• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Corona
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • AV-Beurs
    • AV-Week
    • Nationale salarisdag
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
Accountancy Vanmorgen

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
Aanmelden nieuwsbrief
  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Corona
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • AV-Beurs
    • AV-Week
    • Nationale salarisdag
Home » Digitalisering, automatisering: ben jij klaar voor de toekomst?

Digitalisering, automatisering: ben jij klaar voor de toekomst?

Accountancy, Artikelen

1 september 2020 door AFAS

Vraag jij je weleens af hoe jouw organisatie er over 10 jaar uitziet? Is jouw team helemaal klaar voor de toekomst? Als ondernemer of manager van de afdeling IT, HR, Applicatiebeheer of Control is het je grootste uitdaging om de bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten en je organisatie future proof te maken. Digitalisering heeft een grotere impact dan je denkt. En nee, deze longread gaat niet over AI, Machine Learning of Blockchain. Hier kun je vandaag mee aan de slag.

Je wilt er zeker van zijn dat jouw organisatie een geoliede machine is. Dat gestroomlijnde processen zorgen voor tevreden medewerkers en klanten en dat alle systemen naadloos samenwerken. Data moet voor iedereen en op ieder moment beschikbaar zijn zodat jouw team kan doen waar het goed in is. Je wilt arbeidsintensieve processen zo veel mogelijk digitaliseren en verder automatiseren. Want je hebt slagkracht nodig om je concurrenten voor te blijven, je winst te verhogen en je kosten te verlagen. Natuurlijk wil je zo weinig mogelijk tijd verdoen met simpel invoerwerk, en zie je ook je medewerkers liever iets leukers doen. Maak je bedrijf future-proof door te digitaliseren.

Are you digital?

We worden van alle kanten bestookt met digitale innovaties. De ontwikkelingen gaan razendsnel. Van nieuwe smartphones tot artificial intelligence en robotica. Alle digitale innovaties worden ontwikkeld om een probleem op te lossen of om bepaalde handelingen te automatiseren. Dit merken we op het werk en in ons privéleven.

Denk bijvoorbeeld aan slimme speakers die het overbodig maken om je telefoon erbij te pakken. Je roept gewoon “Route naar huis!” en ontvangt direct de instructies. En wat dacht je van de slimme thermostaat? Vanaf je smartphone stel je een tijdschema in en als je thuiskomt is het lekker warm in huis.

Al je apparatuur wordt aan elkaar gekoppeld en samen zorgen de devices voor rust en controle. Alle e-mailaccounts en agenda’s zijn gesynchroniseerd en je kunt altijd bij je social media accounts.

Even tussendoor: hoe digitaal is jouw bedrijf? Doe de scan!

Best gek dat we de digitalisering in ons privéleven toejuichen en omarmen, terwijl er binnen organisaties de nodige weerstand tegen digitalisering is. Veel organisaties gebruiken verschillende digitale tools en systemen, variërend van Excellijsten tot standalone softwareoplossingen.

De data wordt niet aan elkaar gekoppeld, de processen zijn niet op elkaar afgestemd. Dat is zonde, want het is de bedoeling dat data voor jou werkt en niet andersom. Sterker nog, data verzamelen is niet het doel. Het is een logisch gevolg van je dagelijkse werkzaamheden. Het doel van data verzamelen is dat jij inzicht en controle krijgt over de processen waarmee je uiteindelijk je bedrijf kunt verbeteren.

Archiefkasten en postzegels

Voor startups en jonge bedrijven is digitaal werken de normaalste zaak van de wereld. Natuurlijk doe je de boekhouding zo veel mogelijk gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Maar bedrijven die nog maar een paar jaar bestaan, weten nu eenmaal niet anders. Zij hebben alle mogelijkheden direct binnen handbereik en benutten de nieuwste technologieën. Een veel voorkomende valkuil van jonge bedrijven is dat ze voor allerlei activiteiten een tool hebben, maar dat al die tools niet met elkaar zijn gekoppeld.

Voor veel organisaties die in de analoge tijd zijn begonnen, is het minder vanzelfsprekend om digitaal te werken. Dat hun papieren dossiers in zware archiefkasten nu op een memorycard ter grootte van een postzegel passen, is een bizarre gewaarwording. Terwijl die postzegel waarnaar we zojuist verwezen, niet eens meer nodig is, want door online software kunnen documenten nu rechtsgeldig digitaal ondertekend en verzonden worden. Vanaf je smartphone, als je wilt.

Waarom digitalisering zo belangrijk is

Digitaliseren is eigenlijk niet eens meer een keuze. Bedrijven kunnen niet anders, simpelweg omdat het kostentechnisch niet meer uit kan om sommige processen handmatig of analoog uit te voeren. Door nieuwe technologieën en innovaties kunnen we informatie en bestaande processen op een betere en efficiëntere manier verwerken. Administratieve processen kunnen zodanig worden geoptimaliseerd dat we een beter inzicht in en overzicht van bedrijfsresultaten en KPI’s hebben.

Software is een belangrijke voorwaarde om de bedrijfsvoering op orde te hebben. Eén geïntegreerde oplossing voor jouw administratieve processen, van projectbeheer tot financieel en CRM. Nu is het implementeren van een softwarepakket op zich nog vrij makkelijk te realiseren. Het wordt vaak lastig als meerdere pakketten en programma’s moeten samenwerken en moeten worden geïntegreerd. Dat vergt echt tijd en geduld.

Digitalisering privé en zakelijk

Een digitale verandering doorvoeren in je privéleven is makkelijk. Je downloadt een app, tweakt de instellingen en je bent klaar om je smart-tv te bedienen vanaf je smartphone. Je had het niet nodig, want je had namelijk gewoon een afstandsbediening, maar het maakt je leven wel makkelijker en leuker.

Als je het zwart-wit bekijkt, werkt het binnen je organisatie net zo. Neem de urenregistratie. Die gaat bij veel organisaties nog handmatig. Aan het eind van de werkweek worden de urenbriefjes ingeleverd, waarna een administratief medewerker de uren in een Excellijst of ander systeem invoert. Dat werkt prima, maar een digitaal systeem verlaagt de werkdruk significant, minimaliseert de kans op fouten en verhoogt de efficiency. Een digitaal systeem maakt je leven makkelijker. Net als die app, die je in je privéleven zonder blikken of blozen implementeert.

Lees ook: salarisadministratie uitbesteden of zelf doen? Alle voor- en nadelen op een rij

Het verschil met nieuwe software in een organisatie is dat het niet om jou als individu draait. In je eentje download je de software en ga je aan de slag. In een organisatie moeten alle processen waarmee mensen soms al vele jaren werken, ineens over de kop. Mensen moeten hun gebaande paden verlaten en moeten helemaal anders gaan denken. En daar houden mensen nu eenmaal niet van. Ze houden van veilig, vertrouwd en makkelijk, en verandering is dus bedreigend.

Er ontstaat dan ook weerstand als je besluit om je bestaande processen open te breken en te digitaliseren. Afgezien van de algemene angst voor verandering zullen sommige medewerkers zich aangevallen voelen of bang zijn dat hun baan wordt overgenomen door een computer. Andere medewerkers zullen bang zijn dat ze het niet begrijpen en dat ze de verandering niet aankunnen. Gelukkig zijn er ook gegarandeerd mensen bij die de verandering omarmen. Ze verheugen zich op verbetering van het bedrijfsproces en zijn blij met elke ontwikkeling in de vorm van software. En die laatste groep ga je gebruiken om succesvol te veranderen.

Hoe ga je om met weerstand tegen digitalisering en automatisering?

Hoe krijg je alle neuzen dezelfde kant uit en hoe zorg je ervoor dat het digitaliseringstraject voorspoedig verloopt? Hoe houd je de moed erin als er bij het integreren van meerdere pakketten en programma’s vertraging ontstaat en de weerstand ineens weer toeneemt?

Mike Myatt heeft een artikel geschreven over drie stappen die je kunt nemen om een verandertraject te starten en met succes te implementeren. De onderstaande stappen zijn gebaseerd op zijn theorie.

Stap 1: De noodzaak van verandering bepalen

Allereerst wil je vaststellen waarom er iets moet veranderen. Daarbij ga je niet uit van aantrekkelijke software ‘die iedereen heeft’ of het veranderen om het veranderen, maar van je eigen organisatie. Je kijkt naar drie dingen:

  • de huidige klanten (wat moet er veranderen om onze klanten nog beter van dienst te zijn?)
  • de potentiële klanten (wat moet er veranderen om nieuwe klanten binnen te halen?)
  • de organisatiecultuur (wat moet er veranderen zodat we onze medewerkers beter faciliteren en hen beter in staat stellen om goed te presteren bij bestaande en potentiële klanten?)

Dit betekent niet dat elke verandering beslist tot betere service, meer nieuwe klanten én een nieuwe organisatiecultuur moet leiden, maar in de praktijk zorgt een goed georganiseerde verandering wel degelijk voor verbeteringen op meerdere fronten en tot tevreden medewerkers.

Stap 2: Leiding geven aan verandering

Bij elke verandering is er een grote behoefte aan leiderschap. Bereid je voor op een verandering door goed om je heen te kijken in de organisatie en veel te praten met de leidinggevenden. Wie zijn je medewerkers en hoe kijken zij tegen verandering aan? Er zijn een paar stereotypen aan te wijzen.

Zo zijn er de slachtoffers die elke verandering zien als een persoonlijke aanval, en de toekijkers die niet voor of tegen verandering zijn, maar alles lijdzaam ondergaan. De critici vormen de derde groep die je goed in beeld moet hebben. En let op, want niet alle critici zijn uitgesproken! Er zijn mensen die zeggen dat ze geen problemen hebben met een verandering, of die helemaal niets zeggen, maar die in werkelijkheid alles in het werk stellen om de verandering te saboteren. Tot slot is daar de groep waarmee je kunt werken: de voorstanders. Dit zijn de mensen die het belang van verandering begrijpen, die enthousiast zijn over je plannen en die een positieve vibe kunnen verspreiden in de organisatie.

Als je wat tijd investeert om deze mensen goed te informeren en aan je kant te krijgen, kunnen zij goed werk verrichten onder hun minder blije collega’s.

Stap 3: Veranderingsmanagement

Tot slot is het belangrijk dat verandering die je wilt doorvoeren, duurzaam is. Je investeert niet een berg tijd en geld in een verandering die binnen een paar maanden weer is verdampt.

In de eerste plaats moet je er natuurlijk voor zorgen dat je alle neuzen dezelfde kant op krijgt. Daarvoor zet je de voorstanders in, maar gaat ook je hele managementteam aan het werk om alle medewerkers mee te krijgen of in elk geval hun verzet te neutraliseren. Verder is het essentieel dat je managers voldoende verantwoordelijkheden krijgen om de gewenste resultaten te realiseren. Ze moeten uiteraard verantwoording afleggen voor hun werk en resultaten. Geef ze de juiste tools, talenten, middelen en bevoegdheden om die resultaten te behalen!

Lees ook: Omgaan met weerstand tegen technologie in je organisatie - 5 tips

Goede begeleiding

Hoe simpel dat ook lijkt, de praktijk is soms weerbarstig. Grote veranderingstrajecten vragen enerzijds om een ferme leider en anderzijds om veel kennis en het nodige inlevingsvermogen. Heb je grote plannen met je organisatie en overweeg je een ingrijpende verandering? Zoek dan een ervaren consultant om de operatie te begeleiden. Het is zeker niet zo dat jij dan je handen vrij hebt, maar de consultant kan je wel een hoop werk uit handen nemen en beschikt over veel inhoudelijke kennis. Hij of zij kan de slachtoffers, toekijkers en critici extra uitleg geven en de voorstanders ondersteunen. Omdat de consultant een externe partij is en andere belangen heeft dan je medewerkers, kan hij/zij hen open en eerlijk tegemoet treden. Als leider van je organisatie kun jij je richten op datgene waar jij goed in bent: vol vuur leiding geven aan dat mooie bedrijf dat volop in ontwikkeling is.

Doorontwikkeling van je digitale organisatie

Na een digitaliseringstraject zijn de mogelijkheden oneindig. Door de processen digitaal te maken, maak je de weg vrij voor automatisering. Vooral HR– en Finance-gerelateerde processen kunnen snel worden geautomatiseerd. Neem het afdragen van loonbelasting: het is een standaardhandeling. Als je alle gegevens van een medewerker op de juiste manier invult, kun je het proces volledig automatiseren.

Nog een laatste vraag: wat doe je met de medewerker die voorheen alle data handmatig moest inkloppen? Denk je dat die baan verdwijnt na het digitaliseren en automatiseren van je bedrijfsprocessen? Zijn je medewerkers misschien bang hun baan te verliezen? We kunnen je geruststellen. Juist in een groeiend bedrijf dat zich voortdurend ontwikkelt, ontstaan steeds nieuwe kansen en werkzaamheden waarvoor je mensen nodig hebt. In plaats van angstig zijn over de toekomst, kunnen je medewerkers zich beter verheugen op hun professionele en persoonlijke ontwikkeling. Je hebt hen hard nodig om het werk te doen waarvoor ze écht zijn opgeleid. Het simpele invoeren van gegevens kan de programmatuur voor hen doen. Zij kunnen eindelijk hun talenten optimaal inzetten voor de organisatie.

Bron: https://www.afas.nl/blog/digitalisering-automatisering-klaar-voor-de-toekomst


Categorie: Accountancy, Artikelen Tags: automatisering, digitalisering, verandermanagement

Tags: automatisering, digitalisering, verandermanagement

Gerelateerde artikelen

4 januari 2021

NBA publiceert alert over eisen elektronische verslaglegging

21 december 2020

Nieuw platform Stipac wil korte metten maken met handmatige gegevensuitwisseling

8 december 2020

October voorziet digitaliseringsgolf bij MKB

31 juli 2020

Coach Wendy Bent over de ‘ja-maren’ bij ICT-verandertrajecten

Geef een reactie Antwoord annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meest gelezen

  • Vrijstelling schenkbelasting tijdelijk verhoogd in 2021
  • Groot deel schade door mislukte fiscale constructie erfenis voor rekening van BDO
  • ‘Accountant is gier die laatste vlees weghaalt’
  • Aasgier-verwijt: ‘De boodschapper krijgt nu de schuld’

Partnercarrousel

Business-changing cloudplatform helpt kantoren en cliënten vooruit
Voorbeeld van een pensioenmediation
logo_pinkweb_2013_donker_340x156_top.png
Esther Stomps van Flynth: ‘We willen IT en de praktijk samenbrengen’
twinfield logo AV
Complete financiële processen digitaliseren met klantvriendelijke software
Exact logo
360 Suite voor Accountancy: al jouw diensten in één online omgeving
Investeren in innovatie brengt accountant en ondernemer dicht bij elkaar in tijden van afstand
Yuki Robotic Assistant
Veilig digitaal thuiswerken doe je zo
NOW Manager CaseWare koppelt met geanalyseerde data Full Finance
De werkkostenregeling (WKR): wat zijn precies de regels?
Btw-nummer controleren met één druk op de knop
Digitalisering, automatisering: ben jij klaar voor de toekomst?
Estate planning, een introductie
‘De salarisadministratie van de toekomst zal als een zelfrijdende auto functioneren’
Digitale transformatie: een kwestie van nu of nooit
4 tips om verzuim tegen te gaan
RB
Register Belastingadviseurs: het opleidingsinstituut gericht op het mkb
FinTech-startup Finturi verruimt haar dienstverlening
Accountant, last van piekdrukte in de backoffice? 3 stappen om meer grip te krijgen op de administratieve processen
NLP voor gevorderden: ‘Je leert naar jezelf te kijken’
Oamkb biedt digitale oprichtingen BV aan via platform Firm24 Premium
keurmerk ritregistratie
Privacy rondom ritregistratie
The Legal Company
Hoe kunnen werkgevers voorkomen dat ZZP’ers worden gezien als (goed beschermde) werknemers?
Credion
Talloze mogelijkheden in alternatieve financieringen
Accountant, hoe loods jij de ondernemer door de coronacrisis?

De tipweek van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Opleidingen

18
jan
Workshop PE-plan schrijven
NBA Opleidingen
19
jan
Actualiteiten seminar 2021 – voor de mkb adviseur
NBA Opleidingen
19
jan
De DGA: alle fiscale ins & outs
NBA Opleidingen
19
jan
Webinar Workshop NLP
NBA Opleidingen
21
jan
Pilot webmodule voor zpp’ers online Hoe nu verder?
Fiscount
21
jan
Webinar: Ontdek hoe eenvoudig de jaarafsluiting kan zijn
Yuki
25
jan
Vaktechnische Actualiteiten (1)
Fiscount
26
jan
Online cursus Fiscale actualiteiten voor gemeentelijke fiscaliteit
Fiscaal Vanmorgen
29
jan
Post-hbo AA Oriëntatie Accountancy MKB
HAN
29
jan
Schakelprogramma AA
HAN
02
feb
Masterclass BTW jurisprudentie HvJ EU (livestream)
Fiscaal Vanmorgen
02
feb
Masterclass BTW jurisprudentie HvJ EU
Fiscaal Vanmorgen
02
feb
Cursus Huwelijksvermogensrecht van A tot Z anno 2021
Fiscaal Vanmorgen
04
feb
Masterclass Werken met flexibele arbeidskrachten
The Legal Company
11
feb
Cursus Werkkostenregeling
Fiscaal Vanmorgen
15
feb
Praktijkopleiding AA – Accountancy MKB (inclusief contactdagen)
Markus Verbeek Praehep
15
feb
MBA Fit for Future
Markus Verbeek Praehep
15
feb
Moderne Bedrijfsadministratie (MBA)
Markus Verbeek Praehep
15
feb
Register MKB Belastingadviseur (MKB BA)
Markus Verbeek Praehep
15
feb
Register MKB Belastingconsulent (MKB BC)
Markus Verbeek Praehep
15
feb
Post HBO AA Accountancy – MKB
Markus Verbeek Praehep
15
feb
Arbeid en Recht (1)
Fiscount
15
feb
Certified Management Accountant (CMA)
Markus Verbeek Praehep
15
feb
Praktijkopleiding AA – Accountancy MKB (exclusief contactdagen)
Markus Verbeek Praehep
15
feb
Verkort schakelprogramma naar Post HBO AA MKB
Markus Verbeek Praehep
02
mrt
Cursus Box 2 en 3 in 2021: wat te doen met een miljoen?
Fiscaal Vanmorgen
04
mrt
Cursus Subsidies en BTW, maak de juiste fiscale keuze
Fiscaal Vanmorgen
11
mrt
Online cursus Gemeentelijk vastgoed, BTW en het BTW-compensatiefonds
Fiscaal Vanmorgen
16
mrt
Cursus Inkomstenbelasting voor de salarisadministrateur
Fiscaal Vanmorgen
23
mrt
Cursus BTW internationaal goederenverkeer en diensten
Fiscaal Vanmorgen
29
mrt
Vaktechnische Actualiteiten (2)
Fiscount
29
mrt
Post HBO AA Accountancy – MKB Geïntegreerd
Markus Verbeek Praehep
30
mrt
Online cursus Btw en bcf-aspecten gemeentelijk grondbedrijf
Fiscaal Vanmorgen
31
mrt
Cursus Actualiteiten Formeel Belastingrecht en spelregels rondom boekenonderzoeken
Fiscaal Vanmorgen
17
mei
Arbeid en Recht (2)
Fiscount
07
jun
Vaktechnische Actualiteiten (3)
Fiscount
03
sep
Post-hbo AA Theorie en Praktijk
HAN
06
sep
Vaktechnische Actualiteiten (4)
Fiscount
07
sep
Arbeid en Recht (3)
Fiscount
11
okt
Vaktechnische Actualiteiten (5)
Fiscount
23
nov
Vaktechnische Actualiteiten (6)
Fiscount

Vacatures

Fiscount zoekt een specialist sociale zekerheid
Fiscount
Fiscount Fiscalisten
Fiscount
Management/Cost Accountant
Crop Alliance
Fiscount zoekt accountants (AA/RA)
Fiscount
Relatiebeheerder BonsenReuling Doetinchem
BonsenReuling
Gevorderd assistent accountant BonsenReuling Doetinchem
BonsenReuling

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen