Overgaan op een systeem voor digitaal, of papierloos factureren kan eenvoudiger en financieel aantrekkelijker zijn dan ondernemers denken. Accountants- en administratiekantoren hebben hier steeds meer invloed op.
Maar wat bedoelt men nu eigenlijk precies met digitaal factureren? Laten we, voordat we het hebben over hoe kantoren klanten en medewerkers aan boord krijgen, eerst eens kijken naar de terminologie. Want er bestaat nogal wat verwarring over de gebruikte termen om digitaal factureren aan te duiden.
Digitaal factureren: zoek de verschillen
Er worden veel termen door elkaar gebruikt als het over papierloos factureren gaat: e-facturatie, online facturatie, digitaal factureren, et cetera. Welke term men ook ook gebruikt, het grootste verschil zit in de uitwisselingsmethode.
Wanneer je facturen als pdf-bijlage per e-mail verzendt, komt er weliswaar geen papier meer aan te pas, maar moeten de factuurregels overgenomen worden in de boekhouding. Handmatig overtikken kan nog steeds. Inmiddels zijn er echter veel systemen waarmee deze facturen automatisch gescand kunnen worden om vervolgens digitaal in te lezen, zoals bijvoorbeeld AutoInvoice van Visma Software.
Onder daadwerkelijke e-facturatie verstaan we het versturen van factuurgegevens van boekhoudsysteem naar boekhoudsysteem. Zonder te technisch te worden: bij een e-factuur ligt in code vast wat alle informatie op de factuur betekent. Boekhoudpakket A stuurt de factuurgegevens naar boekhoudpakket B, het systeem leest de gegevens automatisch uit en verwerkt ze in de boekhouding.
Wat digitaal factureren ondernemers brengt
Ondernemers maken verkoopfacturen nog vaak in uiteenlopende, foutgevoelige en inefficiënte programma’s. Menigeen stuurt zelfs nog steeds facturen per post. Vervolgens zijn kantoren veel tijd kwijt aan het corrigeren van bijvoorbeeld verkeerde tellingen of incorrecte BTW-tarieven.
Door ondernemers mogelijkheden voor online facturatie aan te bieden, kunnen zij zelf snel en foutloos online professionele verkoopfacturen maken op de laptop, tablet of via een app op de telefoon. Zo kan een zzp’er die periodiek meerdere avonden kwijt is aan de administratie met digitale facturatie na afloop van een klus direct een factuur maken en versturen voordat hij of zij doorgaat naar de volgende klus. Dat scheelt niet alleen tijd – die de ondernemer in iets anders, en leukers kan steken – maar het komt vanzelfsprekend ook de liquiditeit ten goede. Facturen die een ondernemer sneller verstuurt, kunnen crediteuren per slot van rekening ook sneller betalen.
Wat digitaal factureren kantoren brengt
Enerzijds is de ondernemer minimale tijd kwijt aan de facturatie als hij digitaal gaat factureren. Anderzijds staan alle facturen correct in de boekhouding, zichtbaar voor de ondernemer zelf én voor degene die de controle uitvoert. Doordat artikelen aan de juiste grootboekrekeningnummers gekoppeld zijn, klopt de financiële boeking altijd. Hierdoor kunnen controles sneller afgerond worden. Dit scheelt aan de kant van het kantoor dus ook enorm veel tijd.
Daarnaast biedt deze online samenwerking met klanten het kantoor extra mogelijkheden om de rol van adviseur in te nemen. Door het deelproces facturatie door de ondernemer zelf te laten uitvoeren, betrekt het kantoor de ondernemer meer bij de administratie. Dit komt de wederzijdse betrokkenheid ten goede.
Kortom: het loont als kantoren de samenwerking met ondernemers opzoeken door online factureren aan te bieden. Facturen zijn correct en er is geen handmatige invoer meer nodig. Daarnaast bereik je maximale efficiency door facturen te scannen of ze zelfs system-to-system te verzenden. De grotere betrokkenheid bevordert tevens een prettige samenwerking. Genoeg reden dus om zowel medewerkers als ondernemers te bewegen richting digitaal factureren.
Geef een antwoord