We leven in een wereld die wemelt van data. Niet voor niets wordt data het nieuwe goud genoemd. Bedrijven, en dus ook accountants- en administratiekantoren, verzamelen vandaag de dag enorme hoeveelheden data. Het gebruik van data is dan ook essentieel om een toekomstbestendig kantoor te blijven en de behoefte naar effectieve data-integratie is nog nooit zo groot geweest. Kantoren die hun data effectief kunnen omzetten in inzichten, presteren doorgaans beter dan de concurrent die niet datagedreven werkt. Het is daarom zeker de moeite waard om als accountant in te zetten op data-integratie.
In deze steeds digitalere wereld speelt data een belangrijke rol. Ook binnen jouw accountantskantoor is data essentieel om een toekomstbestendig accountantskantoor te blijven. Een datagedreven kantoor kan haar klanten namelijk beter adviseren en werkt bovendien een stuk efficiënter. Om de workflows binnen jouw kantoor zo soepel mogelijk te laten verlopen, is data-integratie een cruciaal onderdeel van de inrichting van jouw kantoor.
Wat is data-integratie?
Data-integratie is simpelweg het samenvoegen van data uit verschillende systemen. Het doel van data-integratie is om zoveel mogelijk relevante data te onttrekken uit de databases van verschillende apps, programma’s en systemen om deze via een centrale, cloud-based oplossing te combineren, verwerken en presenteren. Het integreren van data zorgt ervoor dat op een eenduidige wijze, vanuit één centrale plek, gegevens worden bijgehouden. Daarmee vergroot je de efficiëntie binnen het kantoor omdat je altijd de meest actuele informatie voor je hebt.
In de dagelijkse praktijk van kleine en middelgrote accountants- en administratiekantoren komt data-integratie meestal neer op het koppelen van bedrijfssoftware (loonadministratie, CRM, fiscaal) aan het cloud-based boekhoudpakket. Maar ook de databases van bijvoorbeeld winkelkassa’s, webshops en betaal-apps kunnen worden gekoppeld aan de online boekhouding.
Dankzij continue ontwikkelingen op het gebied van data-integratie kunnen steeds meer databronnen met elkaar worden gekoppeld. Hoe meer data, des te betrouwbaarder de uitkomsten en voorspellingen. Naar verwachting gaat de smartphone – met al zijn apps die bruikbare gegevens opleveren – een steeds grotere rol spelen bij data-integratie in de accounting. Cloud-accountants kunnen nu al aardig wat apps en softwarepakketten aan elkaar koppelen en dat zullen de komende tijd alleen maar meer worden.
Waarom is data-integratie zo belangrijk?
Als je verschillende softwaresystemen onafhankelijk van elkaar gebruikt, switch je voortdurend tussen de verschillende systemen om de data te verzamelen die je nodig hebt. Dit kan resulteren in dubbele data waardoor je de bomen door het bos niet meer ziet. Als je bijvoorbeeld eerst klantgegevens moet opzoeken in het CRM-systeem en vervolgens in de software voor het debiteurenbeheer moet duiken, gaat er ook veel kostbare tijd verloren. Door data te delen tussen de bedrijfsapplicaties creëer je wel relevante data. Zo krijg je namelijk bruikbare inzichten op basis van gedeelde data over alle applicaties heen. Bedrijfsprocessen worden efficiënter, de kans op fouten kleiner en je klanten worden sneller én beter bediend. En dat heeft direct effect op je winstgevendheid.
De voordelen van data-integratie
Data-integratie heeft verschillende voordelen voor zowel accountant als klant:
-
Snellere administratieve processen
Data-integratie kan de automatisering van online administraties een flinke boost geven, omdat verschillende programma’s in de cloud data met elkaar uitwisselen en daardoor soepel met elkaar samenwerken.
-
Betere data-integriteit
Door slimme integratie van data uit verschillende bronnen is de betrouwbaarheid van de data uiteindelijk groter.
-
Gegevens versterken elkaar
Gegevens uit verschillende soorten bronnen kunnen elkaar aanvullen en versterken. Er kunnen bredere of juist diepere inzichten ontstaan, wat de accountant de mogelijkheid geeft om de klant beter onderbouwd te adviseren.
-
Schonere en talrijke data
Slimme software die gebruikt maakt van Artificial Intelligence kan aan de hand van data-integratie nauwkeuriger voorspellen, omdat er sprake is van schonere en talrijkere data.
Data-integratie in de praktijk
‘Wij maken veelvuldig gebruik van koppelingen tussen accountingsoftware en andere bedrijfssoftware. Zo koppelen we Yuki vaak met Nmbrs voor de loonadministratie, de CRM-software van Simplicate, fiscale aangiftesoftware van Nextence en onze eigen bedrijfssoftware van Visionplanner waarmee we onder andere de jaarrekening opstellen. In onze dagelijkse praktijk komt het nu al niet meer voor dat binnen een administratie een van de softwarepakketten opzichzelfstaand is. Dat maakt ons behoorlijk afhankelijk van soepele data-integratie, ook in de toekomst.
Het is dan ook belangrijk om voor betrouwbare leveranciers te kiezen die soepele data-integratie voor langere tijd kan garanderen. Een nadeel van al deze koppelingen is dat het risico ontstaat dat de klant op een gegeven moment door de bomen het bos niet meer ziet vanwege de vele gekoppelde services. Daarom is het goed om een voordeur te creëren, een centrale app waarin niet alleen alles samenkomt maar die ook als enige communiceert met de gebruiker. Dan houd je de administratieve processen overzichtelijk.
– Gerben de Rooder (Yens)
Beslissingen maken op basis van gegevens, dat is datagedreven werken. Hoe datagedreven is jouw kantoor? En welke stappen kan je zetten om meer profijt te halen uit data? Download de checklist om in 4 stappen de meest efficiënte strategie voor data-integratie voor jouw accountantskantoor te bepalen en welke datavalkuilen je beter kan vermijden.
Geef een reactie