Deze ‘jacht’ op documenten kost niet alleen energie, het vertekent ook de resultaten van je kantoor. Arjan van Brakel, eigenaar van Hix, legt de vinger op de zere plek: “Aan het einde van de week of dag, bij het registreren van de uren, denkt een medewerker: ik kom nog een uurtje tekort. Dan schrijven ze die tijd weg op de klant die het minst klaagt. Die draait op voor de verloren uren van interne inefficiëntie. Dat maakt het facturatieproces oneerlijk.”
Handmatig lijstjes bijhouden
De vertraging ontstaat vaak in de communicatie. Ondernemers zijn druk en negeren e-mails of zien inloggen in een klantportaal als een drempel. Daarnaast zorgt het handmatige proces voor interne ruis: heeft een collega dit stuk al opgevraagd, of moet ik er nog achteraan? Bij gebrek aan centraal inzicht ontstaan er losse lijstjes in Excel, in mailboxen of zelfs op papier.
Het gevolg is dat niemand precies weet wat de status is. Dit is foutgevoelig, inefficiënt en frustrerend voor zowel medewerker als klant. Arjan van Brakel: “De oplossing ligt in mijn ogen niet in nog harder roepen om stukken of meer lijstjes maken, maar in het automatiseren van de uitvraag.”
Automatiseren van de uitvraag: hoe werkt dat?
Om die ‘verloren uren’ om te zetten in facturabele tijd, moet het proces rondom vraagposten worden omgedraaid. In plaats van reactief zoeken naar wat mist, kan software dit proactief signaleren en ophalen.
- Signalering op basis van parameters: je bepaalt zelf wanneer een boeking als ‘vraagpost’ wordt gemarkeerd in je boekhoudpakket.
- Gebundelde communicatie: de klant krijgt niet voor elk bonnetje een apart mailtje, maar ontvangt periodiek (bijvoorbeeld wekelijks) één overzichtelijk bericht via een kanaal dat ze al gebruiken, zoals WhatsApp of e-mail.
- Drempelvrij aanleveren: dit is cruciaal. De klant hoeft niet in te loggen in een portaal. Via een beveiligde link kunnen ze direct een foto maken van de ontbrekende factuur of een bestand uploaden.
- Directe verwerking: de aangeleverde stukken worden automatisch herkend en klaargezet in je boekhoudsoftware.
30% sneller aanleveren
Het resultaat van deze werkwijze is meetbaar. “Wij zien dat klanten van kantoren die dit proces automatiseren, meer dan 30% sneller aanleveren”, vertelt Arjan.
Dit betekent niet alleen dat je dossier eerder compleet is, maar ook dat de doorlooptijd van je aangifteproces drastisch verkort. Je bent niet meer bezig met lijstjes beheren, maar met controleren en adviseren. Dat is waar de echte winst zit: minder administratieve rompslomp, meer declarabele waarde.
Benieuwd hoe Arjan dit volledige proces ziet en waarom dit eerlijker is voor je klanten? Bekijk de video hieronder voor het hele verhaal.
Wil je direct zien hoe Hix jouw werkproces versnelt? Ontdek hoe Hix Questions dit proces volledig automatisch voor je regelt.
Geef een reactie