Alleen zit daar een belangrijk probleem onder. Copilot werkt namelijk niet los van je omgeving. Het gebruikt de informatie die al aanwezig is binnen Microsoft 365. En SharePoint speelt daarin inmiddels een hoofdrol.
Sterker nog: SharePoint is voor Microsoft 365 Copilot uitgegroeid tot de belangrijkste databron en intelligence-laag daarachter. Daar “leert” AI hoe jouw organisatie werkt. Welke documenten bij elkaar horen. Welke informatie relevant is. Welke context belangrijk is. En precies daar gaat het bij veel accountantskantoren mis.
Documenten staan verspreid over:
- Teams;
- mailboxen;
- lokale opslag;
- persoonlijke mappen;
- oude SharePoint-sites.
Rechten zijn vaak organisch gegroeid. Niemand weet precies meer wie waar toegang toe heeft. Oude klantdossiers blijven bestaan. Metadata ontbreekt. Verschillende klantgegevens staan binnen dezelfde omgeving opgeslagen.
Tot het moment dat iemand Copilot een vraag stelt. Dan gaat AI dwars door die chaos heen. Soms met onschuldige gevolgen. Soms niet.
Denk aan een medewerker die via Copilot informatie terugkrijgt uit documenten die eigenlijk nooit zichtbaar hadden mogen zijn. Niet omdat Copilot “fout” werkt, maar omdat de onderliggende structuur nooit goed is ingericht.
Garbage in = garbage out, maar dan sneller.
Waarom structuur bepalend is voor de kwaliteit van AI
Veel mensen denken dat AI vooral slim wordt door het model zelf. In de praktijk wordt de kwaliteit van Copilot vooral bepaald door de kwaliteit van de data erachter.
Copilot begrijpt namelijk geen organisatie zoals mensen dat doen. Het kent geen impliciete afspraken, weet niet welke map “eigenlijk niet meer gebruikt wordt” en begrijpt niet dat een document uit 2018 misschien niet meer relevant is.
AI kijkt naar:
- structuur;
- metadata;
- rechten;
- relaties tussen documenten;
- locaties van bestanden.
Als die basis rommelig is, krijg je ook rommelige output. Dat zie je vooral terug binnen accountantskantoren waar informatie historisch gegroeid is. Een deel staat in Teams. Een deel op fileservers. Sommige medewerkers hebben hun eigen werkwijze opgebouwd. Andere dossiers zijn weer ingericht per klantteam.V oor mensen is dat vaak nog enigszins werkbaar. Voor AI niet.
Wanneer documenten inconsistent opgeslagen zijn, raakt Copilot context kwijt. Het systeem kan dan moeilijker bepalen:
- welk document leidend is;
- welke informatie actueel is;
- welke versie gebruikt moet worden;
- welke documenten bij een dossier horen.
Daarom wordt structuur ineens bedrijfskritisch. Een goede SharePoint-structuur betekent bijvoorbeeld:
- vaste opslag per klant;
- één centrale documentlocatie;
- consistente dossieropbouw;
- lifecycle management;
- duidelijke metadata;
- vaste naamgeving;
- voorspelbare rechtenstructuren.
Niet omdat IT dat mooi vindt. Maar omdat AI daar volledig afhankelijk van is.
Wat accountantskantoren minimaal op orde moeten hebben voor Copilot
Om echt waarde uit Microsoft Copilot te halen, moeten een aantal basisvoorwaarden goed ingericht zijn. Niet als theoretisch governance-model, maar gewoon praktisch werkbaar.
Denk aan:
- Gestandaardiseerde opslag per klant -> Iedere klant dezelfde structuur. Geen uitzonderingen per team of medewerker.
- Eén centrale plek voor documenten -> Niet verspreid over mailboxen, Teams, lokale opslag en persoonlijke mappen.
- Dossiergerichte inrichting -> Structuur gebaseerd op processen en dossiers, niet op persoonlijke voorkeuren.
- Metadata vastleggen ->Denk aan klant, boekjaar, documenttype en status. Metadata is de voedingsbodem van Copilot en bepaalt hoe goed AI context begrijpt.
- Rollen en rechten op orde -> Geen handmatig gedeelde losse mappen meer. Toegang gebaseerd op rollen en verantwoordelijkheden.
- Gevoelige data classificeren -> Vertrouwelijke informatie moet herkenbaar, beveiligd en beheersbaar zijn.
- Integraties met bronsystemen -> Hoe minder datasilo’s, hoe sterker de output van AI.
- Governance en lifecycle management -> Oude sites, vergeten klantdossiers en vervuilde data blijven anders gewoon onderdeel van je AI-omgeving.
Dit klinkt misschien technisch, maar het raakt inmiddels direct de kwaliteit van AI-output. Copilot wordt namelijk niet slimmer dan de omgeving waarin het draait.
Hoe nu verder?
Microsoft Copilot kan enorme waarde opleveren voor accountantskantoren. Maar alleen wanneer de onderliggende informatiehuishouding klopt.
Copilot versterkt wat er al staat:
- goede structuur wordt sterker;
- slechte structuur wordt zichtbaarder;
- slechte governance wordt risicovoller.
Kantoren die nu investeren in:
- SharePoint-structuur;
- metadata;
- governance;
- lifecycle management;
- rollen en rechten;
- datakwaliteit;
gaan uiteindelijk veel meer rendement halen uit Copilot.
Niet omdat AI dan “slimmer” wordt. Maar omdat de organisatie eindelijk de juiste basis heeft gelegd.
DailyDrive als aanvullende tooling
Maar bij Like-IT hebben wij een SharePoint DMS ontwikkeld voor accountantskantoren. Dit zijn vooraf gedefinieerde templates die het voor jouw kantoor makkelijk maken om structuur te krijgen in SharePoint. Elk klantdossier is in SharePoint op dezelfde manier gestructureerd. Dit zorgt voor eenvoud en gemak. Dit bereik je door gebruik te maken van een combinatie van folders, categorieën en metadata.
Met DailyDrive heb jij een SharePoint DMS dat beschikt over:
- Eenduidige structuur in benaming van mappen en documenten
- De juiste rechten per klant of project op basis van rollen
- Elk klant- of projectdossier op dezelfde manier ingericht
- Metadata om informatie over documenten te verrijken
- Documenten eenvoudig vinden met filters
Zo maak je van SharePoint een écht volwaardig DMS. Kantoren zoals Eshuis Accountants en Adviseurs , Joanknecht en VWG zijn je voorgegaan.
Herken je dit ook binnen jullie kantoor? Ik ga graag met jullie in gesprek om te kijken welke structuur het beste past bij jullie organisatie. Je mag me altijd bellen of mailen, dan drinken we eens een kop koffie en kijken we samen verder.
📱 06 290 727 83
Geef een reactie