Afboekuren raken direct de winstgevendheid en drukken zwaar op de efficiëntie. Dit probleem wordt nog urgenter door de huidige krapte op de arbeidsmarkt: er zijn simpelweg te weinig mensen beschikbaar om het werk te doen. En dan verwacht de klant ook nog een andere rol van de accountant, namelijk die van adviseur.
Het verminderen van afboekuren biedt meer dan alleen financiële winst. Door duidelijkere afspraken te maken met klanten en efficiënter te werken, ontstaat er ruimte voor advies en proactieve ondersteuning. Klanten in de mkb-samenstelpraktijk verwachten namelijk steeds meer dat hun accountant hen bijstaat met inzicht en begeleiding, en niet alleen de cijfers vastlegt. Het aanpakken van afboekuren zorgt ervoor dat accountants tijd en energie kunnen vrijmaken voor deze adviesrol, en zo hun waarde voor de klant kunnen vergroten.
3 praktische tips om afboekuren te verminderen
Pak die adviesrol en maak jezelf relevant als sparringpartner, dat is de boodschap die ik iedere accountant graag meegeef. Het is dé dienst waarmee je jouw kantoor toekomstbestendig maakt: het is wat de klant wil en het draagt bij aan je aantrekkelijkheid als werkgever. Maar hoe maak je tijd vrij om dat doel te bereiken? Met deze effectieve maatregelen dring je afboekuren structureel terug:
- Maak heldere prijsafspraken vooraf
Het verminderen van afboekuren begint bij het maken van duidelijke afspraken over kosten en budget. Communiceer helder over de kosten voor het werk en stem extra werkzaamheden tijdig af met de klant. Door vanaf het begin transparant te zijn, voorkom je misverstanden en bouw je vertrouwen op. Zo zorg je dat uren niet onbetaald blijven. - Optimaliseer interne processen
Door werkprocessen te stroomlijnen en uniforme methoden te hanteren, kun je veel tijd besparen. Regelmatige evaluaties en een strikte planning geven beter inzicht in de voortgang en zorgen voor tijdig opmerken en bijsturen van afwijkingen. Efficiënt ingerichte processen helpen om het beschikbare personeel optimaal in te zetten, wat cruciaal is bij personeelstekorten. - Versterk de communicatie binnen het team én met de klant
Afboekuren ontstaan vaak door onduidelijke communicatie over verwachtingen, zowel intern als met de klant. Plan regelmatig overlegmomenten in, zodat iedereen – inclusief de klant – op dezelfde lijn blijft. Dit zorgt ervoor dat er minder verrassingen zijn aan het einde van een project. Ook dit helpt afboekuren voorkomen, bovendien versterkt het het vertrouwen van de klant.
Wat leveren deze tips je op?
Deze tips en meer komen ook aan bod in de interactieve workshop Terugdringen afboeken uren en bij sessies waarin ik strategisch advies bied aan accountantskantoren. In de praktijk heb ik al vele mooie voordelen zien optreden. Een grotere klanttevredenheid en een sterkere relatie met de klant dankzij tijd voor strategisch advies en sparren. Maar ook een verlaging van de werkdruk bij de medewerkers, wat positief bijdraagt aan werkplezier en tevredenheid.
Een voorbeeld van een kantoor dat de workshop Terugdringen afboeken uren heeft gevolgd is HendriksenAccountants en Adviseurs. Het team van de zeven vestigingen tellende onderneming in Overijssel en Drenthe volgde een incompanytraining. Chris Rikhof, een van de directeuren van het accountantskantoor, blikt terug: “In het verleden heb ik de workshop Terugdringen afboeken uren gevolgd en hebben we in samenwerking met Sandra Ohm onze strategie herijkt. Onderdeel van de output daarvan was dat we als accountants en adviseurs nóg proactiever willen zijn voor onze klant. Daarom hebben we de medewerkers meegenomen in een workshop van OHM Advies.”
Wat deze workshop onderscheidend maakt? “Je wordt actief bij de materie betrokken. Sandra zet de deelnemers aan het werk, waardoor je flinke stappen zet tijdens zo’n dag.”Ter sprake kwamen onder meer het dienstenaanbod, het terugdringen van afboekuren en welke softskills er nodig zijn om de spanning in een klantgesprek om te buigen naar inhoudelijke advisering. “We hebben echt maatwerkhandvatten gekregen om proactief advies te kunnen geven.”
Sandra Ohm is eigenaar van OHM Advies en heeft als missie om accountants voor te bereiden op de toekomst, waar advies centraal staat en kantoren meer doen dan alleen het verwerken van administraties en aangiftes.
Geef een reactie