Zo’n 60% van de Nederlandse accountantskantoren heeft openstaande vacatures, en dat cijfer stijgt al jaren (bron). Dat is geen tijdelijk probleem. En de reactie is begrijpelijk: salarissen omhoog, flexibiliteit vergroten, employer branding aanscherpen.
Maar wie alleen op arbeidsvoorwaarden stuurt, pakt een belangrijke oorzaak niet aan. De kosten van één vertrekkende medewerker lopen snel op naar 6 tot 12 maanden salaris, inclusief werving, onboarding en het productiviteitsverlies in de maanden dat de nieuwe collega nog ingewerkt wordt. Dat is veel geld voor een probleem dat in veel gevallen al eerder te voorkomen was.
Want 44% van de accountants noemt werkdruk als reden om op te stappen (bron Wolters Kluwer). Niet het salaris of de reisafstand, maar de werkdruk. En een groot deel van die werkdruk zit niet in het klantwerk zelf.
Urenregistratie als de stille vertrekreden
Uit onderzoek van ClockAssist blijkt dat 74% van de accountants urenregistratie ervaart als stressvol. Dat getal verdient het om even bij stil te staan, want het betekent dat drie op de vier mensen in jouw team gespannen worden van een taak die dagelijks terugkomt.
Die spanning bouwt op. Ze gaat niet weg na een goede dag met klanten, en ze zit ingepland aan het einde van elke werkdag of week, precies op het moment dat de energie al op is.
Jelle Brasser van WEA Accountants zegt het zonder omhaal: “Voor heel veel mensen is het dé afknapper van de accountancy: het uren boeken.” Niet het complexe dossier of de moeilijke klant. Gewoon de urenregistratie.
Wat de urenregistratie ‘last’ in de praktijk inhoudt
Gemiddeld kost urenregistratie een accountant 8 uur per maand. Een volledige werkdag, elke maand, die opgaat aan het bijhouden van iets wat eigenlijk bijproduct is van het echte werk.
En het is niet eens efficiënt bijhouden, maar eerder reconstrueren. Wie belde er om 14.30? Wat stond er in die mail van vorige week dinsdag? Hoe lang was het overleg voor klant A nu eigenlijk?
Rowan Minnaard van De Hooge Waerder beschrijft het herkenbaar: “Op hoofdlijnen wist ik het wel. Maar dan had ik toch een gat aan het eind van de dag en ging ik zelfs in mijn downloadmap terugzoeken wat ik nu precies had gedaan.”
Dat is geen uitzondering. Dat is hoe handmatige urenregistratie werkt voor iedereen met een drukke, versnipperde werkdag en meerdere klanten tegelijk.
Wat er verandert als je de last wegneemt
Als medewerkers niet meer hoeven te reconstrueren, verandert er iets tastbaars.
Zoals gezegd: 74% van álle accountants uit het ClockAssist onderzoek ervaart tijdschrijven als stressvol. Diezelfde 74% meldt een meetbare stressdaling na invoering van ClockAssist urenregistratie software.
Stress die dagelijks terugkomt en dan wegvalt, merk je direct, en collega’s merken het aan elkaar. Robin Beelen-Hees van iQOUNT verwoordt het zo: “Het scheelt me gewoon heel veel nadenken, want het systeem denkt voor mij.”
Bij AXP Adviseurs bestond aanvankelijk ook scepsis. Urenregistratie software die activiteiten registreert, dat klinkt als controle. Wim Halverhout, manager bij AXP, beschrijft hoe dat gevoel omsloeg: “Big Brother is watching me, sloeg in een paar dagen om naar: Wow! Big Brother is helping me! En collega’s voor wie urenregistratie een uitdaging was, zijn nu de grootste ClockAssist-ambassadeurs.”
Dat is het patroon dat zich bij kantoor na kantoor herhaalt. Scepsis, pilot, adoptie, ambassadeurschap.
De ROI van urenregistratie software vs medewerkersretentie
De kostenberekening is eenvoudig, en toch wordt hij zelden gemaakt. ClockAssist Premium kost €20 per medewerker per maand. Met die urenregistratie software vervang je handmatig reconstrueren door automatisch bijhouden.
De kosten van vervanging van een medewerker bij vertrek liggen tussen de 6 en 12 maanden salaris, alles meegerekend. Als één medewerker per jaar langer blijft doordat de dagelijkse werkbeleving structureel verbetert, is de investering al terugverdiend, en ruimschoots.
Maar het is niet alleen een rekensom. Medewerkers die met minder frustratie werken, presteren beter en praten positiever over het kantoor naar buiten toe. In een markt waar je nieuwe mensen ook via mond-tot-mondreclame werft, telt dat mee op een manier die moeilijk te kwantificeren is maar makkelijk te voelen.
Kantoren denken bij retentie al snel aan arbeidsvoorwaarden en ontwikkeltrajecten. Die zijn belangrijk. Maar ze vergeten dat retentie ook begint bij hoe de werkdag aanvoelt, elke dag opnieuw.
Medewerkersretentie begint bij de dagelijkse werkbeleving
Werving van een nieuwe medewerker lost een probleem tijdelijk op. Retentie lost het structureel op, en dat begint niet bij de arbeidsovereenkomst. Maar bij wat mensen dagelijks bezighoudt.
Urenregistratie staat consequent in de top van meest gehate taken in de accountancy. Het is niet glamoureus om dat te zeggen, maar het is wel waarom het aanpakken ervan direct voelbaar is voor iedereen op kantoor.
De medewerkers die je wilt behouden, hebben goede redenen nodig om te blijven. Een betere werkplek elders is er één. Een werkplek waar de administratieve last van urenregistratie structureel is weggenomen, is er ook één. En die tweede optie kost een stuk minder dan je denkt.
Aan de slag met automatische urenregistratie?
Wil jij ook sturen op winstgevendheid, productiviteit en schaalbaarheid met behulp van accurate en realtime urendata? Ontdek hoe ClockAssist jouw organisatie helpt om van urenregistratie een strategisch stuurmiddel te maken. Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!
Geef een reactie