Je moet zoveel mogelijk digitaliseren en efficiënt werken

Moderne accountantskantoren laten automatisering het werk doen. Hiermee worden en blijven zij een kantoor van de toekomst. Hun ICT-straat vormt hierbij een belangrijke spil. Laat je inspireren door de ICT-straat van Administratiekantoor Donker.

Administratiekantoor Donker bestaat al sinds 1988. Raymond Donker, de huidige eigenaar heeft, in 2013 het kantoor overgenomen van zijn vader. Zijn zus Renate Donker sloot in 2017 als mede-eigenaar aan. Samen met twee medewerkers zorgen Raymond en Renate dat klanten van A tot Z goed worden begeleid. Doordat het kantoor gebruik weet te maken van een slimme ICT-straat wordt er binnen het kantoor efficiënt gewerkt. Raymond: ‘Ik wil het liefst zo veel mogelijk werk doen met zo min mogelijk personeel. Dus je moet zoveel mogelijk digitaliseren en efficiënt werken. Een slimme ICT-straat is daar de key in.

De klant staat centraal

Het kantoor van Raymond hanteert een klantgedreven aanpak. De ICT-straat is aangepast aan de behoefte van de klant. Zo kunnen zij met hun ICT-straat ieder type klant bedienen. Raymond: ‘Er zijn ondernemers die het prima vinden om aan het einde van het jaar de inkomstenbelasting te betalen. En zolang er geld op hun rekening staat vinden ze het goed. Er zijn ook ondernemers die realtime willen weten hoe ze ervoor staan. En voor die klanten moet je ook de juiste tools in huis hebben.’ Verder geeft Raymond aan ook kleine ZZP’ers te willen helpen. Deze ZZP’ers verrichten hun eigen boekhouding, maar ontvangen wel graag advies. Voor die klanten heeft Raymond een strippenkaart in het leven geroepen. De strippenkaart wordt van tevoren afgekocht. Zo kunnen ze ieder moment advies inwinnen over diverse onderwerpen.

Zo ziet de ICT-straat van administratiekantoor Donker eruit

Klanten leveren hun boekhouding digitaal aan via DizzyData. Dit doen zij op verschillende manieren:

• Door stukken via de app op hun smartphone in te scannen
• Door stukken te mailen naar een eigen DizzyData-mailadres.

Bij klanten die op papier aanleveren verloopt dit proces anders. Het kantoor scant dan zelf de stukken in en mailt deze naar een DizzyData-mailadres. Deze worden vervolgens automatisch in AFAS geboekt. Kortom, in AFAS vindt de opslag van financiële data plaats. Middels rapportages wordt deze data met hun klanten gedeeld. Voor klanten die realtime inzicht willen hebben wordt gebruik gemaakt van Visionplanner.

Raymond: ‘Met behulp van Visionplanner hebben onze klanten realtime inzicht in bijvoorbeeld de omzet, kosten, brutowinstpercentages en kunnen ze zien wat ze aan omzet- en inkomstenbelasting moeten betalen. Ook kunnen ze tot journaalpost niveau zien wat er geboekt is.’ De fiscale werkzaamheden doen zij met AFAS. Raymond is tevreden met de straat die zij momenteel hebben staan. ‘De combinatie van alle software zorgt ervoor dat we 100% efficiënt werken’, zegt hij.

Waarom de keuze voor deze straat?

Raymond heeft bewust gekozen voor een best-of-breed straat. ‘Door een best-of-breed oplossing te kiezen kunnen wij de beste software van iedere tool aan elkaar koppelen.’ Mocht een ander pakket beter passen bij zijn organisatie, dan koppelt hij de huidige software los. Raymond: ‘Ik wil flexibel kunnen zijn op het moment dat een bepaalde oplossing geen aansluiting meer heeft. Dan kan ik deze oplossing gemakkelijk vervangen door hem los te koppelen.’

Een eis is wel dat een koppeling stevig staat. Een goede koppeling tussen de pakketten brengt een actueel overzicht van cijfers in Visionplanner. ‘Met koppelingen gaat het verwerken van documenten automatisch, als je het handmatig doet dan zijn fouten snel gemaakt.’ Het gebruik van Visionplanner is voor Raymond een belangrijke inkomstenbron. Met Visionplanner creëert hij extra adviesmomenten, waardoor hij aan upselling kan doen. Hij voegt hier wel aan toe: ‘Extra adviesmomenten creëren kan alleen als je straat efficiënt is.’

Een goede klik met je leverancier

Raymond kiest niet zomaar voor een softwareoplossing. Zo vindt hij het belangrijk dat er een goede klik is met de leverancier en dat de leverancier de software blijft doorontwikkelen. Raymond: ‘Heel belangrijk vind ik de persoon die bij het bedrijf werkt. De klik moet er zijn en we moeten dezelfde taal spreken. Het is gewoon belangrijk dat je dezelfde visie deelt.’

Een goede klik zorgt ervoor dat je op een laagdrempelige manier kan sparren. Volgens Raymond hou je hiermee de software, maar ook de leverancier scherp. Daarnaast vindt hij het belangrijk dat de software zich doorontwikkelt. Dit maakt dat hij niet ieder jaar naar een ander pakket over hoeft te stappen. Het is wel belangrijk dat de prijs van het pakket ook aan blijft sluiten. ‘Als een bedrijf vooruit gaat in technologie, dan vind ik niet dat je extra geld moet betalen. Want als ik vooruit ga in technologie, dan betalen mijn klanten ook niets extra.’

Welke rol speelt DizzyData in de ICT-straat?

‘DizzyData zorgt ervoor dat wij facturen snel kunnen verwerken, waardoor administraties altijd up-to-date zijn. Doordat klanten realtime aanleveren, kunnen we administraties ook realtime verwerken. Hiermee halen we de druk uit het kwartaal’, aldus Raymond. ‘Als klanten facturen dagelijks insturen, dan zijn wij dagelijks bij met het verwerken van de boekhouding. Dit betekent dat de cijfers in Visionplanner ook actueel zijn.’ Vroeger verwerkten ze administraties per kwartaal met 2 à 3 man. De komst van DizzyData heeft ervoor gezorgd dat de administratie realtime door 1,5 FTE verwerkt wordt.

Uit gesprekken met 5 moderne accountantskantoren blijkt dat er niet één perfecte software straat is. Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden. Benieuwd naar andere succesvolle advieskantoren en hun ICT-straat? Download dan het ICT-inspiratieboek via onderstaande afbeelding.

Bron: https://dizzydata.nl/klantervaringen/de-ict-straat-van-administratiekantoor-donker/