In elke organisatie zijn ontelbare documenten in omloop. Dagelijks komen daar nieuwe bestanden bij en worden gegevens aangepast en bijgewerkt. Het goed omgaan met beheer en beveiliging van al deze documenten kost bedrijven veel tijd, geld en moeite. Daarom integreert Unit4 Bedrijfssoftware diverse vormen van artificial intelligence in haar documentmanagementsysteem, DocumentManager. Deze nemen de gebruiker waar mogelijk werk uit handen en helpen boetes voor niet-naleving van geldende wet- en regelgeving te voorkomen.
Goed documentenbeheer – niet alleen omdat het moet, maar vooral vanwege de potentie
Het goed inrichten van versiebeheer; het op een consistente manier classificeren en vastleggen van documenten zodat je ze snel terug kunt vinden; het secuur omgaan met privacygevoelige informatie. Uitdagingen waar je als bedrijf tegenwoordig niet meer omheen kunt. Je wilt niet alleen voorkomen dat je boetes krijgt voor het niet correct toepassen van de wet, maar documentbeheer kan ook een grote bijdrage leveren aan de dienstverlening aan je klanten. En als je je volledige documentenarchief zonder al te veel moeite volledig doorzoekbaar kunt maken, dan leidt dat tot interessante inzichten die een bijdrage kunnen leveren aan besluitvormingsprocessen en procesautomatisering. Maar voordat het zover is, hebben de meeste bedrijven nog een lange weg te gaan.
Artificial intelligence ontzorgt en draag bij aan efficiency en compliancy
‘Het goede nieuws is dat we die lange weg voor gebruikers van Unit4 DocumentManager behoorlijk hebben ingekort’, aldus Hendrik Sietzema, product manager bij Unit4 Bedrijfssoftware. ‘Het goed inregelen van documentenbeheer in je organisatie is niet iets wat je vandaag op morgen voor elkaar hebt. En als het eenmaal zover is, dan is het de uitdaging om het bij te houden. Om de tijd, het geld en de moeite die bedrijven hierin stoppen te beperken, hebben we artificial intelligence toepassingen geïntegreerd in DocumentManager. Toepassingen die ontzorgen en bijdragen aan de efficiency en compliancy van organisaties.’
Analyseren, classificeren en blurrify
Sietzema vervolgt: ‘De nieuwe functionaliteit binnen DocumentManager voert bijvoorbeeld automatische analyses uit van dossiers om te kijken of alle documenten in de juiste dossiers zijn opgeslagen. Hiermee voorkom je dat klanten in hun online dossiers per ongeluk documenten van anderen in kunnen zien. Blurring-functionaliteit zorgt ervoor dat je zonder menselijke tussenkomst automatisch gevoelige persoonlijke gegevens laat vervagen. Met het onlangs geïntroduceerde Search-it creëer je een doorzoekbaar tekstarchief waarmee je kunt ‘google-zoeken’ door al je documenten. Documenten die dateren uit het tijdperk van de typemachine, documenten met tekst die als afbeelding is opgeslagen of oudere gescande documenten die opgeslagen zijn als een niet doorzoekbare PDF. Alle waardevolle informatie in documenten is daarmee beschikbaar voor je bedrijfsvoering. Wij zijn ervan overtuigd dat deze nieuwe mogelijkheden veel waarde toevoegen voor grote en kleine bedrijven’.
Meer weten?
Wil jij zeker weten dat je veilig omgaat met de gegevens van je klant? En kun je wel wat hulp gebruiken bij het documentenbeheer van je organisatie? Maak dan nu kennis met een modern en innovatief documentmanagementsystemen.
Geef een antwoord