Voor veel accountantskantoren is factuurverwerking al jaren een bekend pijnpunt. Niet omdat er geen software wordt gebruikt, maar omdat het proces in de praktijk vaak nog nauwelijks écht automatisch is. “Veel kantoren zeggen dat ze al veel automatisch boeken”, vertelt Vos. “Maar als je dan vraagt hoeveel procent van de facturen echt niet meer door mensen wordt gezien of aangeraakt, blijkt dat vaak tegen te vallen. Dan gaat het om een automatisch boekingsvoorstel, maar dat is digitaliseren, geen automatiseren.”
Automatische herkenning
Volgens Schuiling zit daar een belangrijk verschil. Bij echte automatisering komt een factuur binnen, wordt die automatisch herkend, automatisch geboekt en alleen nog bekeken als er iets afwijkends aan de hand is. “Dat gebeurt in de praktijk nog lang niet overal. Terwijl het eigenlijk niet meer van deze tijd is dat een boekhouder elke maand opnieuw dezelfde factuur handmatig zit te boeken of controleren.”
De oorzaak ligt volgens Vos vaak in de manier waarop kantoren historisch zijn ingericht. Veel kantoren beheren grote aantallen klantadministraties, die door de jaren heen zijn binnengekomen met eigen grootboekrekeningen, btw-codes en uitzonderingen. Die verwerking gebeurt bovendien vaak decentraal. “Een kantoor heeft tientallen, honderden, soms duizenden administraties. Maar de boekingslogica wordt nog vaak per administratie ingericht. Medewerker X doet het op zijn manier, medewerker Y op een andere manier. Dan ontstaan eilandjes.”
Dat lijkt misschien praktisch, maar heeft grote gevolgen. De datakwaliteit wordt minder voorspelbaar, benchmarking wordt lastiger en het proces is niet schaalbaar. Schuiling: “Als kantoorkosten bij de ene administratie op 4300 geboekt worden en bij de andere op 4500, moet je daar iets boven leggen. Bijvoorbeeld RGS (Referentie Grootboekschema), zodat je op centraal niveau kunt bepalen: dit zijn kantoorkosten. Daarna vertaal je dat naar de juiste grootboekrekening per administratie.”
Omgevingsniveau
De ideale inrichting begint volgens Vos daarom niet bij nóg meer handwerk, maar bij standaardisatie. “Ik zou zeggen: standaardiseer zoveel mogelijk op omgevingsniveau. Dus over alle administraties heen. Alleen echte uitzonderingen leg je vast op administratieniveau.” Daarbij moeten kantoren zich steeds afvragen of uitzonderingen wel nodig zijn. “Moet je een factuur echt over tien kostenrekeningen uitsplitsen? Heb je dat nodig in je rapportage? Zo niet, dan maak je het proces onnodig ingewikkeld.”
Controle blijft een belangrijk thema. Schuiling: “Accountants willen kunnen vertrouwen op de boekhouding en zijn terughoudend om software volledig zijn gang te laten gaan. Je moet kunnen vertrouwen op de software. Daarom werken wij met herkenningsscores. Die geven aan hoe zeker onze AI is van een voorspelling.”
Daar zit volgens hem een belangrijk verschil met generatieve AI zoals ChatGPT. “Een taalmodel geeft vaak gewoon een antwoord, maar zegt weinig over de zekerheid daarvan. Onze herkenningsmodellen doen dat wel. Als het model een factuurnummer, datum of bedrag herkent, geeft het ook aan hoe zeker die voorspelling is.” Op basis daarvan kan een kantoor grenzen instellen: “Alles boven bijvoorbeeld 95 procent zekerheid mag automatisch door. De rest wil je bekijken.”
Need to have
AI speelt vooral een rol in de herkenning van facturen. Zenvoices werkt daar al jaren mee: “We herkennen standaardvelden zoals factuurnummer, datum, bedragen en leverancier. Maar met generatieve AI kunnen gebruikers nu ook zelf aangeven wat ze extra willen herkennen.” Denk aan een specifieke referentie op een lease factuur of een bedrag dat apart geboekt moet worden. “Juist bij complexere facturen kun je daarmee heel veel stappen zetten. Dat zijn vaak de facturen die anders veel tijd kosten.”
“Automatische factuurverwerking is inmiddels verschoven van een nice to have naar een need to have”, stelt Schuiling. Niet alleen vanwege arbeidsmarktkrapte, maar ook omdat actuele data steeds belangrijker wordt. “Als facturen nu nog handmatig worden verwerkt, dan loop je per definitie achter de feiten aan. Dat terwijl klanten juist behoefte hebben aan actuele cijfers. Zeker nu er steeds meer AI-toepassingen rond boekhoudpakketten ontstaan. Die zijn alleen waardevol als de onderliggende data klopt en continu actueel is.”
Naar échte automatisering
Ook Peppol en e-facturatie veranderen het speelveld. Een e-factuur bevat gestructureerde data, waardoor het herkenningsdeel grotendeels verdwijnt. “Dat is een groot voordeel ten opzichte van pdf’s. Maar daarmee is het probleem nog niet opgelost. De factuur moet nog steeds geboekt worden.” Bovendien verwacht Schuiling niet dat alle factuurstromen in één keer volledig via Peppol lopen. “Er blijven pdf’s, buitenlandse facturen, bonnetjes en declaraties. Die wil je niet in losse processen verwerken, maar in één centrale stroom.”
Juist daar ziet hij de rol van een factuurverwerkingsplatform. “Wij vormen een onafhankelijke laag boven bestaande boekhoudpakketten. Veel kantoren werken met meerdere pakketten, zoals Exact en AFAS. Dan wil je niet in elk systeem opnieuw dezelfde boekingslogica inrichten. Je wilt één plek waar facturen binnenkomen en waar je centraal bepaalt hoe ze geboekt worden.” Volgens Vos is de kern niet dat elk kantoor hetzelfde moet werken, maar wel dat kantoren bewuster moeten nadenken over hun proces. “De meeste kantoren voelen de pijn al door personeelstekort, versnippering, kwaliteitsverschillen en druk op marges. Dan kun je niet blijven ‘knutselen’ op administratieniveau.” Automatische factuurverwerking vraagt dus om meer dan een tool. Het vraagt om een andere, meer centrale, inrichting van het kantoor. Vos: “Standaardiseren maakt centraliseren mogelijk. En vanuit centralisatie kun je echt automatiseren. Dat is de beweging die kantoren nu moeten maken.”
Tekst: Sander Voortman
Deze bijdrage komt uit het AV-magazine met als thema ICT & AI. Dit magazine is verschenen in juli 2026. https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av-2-2026-ict-ai/
Geef een reactie