorstellen, online boekhouden en salarisadministratie tot kengetallen, KPI’s op maat van de onderneming, een online portal om alle gegevensuitwisselingen met de ondernemer en alle uitvragende partijen slim en goed te structureren. ‘Bordan heeft zijn zaken wel op orde. Goede ICT is één ding, maar weten waar de klant mee bezig is een ander’, complimenteert hij Henk Kraa en zijn organisatie. ‘Het gaat er ook om te weten wat er in een branche speelt. Snap je wat de klant doet?’
Henk Kraa komt met twee voorbeelden die direct raken aan wat klanten/ondernemers doen. Voorbeeld 1 ‘De Patatkraam’. ‘Introduceer een app waarmee klanten direct bij hun lokale cafetaria hun patatje kunnen bestellen en afrekenen en vervolgens een bericht krijgen dat ze het over 10 of 12 minuten kunnen ophalen. Of wat als je een boeking voor een verblijf op een recreatiepark direct koppelt – niet alleen aan het grootboek – maar ook aan het kenteken van de auto van de bezoeker en een cameraherkennningssysteem? Dan hoeft de gast niet 20 minuten in de rij te staan voordat hij het terrein op mag rijden.
Maar wat moesten jullie als kantoor nu concreet inrichten voor de overstap naar RGS en het gebruik van de bankentaxonomie?
‘Voor de BTW valt dat allemaal wel mee,’ stelt Henk. ‘BTW-aangiften konden immers al direct vanuit de accountingsoftware worden gerealiseerd. SBR-gebaseerde software werkt prima voor IB- en Vpb-aangiften. Het opstellen van jaarrekening was echter wel een ander verhaal.’ Daar wordt in sommige software nog gewerkt met conversies achteraf naar SBR. Kraa constateert wel dat veel softwareleveranciers die stappen ook aan het maken zijn of inderdaad al gemaakt hebben. (zie ook de lijst RGS-ready software).
Binnen Bordan geen discussie meer over RGS en SBR. Ook de bankentaxonomie werkt naar behoren. De interne processen binnen het kantoor sluiten daar nu moeiteloos op aan. Een solide bankenrapportage opstellen is bij zijn kantoor gewoon een normale output uit het reguliere jaarrekeningproces. ‘Daar is geen extra werk meer voor nodig,’ zo verzekert hij. ’Zetten we gewoon door, hoeven we niets aan te doen.’ Nog wel een puntje is dat het in het afgelopen jaar een paar keer voorkwam dat de lokale bank toch nog even om een PDF’je vroeg. Maar dat is nu wel verleden tijd. Ook de banken leren.’
Work in progress
Mark ter Steege onderschrijft de ervaringen van Bordan. Wat hij ziet bij accountantskantoren is dat standaardisatie, doorgevoerd in veel processen, binnen een kantoor bijdraagt aan efficiency, kennisverhoging, verdiepingskansen en betrouwbaarheid. Het draagt dus bij aan de kwaliteit van een organisatie. Hij stelt echter ook dat het aan alle kanten en voor alle partijen een ‘work in progress’ is. ‘Het is nooit af! En dat gaat van verbeteringen en het verder ontwikkelen van taxonomieën, nieuwe features in software tot en met de inbedding binnen organisaties.’ Juist ten aanzien van dat laatste punt is hij enthousiast over Bordan. ‘Innovatie moet niet alleen gedragen worden door een ICT-afdeling, maar door alle niveaus binnen de organisatie.’
Meer lezen en weten over SBR NEXUS?
In nauwe samenwerking met SBR Nexus hebben softwareleveranciers de afgelopen maanden de functionaliteit SBR Jaarrekening ingebouwd. Dit heeft geleid tot een gebruiksvriendelijk proces; makkelijk, snel en heel efficiënt. Bovendien voorkom je dat jouw klant behandelingskosten bij zijn bank moet betalen voor het handmatig verwerken van jaarcijfers in PDF.
Vragen? Neem gerust contact met ons op!
Geef een antwoord