Het is nog te vroeg om te duiden wat er nu precies aan het gebeuren is met de samenleving tijdens deze crisis. Maar één conclusie kunnen we al wel trekken: zonder technologie waren we een stuk verder van huis geweest. De veerkracht die Nederland (en de rest van de wereld) op dit moment toont, is mede te danken aan digitale manieren van communiceren en samenwerken. Kenniswerkers kunnen voor een deel blijven doen wat ze altijd al deden dankzij onze laptops en smartphones. Ook vanuit huis.
Digitale transformatie in de zesde versnelling
Je zou zelfs kunnen stellen (maar dat is een conclusie die achteraf pas te rechtvaardigen is) dat de coronacrisis de digitale transformatie in één keer van versnelling 2 naar 6 heeft gebracht. Van de ene week op de andere zijn scholen, overheden en bedrijven volledig afhankelijk geworden van videobellen en gedeelde drives. Leerkrachten kunnen nog lesgeven met behulp van Google Hangouts en Zoom. Opa’s en oma’s kunnen hun kinderen nog zien dankzij Facetime. Deliveroo en Thuisbezorgd maken het mogelijk om nog steeds eten te bestellen bij onze favoriete lokale restaurants. In de supermarkt kunnen we geheel contactloos winkelen; lang leve de zelfscanner en zelfhulpkassa.
Het was er allemaal al, maar we maken er ineens massaal gebruik van. Waarom? Om zo min mogelijk last te hebben van het feit dat we zo veel mogelijk thuis moeten blijven. We willen dat het leven zo veel mogelijk door kan gaan, zodat we straks weer gezond de crisis uitkomen – zowel fysiek als financieel.
En laten we wel wezen, je wil toch nu eigenlijk niet met je papieren bonnetjes en facturen over straat c.q. dergelijke bonnetjes moeten inboeken.
Moment van de waarheid voor administraties
Voor administraties zou de coronacrisis ook wel eens het moment van de waarheid kunnen worden. Niet omdat nu ineens alle inkoop- en verkoopfacturen digitaal worden verwerkt (dat was bij de meeste bedrijven al het geval), maar omdat het nu voor veel ondernemers essentieel is om dit real-time te doen.
Ter vergelijking: twee jaar geleden was een kantoor één keer per kwartaal bij met de administratie. De klantadministraties van kantoren die werken met No hands accounting zijn gemiddeld één keer per week bij met de inkoop- en verkoopfacturen en het leeuwendeel heeft dagelijks een actuele bankstand in de boekhouding.
Dat betekent dat je elke week helemaal up-to-date bent met de administratie. In een tijd van grote onzekerheid, biedt dat enorme kansen; niet alleen omdat je beslissingen wil kunnen nemen op basis van de meest actuele data (hoe staan we er financieel voor?), maar ook omdat actuele data je de mogelijkheid geven om te benchmarken.
Kortom: de coronacrisis zorgt ervoor dat we, sneller dan we gewend waren, gebruik gaan maken van digitale tools en platformen om de wereld draaiende te houden en geïnformeerd te blijven. Voor de klantadministratie geldt dat de digitalisering al een tijdje geleden was doorgevoerd. De doorbraak die nog wel eens zou kunnen plaatsvinden bij ondernemers en accountants, is hoeveel waardevolle informatie de financiële administratie eigenlijk bevat. Al helemaal als deze zo goed als real-time wordt bijgewerkt.
Overigens, neemt dat niet weg dat het zoeken naar informatie nu voorbij is. Het aanvragen van steunmaatregelen voor ondernemers lijkt een tijdrovende hele zoektocht. Maar accountantskantoren die hun administraties hebben gedigitaliseerd die hebben er tijd voor. Nu zeker.
Martin van Vliet
Geef een antwoord