Het succesvolle Leidse wetenschapsjaar dreigt een vervelend slotakkoord te krijgen. Een verschil tussen de Europese en Nederlandse boekhoudregels kost de organisatie mogelijk 2 miljoen euro. Het draait om de vraag hoe een subsidie verantwoord moet worden.
De in Straatsburg gevestigde Europese wetenschapsvereniging EuroScience organiseert sinds 2004 elke twee jaar een groot, multidisciplinair wetenschapscongres. De stad waar dat congres plaatsheeft, mag zich onofficieel tooien met de titel ’Europese hoofdstad van de wetenschap’. Leiden won in 2017 de aanbesteding met een nieuw, zeer ambitieus plan. Het ’team Leiden2022’ besloot niet alleen drie wetenschapscongressen te organiseren, maar daarbovenop ook nog eens een wetenschapsjaar te houden, met dagelijks activiteiten die bedoeld waren ’om wetenschap en samenleving met elkaar te verbinden’.
Extra inkomsten
Uit onderzoek is gebleken dat de stad en bezoekers de festiviteiten in hoge mate hebben gewaardeerd. De titel Europese wetenschapsstad heeft ook de Leidse portemonnee gespekt. Het duidelijkst merkbaar was dat in de musea, die met 1,3 miljoen bezoekers een recordjaar draaiden. Dat is opmerkelijk, omdat uit cijfers van de Museumvereniging blijkt dat in 2022 het bezoek landelijk juist met 27 procent is gedaald. De Leidse musea trokken 400.000 bezoekers meer dan verwacht. Onderzoeksbureau Cigarbox rekent daarvan tussen de 25 en 37 procent toe aan Leiden2022.
Horizon Europe
In een brief aan de Leidse gemeenteraad meldt burgemeester Lenferink echter dat Leiden 2022 bij de afronding voor een ‘onvoorziene, kwalijke en onaangename situatie’ is komen te staan. De Europese Commissie heeft voor het wetenschapsjaar 2 miljoen euro subsidie verstrekt uit het nieuwe Horizon Europe-programma. Dit fonds voor ‘onderzoek en innovatie’ ging op 2 februari 2021 van start, als opvolger van het programma Horizon 2020.
COPRO
Nu blijkt dat Horizon Europe voor de financiële verantwoording andere boekhoudregels hanteert dan in Nederland gebruikelijk is. De werkgroep Controleprotocollen (COPRO) van de NBA adviseert accountants die een Horizon Europe opdracht willen uitvoeren daarom de huidige template (V.1.1 – 15.03.2023) niet in de huidige vorm te hanteren en de subsidieontvanger contact te laten leggen met de Europese Commissie. Het gepubliceerde format stuit op vaktechnische bezwaren. ‘Uitgangspunt voor de accountantswerkzaamheden en -rapportage is ISRS 4400 Agreed-upon procedures engagements regarding Financial Information’, schrijft COPRO. ‘Hoewel de modelrapporten ingericht zijn volgens deze standaard, bevat de huidige versie (V.1.1 – 15.03.2023) veel elementen van een controle- of beoordelingsopdracht. Voorkomen moet worden dat een ISRS 4400 rapport assurance-elementen bevat.’
Directeur Meta Knol van de stichting Leiden 2022 zegt in het Leidsch Dagblad dat de Europese Commissie de noodzaak van een oplossing wel inziet. De meeste onderzoeksprogramma’s die uit Horizon Europe worden gefinancierd, zijn langlopend. Andere onderzoeks- en innovatieprojecten zijn nog niet aan verantwoording toe. ‘Bij ons was het al na één jaar klaar’, zegt Knol. ‘Daardoor zijn wij nu ook een beetje proefkonijn in de nieuwe afrekensystematiek.’ Burgemeester Lenferink meent dat de stichting ‘gemangeld’ lijkt te worden tussen de Europese Commissie en de NBA.
Afstemming
De NBA heeft de Europese koepelorganisatie van accountants EAA gevraagd om met de Europese Commissie over de verschillen van inzicht te overleggen. COPRO meldt op de website: ‘Afstemming met de Europese Commissie is lopend. Daarin wordt getracht te komen tot een verantwoording die overeenkomt met een 4400N format. Tijdens het webinar van 21 maart 2023 heeft de EC aangegeven dat het huidige CFS een concept versie is. De verwachting is dat in de loop van het jaar een definitieve versie wordt uitgebracht.’
De Subsidy Audits Community (SAC) van de NBA heeft een inventarisatie uitgevoerd van de afwijkingen tussen het voorgestelde Horizon Europe format template (V.1.1 – 15.03.2023) en de ISRS 4400. Hiertoe is een notitie opgesteld waarin een nadere uiteenzetting van deze vaktechnische bewaren is opgenomen. Daarnaast is een begeleidende brief opgesteld gericht aan de EC en de Common Audit Service (CAS).
Subsidie
Het Leidsch Dagblad stelt dat het van belang is dat er snel een oplossing komt. Zo doet de Universiteit Leiden regelmatig een beroep op Horizon Europe. Nog vorige week maakte de Leidse hoogleraar Analytische biowetenschappen Thomas Hankemeier bekend dat hij 10 miljoen euro subsidie uit het fonds krijgt voor een meerjarig onderzoek naar hoge bloeddruk. Als de EAA en de Europese Commissie niet tot een vergelijk komen, loopt ook zijn eindafrekening gevaar. Zo ver zal het niet komen, denkt Lenferink, want ook de Europese Commissie beseft dat uiteindelijk ‘meerdere subsidieontvangers met dit probleem in aanraking gaan komen’. ‘Daarnaast voeren we gesprekken met het rijk om daar steun te krijgen.’ Knol denkt dat het wel goed zal komen. Zij verwacht een oplossing ‘binnen zes tot acht weken’.
Bron: Leidsch Dagblad
Beste redactie,
Dit is niet een conflict over boekhoudregels, maar over welke standaard (Controle en Overige Standaarden, COS) de controlerend accountant dient te gebruiken. Boekhoudregels (verslaggevingsstandaarden) zien op de wijze waarop de verantwoording (jaarrekening, subsidieverantwoording, etc.) moet worden opgesteld. De COS zijn de standaarden die de accountant toepast in haar werkzaamheden.
Niet alleen de stad Leiden, maar ook universiteiten in het hele land hebben grote problemen met de verschil die er is in de standaarden. De tussentijdse verantwoordingen worden niet goedgekeurd. Ook al hebben deze instanties hebben al heel veel ervaring met Europese subsidies. Het gaat om grote bedragen, heel veel werk, en de aanstellingen en toekomsten van jonge mensen.