In veel opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen (OKB’s) ontbreekt het aan diepgang, zo constateerde de AFM afgelopen week. Maar wat verstaat de toezichthouder daaronder en hoe moet het dan anders? Serviceorganisaties hebben ondertussen hun bedenkingen geuit bij het onderzoek.
Diepgang van de beoordeling van de OKB’er is volgens de AFM een adequate inhoudelijke beoordeling van ten minste de wettelijk verplichte onderwerpen. ‘Zo beoordeelt de OKB’er de onafhankelijkheid, of de externe accountant alle significante risico’s heeft onderkend, de controleverschillen en of voldoende controle-informatie is verkregen om het eindoordeel van de externe accountant te onderbouwen.’
Verbeterpunt 1 : vastlegging
De diepgang kan worden versterkt door OKB’ers te vragen de OKB-strategie te bepalen en vast te leggen. ‘Waarom is een onderdeel van de controle wel of niet van belang om in de beoordeling te betrekken?’ Ten tweede door OKB’ers te laten vaststellen of de betrokkenheid van de externe accountant gedurende de controle voldoende en passend is. Ook beveelt de AFM aan de door de OKB’er gestelde vragen, de opvolging van de externe accountant en de afwikkeling van de OKB’er te laten vastleggen. ‘Dit geeft inzicht in de uitgevoerde beoordeling.’ Tot slot is de tip regelmatig intern kwaliteitsonderzoek uit te voeren om inzicht te verkrijgen in de kwaliteit van de uitgevoerde OKB’s.
Voorbeeld: werkprogramma
Een voorbeeld van hoe het wel moet, is een werkprogramma waarin onder andere is opgenomen:
- De OKB-strategie. De OKB’er moet hierin de voor de OKB belangrijke karakteristieken van de controlecliënt opnemen. Ook moet de OKB’er vastleggen waarom hij bepaalde significante gelegenheden en significante risico’s wel of niet meeneemt in zijn beoordeling.
- De vragen die de OKB’er aan het controleteam heeft gesteld en de belangrijkste discussies die de OKB’er heeft gehad en met wie.
Hierdoor is duidelijk vast te stellen waarom een OKB’er voor een bepaalde aanpak heeft gekozen, welke documenten door de OKB’er zijn beoordeeld, wat de belangrijkste discussies zijn geweest, welke vragen zijn gesteld gedurende de OKB en welke antwoorden daarop zijn gegeven.
Voorbeeld: details noteren
Een ander goed voorbeeld is een gedetailleerde vastlegging van de beoordeling van het geselecteerde focusgebied. ‘De OKB’er heeft kritische en gedetailleerde vragen gesteld over de risico-inschattingswerkzaamheden, de controle-aanpak, de uitgevoerde werkzaamheden op interne beheersingsmaatregelen, gegevensgerichte werkzaamheden en de toelichtingen in de conceptjaarrekening. De externe accountant heeft deze vragen gedurende de controle opgevolgd en hiervan een korte vastlegging gemaakt in het OKB-werkprogramma. De OKB’er heeft vervolgens op meerdere momenten beoordeeld of de opmerkingen adequaat zijn opgevolgd.’
Verbeterpunt 2: tijdigheid en onafhankelijkheid
Met betrekking tot de deskundigheid van de aangewezen OKB’er is de aanbeveling dat de aanwijzing tijdig plaatsvindt, in ieder geval voor de planningsfase van de controle. ‘Instrueer de OKB’er de beoordeling per fase van de controle uit te voeren, kort nadat de externe accountant deze heeft afgerond. Dit stelt de OKB’er in staat om tijdig bij te sturen, indien nodig.’ Verder vraagt de AFM aandacht voor de ongewenste hiërarchische verhouding tussen de OKB’er en de externe accountant en of de OKB’er voor zijn functioneren afhankelijk is van de externe accountant. ‘Verzorg periodiek een training aan OKB’ers die specifiek ingaat op het uitvoeren van een OKB en eventuele specifieke aandachtsgebieden.’
Voorbeeld: richt een team in
Een best practice die de toezichthouder tegenkwam, is dat de OKB is uitgevoerd door een OKB-team: een eindverantwoordelijke OKB’er en een OKB-teamlid. ‘De combinatie van ruime ervaring met een frisse blik en de mogelijkheid om als OKB’ers onderling te sparren hebben bijgedragen aan de uitvoering van de OKB. De eindverantwoordelijke OKB’er heeft ruime relevante werkervaring als externe accountant en ruime ervaring als OKB’er. Het OKB-teamlid heeft relevante werkervaring in de sector van de controlecliënt en is dat controlejaar voor het eerst als OKB’er toegewezen aan die cliënt.’
Verbetering van het stelsel van kwaliteitsbeheersing voor de OKB is mogelijk door te beoordelen of de OKB’er wel voldoende tijd beschikbaar heeft om de beoordeling adequaat uit te voeren. ‘Laat de toewijzing van de OKB’er plaatsvinden door een onafhankelijke functionaris (en niet door de externe accountant of OKB’er zelf). Bewaak tussentijds de tijdige betrokkenheid en kwaliteit van de OKB.’
Voorbeeld: onderling informatie delen
De AFM noemt twee praktijkvoorbeelden van een goede kwaliteitsbeheersing: ten eerste een organisatie die voor iedere eerste OKB van het jaar alle OKB’ers verzoekt om de vastlegging van hun beoordeling van de planningsfase (waaronder de risico-inschattingswerkzaamheden en de geplande controlewerkzaamheden) te delen met de OKB-verantwoordelijke van de accountantsorganisatie. De
OKB-verantwoordelijke coacht de OKB’ers op de reikwijdte en diepgang van de beoordeling en de manier van documenteren van de beoordeling.
Voorbeeld: evalueer jaarlijks
Ten tweede zag de toezichthouder een accountantsorganisatie die jaarlijks diepgaande onderzoeken uitvoert op verschillende wettelijke controles om zo inzichtelijk te krijgen hoe de kwaliteitswaarborg OKB heeft gewerkt. ‘Daarbij wordt getoetst op een viertal onderdelen: timing van de OKB, bestede uren, diepgang van de OKB en mate van documentatie. Deze onderdelen zijn nader uitgewerkt met toetspunten en criteria. Dit geeft de organisatie input om het OKB-proces verder te versterken.’
De rode draden die voortkomen uit de onderzoeken worden vertaald in aandachtspunten en punten die goed gaan. Deze worden gedeeld met een afvaardiging van het bestuur en ook behandeld in vaktechnische bijeenkomsten van de verschillende afdelingen.
Servicepartijen hebben bezwaren
De AFM gaat op 11 april een rondetafelgesprek aan met enkele serviceorganisaties die externe OKB’s uitvoeren. Het gaat om V&A, Kriton, het Compliancekantoor en Cygnus Atratus. Zij hebben hun twijfels of het rapport echt van waarde is om de OKB’s te verbeteren. Ze zijn betrokken geweest bij het onderzoek en kregen gaandeweg bedenkingen. ‘Dit leidde ertoe dat wij al voor de publicatie van het rapport enkele kritische opmerkingen en zorgen deelden met de AFM over diverse aspecten van het onderzoek’, aldus de organisaties op NBA-kanaal Accountant.nl.
Bezwaren zijn onder meer dat het onderzoek methodologisch niet neutraal overkomt, twijfels over de toetsing aan de regelgeving en de mate waarin OKB’ers zijn gehoord in het proces van oordeelsvorming.
‘Onze twijfel wordt ook gevoed door de blijvende onduidelijkheid over de interpretatie en toepassing van vereisten uit de relevante beroepsregelgeving. Want als in het domein van de AO’s-rv minimaal 26 van de dertig accountants en OKB’ers het niet goed deden, dan kunnen we niet volstaan met het zoeken naar oorzaken in cultuur, structuur en educatie.’
De organisaties pleiten voor het instellen van een permanente werkgroep met een vertegenwoordiging van gecontroleerde organisaties, accountantsorganisaties, de AFM, de NBA en serviceorganisaties.
Geef een reactie