Er komen geregeld updates in Excel die je zomaar kunt missen, omdat je het druk hebt met je werk. Terwijl die update juist iets kan zijn om tijd te winnen. Dit is zo’n voorbeeld.
Verticaal zoeken is een van de meest gebruikte functies in Excel. De functie doet precies wat de naam zegt, kijk maar in het volgende voorbeeld.
Je hebt een tabel met factuurgegevens waarin een kolom staat met grootboekcodes. Je wilt er ook de grootboekomschrijving bij zetten ②. Die staat op een ander werkblad en moet je dus laten opzoeken.
Meestal wordt dan =vert.zoeken() gebruikt (Engels: vlookup). Je maakt de zoekformule voor de eerste factuur en kopieert die dan voor de andere facturen. Je zoekt die code ① in de tabel verticaal en als die is gevonden ga je naar de 2e kolom om daar de bijbehorende omschrijving te vinden ③. Je krijgt dan een formule als bij ④.
Verticaal zoeken heeft echter zijn beperkingen. Het werkt bijvoorbeeld niet in onderstaande situatie. De waarde die je wilt opzoeken MOET altijd in de linker kolom staan van de tabel waarin je zoekt! Je moet hier dus eerst voorafgaand iets gaan regelen. Of je moet een combinatie gaan gebruiken van INDEX en VERGELIJKEN, twee andere functies.
Andere valstrikken van vert.zoeken:
- Je moet absoluut niet vergeten dat je als laatste argument van de functie ONWAAR gebruikt. Anders kun je wel een uitkomst krijgen, maar kan die totaal verkeerd zijn.
- Het opgeven van het kolomnummer. Als het opgezocht moet worden in een brede kolom in bijvoorbeeld kolom 15, dan moet je uittellen dat het kolom 15 is (je kunt niet de kolomletter opgeven!).
- Als de zoekwaarde niet voorkomt krijg je een foutmelding #NB! Wil je die niet in je rapport zien, dan moet je daar een andere functie omheen bouwen, om een aangepaste melding te krijgen. Vaak wordt daar ALS.FOUT, ALSNB of de ALS-functie voor gebruikt. Extra werk!
Sinds een tijdje is er een verbeterde versie van vert.zoeken en dat is X.ZOEKEN (Engels: XLOOKUP). Die is veel eenvoudiger te gebruiken en heeft veel meer aanvullende mogelijkheden.
In de afbeelding hieronder zie je deze functie, eronder de uitleg.
- De Zoekwaarde is hetzelfde als bij vert.zoeken: A4 in dit voorbeeld.
- De Zoeken-matrix is de kolom waarin je die zoekwaarde gaat opzoeken in de tabel. Je geeft dus het cellenbereik van die kolom: B6:B17.
- De Matrix_retourneren is de kolom waaruit je de uitkomst wilt halen. In dit voorbeeld dus de kolom met de grootboekomschrijving: A6:A17.
Verder hoef je niets op te geven, want nu werkt die als de verticaal zoeken. Je krijgt dus ook de foutmelding #NB! als de waarde niet wordt gevonden. Maar je hebt hier meer opties.
- Indien_niet_gevonden: hier kun je iets opnemen wat komt in de plaats van de #NB!, bijvoorbeeld “niet gevonden” of “” (=niets tonen).
- Overeenkomstmodus: hier kun je net als bij verticaal zoeken WAAR of ONWAAR opgeven, maar de standaardinstelling is hier ONWAAR! Maar je hebt hier nog meer opties, zoals werken met jokertekens (Engels: Wildcards).
- Zoekmodus: hiermee kun je bijvoorbeeld opgeven dat niet van boven naar beneden gezocht moet worden, maar juist van beneden naar boven.
- Als je niet verticaal moet zoeken maar horizontaal, dan kun je ook x.zoeken gebruiken. Je zoekbereik is dan niet verticaal maar horizontaal.
Saskia Jacobsen
De beperking van X.ZOEKEN zit in het feit dat niet elke versie van Excel hem heeft. Deze functie is alleen beschikbaar in de versies van 365, 2021 en de onlineversie. Open je een bestand met x.zoeken toch in oudere versie, dan krijg je bij het opnieuw doorrekenen een #NAAM?-foutmelding. Oppassen dus bij klanten die met een oudere versie werken als je Excel-bestanden deelt!
Mijn algemene conclusie en advies: gebruik X.ZOEKEN in plaats van VERT.ZOEKEN, HOR.ZOEKEN of de combinatie van INDEX en VERGELIJKEN, want je bent veel flexibeler!
Saskia Jacobsen is directeur-eigenaar van Toels-PC en helpt bedrijven en vooral hun gebruikers om slimmer met de apps op hun pc te werken.
Wil je meer nieuwe (en oude) geheimen van Excel weten? Volg dan Online Excel Expert-training voor de accountant: leer nieuwe geheimen van Excel
Geef een reactie