In dit blog lees je hoe drie accountantskantoren door hun visie meer rust en tijd overhouden om klanten toekomstgericht te adviseren.
Rust en tijd om klanten toekomstgericht te adviseren. Welke accountant wil dat nou niet? De basis is een soepel draaiende backoffice. Dus met de juiste software en de juiste mensen. Het klinkt simpel, maar hoe kom ik tot een soepel draaiende backoffice? Om je te helpen hebben we 5 praktische stappen voor een efficiënte backoffice omschreven. De eerste is het ontwikkelen van een sterke visie. Daarover lees je in deze blog, met daarin concrete voorbeelden van collega accountantskantoren!
Het belang van een visie
Een sterke visie bepaalt de koers van jouw kantoor. Het is het fundament voor de keuzes die je als kantoor maakt op het gebied van mens, proces en technologie. Dit vertaalt zich ook door naar de backoffice. Het maakt duidelijk welke medewerkers en software op de backoffice nodig zijn. Wil je een visie voor je accountantskantoor formuleren? Stel jezelf dan vragen, zoals:
- Welke doelen willen wij bereiken?
- Hoe willen wij ons daarin onderscheiden van andere kantoren?
- Welke ontwikkelingen zijn van belang voor ons kantoor?
Van visie naar backoffice strategie
Bovenstaande vragen helpen je bij het bepalen van de strategie voor je backoffice. Immers, een strategie geeft antwoord op de vraag: hoe zorgen we ervoor dat we onze visie bereiken? Hierbij is het van belang doelstellingen te formuleren. Zowel op afdelingsniveau als individueel niveau. Hieronder volgt een voorbeeld van een kantoor dat meer wil inzetten op adviesdienstverlening.
- Visie: ondernemers toekomstgericht adviseren op basis van actuele cijfers.
- Afdelingsdoelstelling: meer investeren in backoffice medewerkers met veel gevoel voor en kennis van ondernemerschap. De backoffice moet snel inzichten opleveren in inconsequenties in administraties zodat klanten snel op onregelmatigheden worden gewezen.
- Individuele doelstelling: het inzetten van de juiste tools voor zo een hoog mogelijke graad van automatisering (efficiency) in de backoffice, om ondernemers te kunnen adviseren op basis van actuele cijfers.
Behalen jouw afdelingen en medewerkers deze doelstellingen? Dan wordt jouw visie werkelijkheid.
Drie praktijkvoorbeelden van accountants
Om duidelijk te maken hoe je invulling kunt geven aan je visie hebben we een rondvraag gedaan bij 3 accountantskantoren. Daarbij hebben we de vertaalslag gemaakt van visie naar afdelings- en individuele doelstellingen voor de backoffice.
Numblees
Numblees wil ondernemers helpen bij het behalen van hun doelstellingen. Daarnaast vinden zij het belangrijk dat interne werkprocessen efficiënt verlopen. Om hun doelen te behalen adviseren zij ondernemers en zijn interne werkprocessen gestandaardiseerd. Het kantoor onderscheidt zich door branchegericht te adviseren. Zo richten zij zich op klanten in de bouwbranche, fashion branche en het MKB. Deze branches vragen om specifieke kennis. Voor iedere branche hebben zij dan ook een specialist in huis. Tenslotte bekijken zij dagelijks de efficiency van de backoffice.
- Visie: ´De ondernemer helpen zijn doelstellingen waar te maken door hem/haar branchegericht te adviseren.´
- Afdelingsdoelstelling: ´De efficiency van standaardprocessen in de backoffice moeten elke dag één procent beter.´
- Individuele doelstelling: ´De medewerker moet kennis hebben van de branche waarin de ondernemer zich bevindt.´
Ovendo
Het doel van Ovendo is om ondernemers te helpen bij het verwezenlijken van hun doelstellingen. Dit doen zij door kengetallen van de ondernemer inzichtelijk te maken. Deze kengetallen maakt Ovendo inzichtelijk door 1. het snel verrichten van betalingen. en 2. door het werken met de juiste software. Medewerkers moeten wel kennis hebben van de software. Dit voorkomt een langdurig verwerkingsproces. Tot slot hebben zij een overzicht van de verwerkingstijd per administratie, per medewerker.
- Visie: ´Wij ondersteunen ondernemers in hun ondernemerschap en helpen hen bij het verwezenlijken van hun doelstellingen.
- ´Afdelingsdoelstelling: ´80% van de facturen moeten automatisch met behulp van software worden verwerkt.´
- Individuele doelstelling: ´De medewerker moet kennis hebben van de software waarmee gewerkt wordt.´
Kibo
Kibo zet veel in op marketing en sales. Dit trekt veel nieuwe klanten aan. Hun doel is om met iedere klant een stevige relatie op te bouwen. Deze relatie helpt de accountant bij het behalen van de successen van een ondernemer. Om meer tijd met de klant te winnen hebben zij interne werkprocessen geautomatiseerd. Zo moeten administraties binnen een bepaalde norm zijn verwerkt. Daarnaast stellen zij medewerkers verantwoordelijk voor de automatisering van klantadministraties. Want hoe meer geautomatiseerd is, des te meer tijd vrijkomt om contact te hebben met de klant. Deze contactmomenten zijn essentieel om de pijnpunten van een ondernemer te achterhalen en daar verder op te adviseren.
- Visie: ´Wij geloven dat iedere ondernemer altijd meer kan bereiken dan hij/zij zelf voor mogelijk had gehouden.´
- Afdelingsdoelstelling: ´Een klantadministratie moet binnen de normering worden verwerkt.´
- Individuele doelstelling: ´De medewerker is verantwoordelijk voor het analyseren, evalueren en verbeteren van de geautomatiseerde en gedigitaliseerde processen.´
Kortom, het formuleren van een goede visie is een eerste stap om de backoffice in beweging te brengen. Ook andere factoren, zoals medewerkers, klanten, systemen en KPI´s spelen een grote rol bij het efficiënt inrichten van de backoffice. Wil je alles weten om jouw backoffice efficiënt in te richten? Download ons praktische e-book: de ultieme gids voor accountants. Stap voor stap naar een efficiënte backoffice, en lees stapsgewijs wat jij nodig hebt om je backoffice efficiënt in te richten.
Geef een antwoord