Want sluit je huidige pakket nog wel aan op de wensen, werkwijze en ambities van je kantoor? Als je daar nu niet bij stilstaat, is de kans groot dat je het nieuwe jaar begint zoals je het vorige afsloot: met dezelfde werkwijze, dezelfde frustraties en nog meer overuren dan eind 2025. In dit artikel kijken we met een frisse blik naar je huidige softwareoplossing. Aan de hand van vijf praktische vragen ontdek je of je klantacceptatieproces klaar is voor 2027, of dat het tijd is om de overstap te zetten.
Vraag 1: past de workflow bij je klant, of moet je klant in de workflow passen?
Zodra een systeem eenmaal draait, raak je gewend aan de werkwijze en neem je de situatie zoals die is. Je team kent de tool en weet inmiddels precies hoe het om kleine beperkingen heen kan werken. Daardoor vergeet je soms uit te zoomen en jezelf vragen te stellen als: is het eigenlijk nodig dat iedere klant dezelfde uitgebreide flow doorloopt?
In de meeste gevallen is het antwoord ‘nee’. Een lokale onderneming vraagt nou eenmaal om een andere flow dan een organisatie met meerdere entiteiten, buitenlandse bestuurders of een complex risicoprofiel. Toch worden acceptatieflows in de praktijk vaak één keer ingericht en vervolgens op vrijwel iedere klant toegepast. Sta daarom eens stil bij de vraag: beweegt jouw software mee met het type klant, of moet de klant zich aanpassen aan de inrichting van je software?
Vraag 2: wat gebeurt er zodra een dossier afwijkt van de standaard?
Veel software werkt prima, zolang een dossier netjes binnen de standaard valt. Maar zodra je te maken krijgt met een internationale groepsstructuur, buitenlandse bestuurder of andere afwijkende situatie, ontstaat er ineens extra handmatig werk. Gegevens worden uit losse bronnen gehaald, controles vinden buiten het systeem plaats en aanvullende informatie wordt handmatig verzameld en verwerkt.
Juist bij afwijkende dossiers merk je of je software het proces ondersteunt, of dat het handmatige werk je alsnog veel extra tijd en uitzoekwerk oplevert. Uitzonderingen zullen altijd blijven bestaan, dat hoort nou eenmaal bij het werk. De vraag is alleen hoeveel extra werk ze veroorzaken. Kun je ook complexere dossiers binnen één duidelijke werkwijze afhandelen, of begint het handmatige werk al zodra een klant nét buiten de standaardflow valt?
Vraag 3: kan je software meegroeien met je kantoor?
Je kantoor staat niet stil. Processen worden aangescherpt, beleid verandert en misschien werk je over een jaar heel anders dan vandaag. Toch blijft software binnen de meeste organisaties vaak jarenlang grotendeels hetzelfde ingericht. Daardoor moet je steeds vaker om het systeem heen werken om je eigen werkwijze te kunnen blijven volgen.
Probeer daarom niet alleen te kijken naar wat je software vandaag kan, maar ook naar hoe makkelijk je morgen iets kunt veranderen. Kun je zelf workflows aanpassen als je beleid wijzigt? Kun je nieuwe stappen of processen toevoegen zonder een lang maatwerktraject? En kan de software meegroeien met nieuwe ambities van je kantoor? Goede software hoeft niet alleen vandaag te passen, maar moet ook ruimte geven voor hoe je morgen (en over 5 jaar) wilt werken.
Vraag 4: wat kost je huidige oplossing je écht?
De prijs van software lijkt op het eerste gezicht vrij eenvoudig: je kijkt naar de licentie en weet wat je betaalt. Maar de echte kosten zitten vaak ook op plekken die minder makkelijk op een factuur terug te vinden zijn. Denk aan medewerkers die onnodige stappen uitvoeren, dubbele gegevens invoeren, informatie uit verschillende bronnen verzamelen of tijd kwijt zijn aan extra handelingen die inmiddels onderdeel van de dagelijkse werkwijze zijn geworden.
Juist daarom is het slim om verder te kijken dan alleen de maandelijkse kosten. Hoeveel tijd kost een gemiddeld dossier nu écht? Hoeveel extra handelingen zijn inmiddels normaal geworden? En betaal je in de praktijk niet voor functionaliteiten die je nauwelijks gebruikt, terwijl je op andere plekken juist capaciteit tekortkomt? Soms is niet de software zelf duur, maar vooral de manier waarop je ermee werkt.
Vraag 5: blijf je omdat je tevreden bent, of omdat overstappen gedoe lijkt?
Overstappen klinkt als een heleboel gedoe. Want lang niet ieder kantoor blijft hetzelfde softwarepakket gebruiken omdat alles perfect werkt. Vaak speelt er ook iets anders mee. Iedereen kent het systeem, alle gegevens staan erin en overstappen klinkt als een project waar je op dit moment eigenlijk geen ruimte voor hebt. En, laten we eerlijk zijn, waar je ook geen zin in hebt.
Dat gevoel is begrijpelijk, maar het kan er ook voor zorgen dat je een keuze blijft uitstellen die je op langere termijn juist een heleboel tijd oplevert. De inspanning van het overstappen kun je vooraf heel duidelijk bepalen. De tijd die een onhandige werkwijze iedere week kost, is veel minder goed in kaart te brengen. Vraag jezelf daarom eens af: zou je vandaag, met alles wat je nu weet, opnieuw voor hetzelfde pakket kiezen?
Start met klantacceptatie die past bij jouw kantoor
Hebben de vijf vragen hierboven je aan het denken gezet? Dan is dit het moment om verder te kijken. Er is nu namelijk nog genoeg ruimte om oplossingen te vergelijken, een keuze te maken en je processen goed in te richten. Wacht je tot de eindejaarsdrukte eenmaal losbarst, dan schuift zo’n beslissing al snel door en begin je volgens jaar met dezelfde werkwijze, dezelfde onnodige stappen en dezelfde frustraties.
En dat overstappen? Dat is vaak veel minder ingewikkeld dan je nu misschien denkt. Met zkr is de overstap in veel gevallen zelfs al binnen één ochtend geregeld. Zo start je 2027 met workflows die aansluiten op je klanttypen, beleid en praktijk – en voorkom je dat internationale structuren opnieuw zorgen voor extra handmatig werk. Dus, wil jij jouw Wwft-workflow klaarstomen voor het nieuwe jaar én daarmee tot 80% tijd per dossier besparen? Plan snel een demo.
Geef een reactie