Veel leidinggevenden schaken vaak op twee borden tegelijk: ze doen inhoudelijk werk als hoofdtaak en tussendoor geven ze leiding. Dat ‘tussendoor leidinggeven’ werkt niet bij accountants- en administratiekantoren, die geplaagd worden door hoge werkdruk en personeelsgebrek. Daar is meer nodig!
Stel je voor: daar zit je dan als leidinggevende. Druk met je vak en alle dagelijkse en wekelijkse interventies die je moet plegen; een opdracht hier, een kader daar, een compliment links en een aanscherping op rechts. Ondertussen zie je dat je team er behoefte aan heeft om bij elkaar te komen. Tussen alle afspraken en thuiswerken door is zo’n meeting best te plannen, al moet je nog even afwegen of deze online of offline plaatsvindt.
Overleg
Als het gelukt is om het team bij elkaar te krijgen voor overleg, is dat een mooi vertrekpunt, maar nog geen garantie voor een voorbeeldig verlopend overleg. Vaak kunnen we pas achteraf concreet benoemen waarom het niet lekker liep tijdens het overleg. Of het nu aan het gedrag van de ander(en) toe te schrijven was of aan de inbreng. De frustratie wordt voelbaar, omdat de ander zich niet gedraagt, of de dingen niet op een bepaalde manier doet, die jou (als leidinggevende) beter lijkt. Die frustratie zul je als leidinggevende (her)kennen. Wellicht ga je daardoor zelfs harder werken tijdens het overleg en ga jíj het regelen. En toch zul je je er na afloop in de auto, de trein of op de fiets terug naar huis vaak op betrappen dat het niet goed voelt. In ieder geval niet goed genoeg.
Leidinggeven in de hectiek
Oók bij accountants- en administratiekantoren vinden leidinggevenden het een uitdaging om goed leiding te geven. Zeker binnen de huidige turbulente context, met hoge werkdruk én personeelsgebrek. Want hoe zorg je er als kantoor dan voor om veel waarde te blijven leveren voor je klanten, en tegelijkertijd een omgeving te bieden waar je collega’s graag willen (blijven) werken? Het is lastig om hier samen goed uit te komen, met name wanneer moeheid en stress iedereen parten spelen. Van werkdruk is overigens bekend dat deze vaak pas tot stress en ziekte leidt als deze langdurig hoog is én degene die de hoge werkdruk ervaart, het gevoel heeft alsof hij of zij het alleen moet doen. Maar waar hard in je eentje werken tot stress leidt, kan samen hard werken juist vaak voor een overwinningsgevoel bij het team zorgen.
Waar te beginnen?
Het start bij jezelf als leidinggevende – én daarmee je team – serieus nemen en beseffen dat leiderschap een vak is. Wellicht ben je gewend, met her en der een korte cursus, om op eigen houtje je weg te zoeken in leiderschap. Er zijn hier zeker positieve voorbeelden van te vinden, maar tegelijkertijd zijn er ook leidinggevenden die ervoor kiezen om zich ad hoc te ontwikkelen. Daarmee doen zij zichzelf én hun team tekort, omdat het daarmee ook een keuze is om hard en alleen te werken. Coördineren en aansturen, mensen vertellen wat ze moeten doen – dat kan bijna iedereen. Maar echt leiden én teams samen resultaat laten behalen, dat is wat ingewikkelder. Daarin verschillen organisaties ook van elkaar.
Weet jij als leider élke dag welk doel, welk resultaat, je samen met je team en medewerkers nastreeft? Schrijf het desnoods op, maak het tot het wachtwoord van je computer of zet het op de screensaver van je telefoon. Zo verlies je, ook wanneer je moe bent of het tegenzit, het doel niet uit het oog.
Werkdruk bestrijden met samenwerken
Werkdruk te lijf gaan vraagt om van samen werken de stap te maken naar samenwerken. Nu zijn autonome vakmensen, zoals accountants, vaak gesteld op hun vrijheid. Ze volgen graag hun vakkundigheid en doen dat het liefst op hun eigen manier. Dat houdt hen autonoom, congruent en vrij. Wil je dat samenwerking in teams vol autonome vakmensen slaagt? Dan zul je als eerste glas- en glashelder moeten zijn over de noodzaak, het belang, waarom ze wél moeten samenwerken. Waarom ze elkaar nodig hebben. Dat is ook niet vrijblijvend; er hangt een resultaat van af! Als je dat scherp hebt neergezet, kunnen autonome vakmensen daarna met elkaar uitzoeken hoe ze dat willen doen.
Marinde van LooConcreet zijn over doelen
Op dit moment hebben kantoren veel doelen nog heel algemeen verwoord. Dan gaat het bijvoorbeeld over ‘goede klantenservice’, ‘snelle service’ of ‘menselijk contact’. Als samenwerking tussen je medewerkers niet noodzakelijk is voor het resultaat, is dit meestal niet eens heel erg. Dan kun je individueel blijven aansturen. En de meeste vakmensen hebben vrij scherp op het netvlies (of in hun werkethos) waarvoor ze individueel verantwoordelijk zijn. Op samenwerkingsniveau (binnen teams) geven abstracte of algemeen verwoorde doelen vaak wel ruis, omdat deze verschillend worden geïnterpreteerd. Over wat je met elkaar te doen hebt én wat niet. Of over hoe je het doel het beste behaalt. Vaak streven we dan onze eigen interpretatie na, wat ook de ingewikkelde overleggen kan verklaren. Immers, we streven daarbij – onuitgesproken – toch net andere doelen na. Deze ruis kan irritatie, frustratie of andere energieverlies oproepen, waardoor vakmensen de samenwerking soms zelfs willen staken. Dit kan zowel uitgesproken als onuitgesproken het geval zijn. ‘Hier steek ik geen energie meer in’ is dan een veelgehoorde opmerking. Energie, die ook ten goede aan het bedrijf zou kunnen komen.
Geef autonome vakmensen een kader
Vind je het belangrijk dat je collega’s – autonome vakmensen! – wél samenwerken? Geef hun dan kaders. Vertel hun voor welk deel van hun vak ze niet hoeven samen te werken en ze volledig hun eigen verantwoordelijkheid dragen. Dat is het individuele deel van het werk. Vertel ook duidelijk voor welk deel van het resultaat ze wél moeten samenwerken en wat je daarbij echt van hen verwacht.
Check maar eens hoe glashelder de gezamenlijke taak bij jullie team(s) is:
- Kun jij het gezamenlijke doel van elk team binnen het bedrijf in ‘Jip en Janneke-taal’ vertellen?
- Heeft elk team een ander doel? Wat weer bijdraagt aan het doel van organisatie?
- Is met het doel helder wat het team wél te doen heeft en wat níet?
- Klopt het dat ‘nee’ geen optie is bij teamleden? Dat het doel onontkoombaar belangrijk is? En dat niet bijdragen aan dit doel de samenwerking zelfs op scherp zou zetten?
Tips voor succesvol samenwerken
Succesvol samenwerken begint dus bij altijd weten welk doel de samenwerking moet opleveren. En of medewerkers het leuk vinden of niet. Bij samenwerken komt overleggen om de hoek kijken. Hoe creëer je nu een overleg, waarbij de helft van je team niet weggaat met hoofdpijn of zichzelf al afmeldt van tevoren? De belangrijkste tips voor succesvol overleggen op een rij:
- Zet het doel van het overleg bovenaan je werkoverlegagenda. En wees er scherp op dat jullie het niet uit het oog verliezen. Je kunt zelfs met elkaar afspreken dat je elkaar daaraan mag herinneren.
- Doe een check-in, gericht op het overleg. Doel van een check-in is met elkaar bespreken hoe de kwaliteit van aandacht van ieder individuele deelnemer van het overleg is. Is er afleiding? Of ben je er 100% bij? Vaak is het uitspreken van een afleiding al een manier om weer minder afgeleid te zijn (stop dus ook met uitgebreide rondjes aan het begin of einde, die geen eind kennen met betrekking tot hoe het met je is. Organiseer die verbinding met elkaar op een andere manier, bijvoorbeeld door goede koffiemomenten, uit eten gaan, borrels, etc.).
- Verdeel de rollen op kwaliteit. Weg met het roulerend notuleren of voorzitten. Wie heeft welke kwaliteit – of wil wat leren? Zet dat alsjeblieft goed in. Geniet daar ook van met elkaar.
- Herken je dat je bepaalde mensen juist vaak hoort tijdens een overleg en andere mensen minder of niet? Een succesvol overleg op het gebied van samenwerken betekent echt álle stemmen meenemen. Check daarom bij elk onderwerp of iedereen zijn inbreng heeft gegeven. In de meest succesvolle teams zijn alle leden evenredig aan het woord.
Stop dus met tussendoor leidinggeven! Klinkt dit allemaal als veel werk? Dat klopt. Jij, je team en organisatie verdienen meer. De beloning? Het gevoel dat je het echt samen doet. Dat je elkaar ziet. Dat je alles wat je bent en kunt mag meenemen naar het werk én ook de werkdruk aankunt.
Marinde van Loo is als teamontwikkelexpert verbonden aan Fiscount
Wil je meer weten over teamontwikkeling? Wees welkom op de eerstvolgende openinschrijvingcursus in Wolfheze. Tijdens deze cursus leer je hoe je grip krijgt op het bouwen van een succesvol team; een team dat graag samenwerkt aan resultaat, verschillen kan overbruggen én ook in weer en wind blijft staan.
Geef een reactie