De maand juli is halverwege en dat betekent piekdrukte voor Sterkveld Administratie. In het verleden betekende dat regelmatig ’s avonds doorwerken, maar met AFAS SB lukt het Sander van der Velde binnen kantooruren: “Wat veel scheelt is dat klanten al tijdens het kwartaal zelf hun facturen verwerken in dit systeem. Op die manier maken ze de administratie voor zichzelf en voor mij plat. Daarnaast kan ik het werk voor een klant in het huidige pakket gewoon wegleggen en een dag later weer oppakken.”
Gebruiksvriendelijke software
Al bijna twintig jaar runt hij Sterkveld Administratie, maar niet eerder heeft hij zoveel tijd bespaard met boekhoudsoftware. En dat is nodig, want inmiddels verzorgt hij administratieve werkzaamheden, van de financiële administratie beheren tot belastingaangiftes verzorgen, voor honderden kleine en middelgrote opdrachtgevers. Na een zoektocht naar een nieuwe oplossing voor zijn boekhoudpakket kwam hij tot de conclusie dat AFAS SB voor hem de beste optie was: “Met AFAS had ik meteen een goede klik en hun oplossing sluit het beste aan bij hoe ik graag werk voor en met mijn klanten. Een helder pakket voor een vaste prijs. De software is gebruiksvriendelijk en intuïtief; ik kan mezelf en mijn klanten snel wegwijs maken in de mogelijkheden die het pakket biedt.”
Optimale samenwerking
Na de overstap volgt er een pittig jaar. Alle klantgegevens uit het oude pakket moet hij handmatig overzetten en lopende zaken moet hij afronden. Maar sindsdien beheert hij 230 administraties in AFAS SB: met het alles-in-één-platform heeft hij de administratieve werkzaamheden die hij verricht verder geautomatiseerd én de samenwerking met klanten geoptimaliseerd. “Ik hoor om me heen dat er meer personeel nodig is om zoveel administraties te beheren. AFAS SB stelt mij in staat dat slim te doen. Deze overstap biedt mij een nieuwe wereld met veel mogelijkheden. Als je over moet naar een nieuw pakket kun je één stap zetten of meteen meerdere stappen. Met mijn keuze voor dit systeem heb ik dat laatste gedaan.”
Voordelen
Hij geeft een paar voorbeelden van automatiseringsslagen die hij heeft gemaakt. “Bankafschriften verwerken bijvoorbeeld vindt automatisch plaats doordat het systeem van AFAS de match maakt tussen de facturen die de klant heeft ingevoerd en de bij- en afschrijvingen van de bankafschriften. Ook is met de rapportagetool vrij eenvoudig en snel een jaarrekening op te stellen en in het geval van een bv te deponeren.” Daarnaast kan hij zijn klanten realtime inzicht bieden in de financiële resultaten. “Met bovendien de fiscale functionaliteiten in het pakket kan ik in één keer meerdere slagen slaan.”
Hij noemt nog een paar voordelen van werken met AFAS SB: “Meer efficiency, kortere doorlooptijd, meer overzicht met één database en proactiever werken. Dat klanten met de geïntegreerde scan & herken onbeperkt factureren en inkoopfacturen verwerken in het systeem, maakt een groot verschil. Ik heb veel minder e-mails in mijn inbox, de e-mails met vragen kan ik zo veel sneller behandelen.”
Ook kan hij nu op elke plek werken. “Dit boekhoudpakket draait in de cloud, ik ben niet meer gebonden aan mijn kantoor. Een nadeel is dat ik mijn eigen grenzen goed moet bewaken. Maar ik hoef in drukke tijden niet meer per se terug naar kantoor.”
Klanten ervaren gemak
Hoe heeft hij zijn klanten meegenomen in dat hele proces? “Ik heb open en duidelijk gecommuniceerd waarom ik moest overstappen, wat er ging gebeuren en wat de voordelen van het nieuwe pakket zijn voor zowel mijzelf als voor hen.
Zeker in het begin kwamen er vragen. Het is een kwestie van herhalen en ervaren, dan merk je dat het vanzelf beklijft.”
Inmiddels zijn hij en zijn klanten overtuigd van de meerwaarde van samenwerkingen in AFAS SB. “Nu zowel zij als ik er handigheid in hebben gekregen, werkt het voor ons allebei soepel. Ook voor klanten die minder digitaal zijn onderlegd. Bonnen kunnen ze nu meteen makkelijk inscannen en ze hoeven niet meer alle bonnen te verzamelen in de hoop dat het allemaal compleet is. En ik kan snel schakelen als een klant vraagt om de jaarrekening.”
Minder stress
Hij heeft nog wel een wensenlijstje voor AFAS SB. “De mogelijkheid voor een leverancier om commissie in te houden op verkoopfacturen zou een goede toevoeging zijn. Ook zou het mooi zijn als de btw-verleggingsregeling in het beginscherm beschikbaar is. Uiteindelijk is het zo dat hoe minder je hoeft te klikken, hoe sneller je een factuur kunt verwerken.”
Een tip voor andere boekhouders? “Neem klanten mee als je overgaat op een nieuw boekhoudpakket. Voed ze erin op en stimuleer ze vooral facturen en bonnen meteen in te scannen in het systeem, zodat jij ze gelijk kunt verwerken. Alles wat je binnen hebt voordat een drukke maand begint, is winst. Ik kan op die manier een relatief grote hoeveelheid klanten soepel bedienen.”
Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in juli 2025. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2025-ict-en-kengetallen
Geef een reactie