Managementinformatie is vaak een verzameling van Excel-documenten. Een overvloed aan data, maar niet per se een overvloed aan informatie. In deze blog leggen wij uit hoe je managementrapportages effectiever, betrouwbaarder en vooral leuker om te gebruiken kunt maken.
Waarom management reporting?
Management reporting is het fundament onder de financiële sturing van een onderneming. Het heeft tot doel het management van informatie te voorzien over belangrijke KPI’s en ontwikkelingen van de onderneming. Het management moet op basis van de rapportage snel kunnen zien of gestelde doelen gehaald gaan worden, of dat bijsturing nodig is.
Huidige stand van zaken
We zien nog steeds vele vormen van management-informatie voorbijkomen. Van heel beperkt tot heel uitgebreid. Er is één verbindende factor tussen al die rapportages die we zien: het gebruik van Excel als tool. Alhoewel, naast Excel als verbindende factor zijn er misschien nog wel twee factoren:
1) De meeste rapportages vergen veel handwerk en kosten aanzienlijke tijd om op te stellen, en
2) de meeste rapportages bevatten informatie waar zelden naar gekeken wordt.
De rapportages worden meestal per kwartaal, of soms per maand opgesteld. Er volgt dan een hele set van Excel-spreadsheets met historisch ontstane overzichten, tabellen en soms een grafiekje of trend-lijn. Het management geeft zelden feedback. Af en toe moet er een overzichtje bij, zelden mag er een overzichtje af. De voorbereiding kost steeds meer tijd, de kans op fouten wordt steeds iets groter en het aandeel waar echt naar gekeken wordt is steeds kleiner.
Maar niemand durft daar wat van te zeggen. Dus volgende maand/kwartaal weer hetzelfde.
Management Reporting kan en moet veel effectiever
Ik ben ervan overtuigd dat we de huidige management rapportages veel effectiever, betrouwbaarder en vooral leuker om te gebruiken kunnen maken.
Coney Minds maakt de rapportage effectiever, doordat we focus aanbrengen op die 4 of 5 KPI’s die echt van belang zijn. Welke KPI’s dit zijn, hangt af van de huidige situatie waar de onderneming zich in bevindt. Die KPI’s zijn gericht op de korte en middellange termijn doelstellingen en kunnen beïnvloed worden door acuut benodigde inzichten. Dit betekent dat de management rapportage geen statisch document meer is, dat alsmaar groeit en groter wordt en waar iedereen een keer de weg kwijtraakt.
Nee, dit betekent dat we periodiek beoordelen of de huidige set van KPI’s nog wel de meest urgente zijn, of dat er bijsturing nodig is. Deels op basis van eigen inzicht en wensen, en deels door simpelweg te meten welke KPI’s veel bekeken worden en welk niet. Onze dashboards bestaan uit een overzichtsdashboard met de belangrijkste KPI’s met daarachter snel te bereiken dashboards met de verdieping van de KPI’s, zodat bepaalde trends en ontwikkelingen ook in context geplaats kunnen worden. Waarom haal ik mijn KPI niet? Waarom heb ik zoveel eerder dan verwacht mijn doelstellingen gehaald?
Betrouwbaardere en leukere rapportages
We maken de rapportage betrouwbaarder, doordat we geen Excel gebruiken als basis voor de rapportage maar Alteryx of Python. Alteryx is een ETL-tool die ontwikkeld is voor het inlezen van data uit vele bronnen en de informatie die daarin zit te verrijken met elkaar. Hierbij is de kans op overname fouten nihil en de analyses draaien maandelijks automatisch opnieuw. Dus, een keer een script maken en daarna zo vaak als je wilt opnieuw draaien. Steeds weer. Python is een open-source scripting taal, waarmee hetzelfde bereikt kan worden als met Alteryx. Groot voordeel van Python is dat scripts eenvoudig lokaal kunnen draaien, zonder een grote investering in licenties.
We maken de rapportages vooral veel leuker. Dit kan bijvoorbeeld door de management rapportages als “maatwerk rapportages” in Tableau of Power BI te maken. 24/7 bereikbaar via bijvoorbeeld een Tableau pf Power BI Server. Hele waardevolle managementrapportages bieden focus en zijn interactief. Afhankelijk van bepaalde trends of ontwikkelingen kan jij je verdiepen in die data waar jij dat op dat moment nodig vindt. Mist er toch een specifiek overzicht of inzicht, dan voegen wij dat in overleg gewoon toe. Periodiek beoordelen we welke dashboards vaak en welke dashboards bijna niet bekeken worden, zodat de rapportage nuttig en overzichtelijk blijft.
Eindelijk focus. Met rapportages die vooral nuttig en noodzakelijk zijn voor een onderneming, omdat ze wel die inzichten geven die echt nodig zijn. En omdat ze je helpen focus te bieden waar dat nodig is. Met de management rapportage 3.0 ben je weer in staat je onderneming de juiste kant op te sturen!
Onno Wouters RA is Chief Data-Analytics bij Coney Minds
Geef een reactie