Onder de Wwft zijn organisaties al verantwoordelijk voor een goede inrichting en uitvoering van hun anti-witwasbeleid. De AMLR gaat een stap verder door expliciet vast te leggen welke rol het management daarin heeft. Zo moet een lid van het leidinggevend orgaan in zijn leidinggevende functie worden aangewezen als compliance manager. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de naleving blijft daarbij bij het leidinggevend orgaan als geheel. Compliance wordt daarmee nog nadrukkelijker een onderwerp voor de bestuurstafel.
De verantwoordelijkheid van het management wordt concreter.
Onder de AMLR wordt compliance nadrukkelijker op managementniveau belegd. Een lid van het leidinggevend orgaan moet worden aangewezen als compliance manager en krijgt een expliciete verantwoordelijkheid voor het waarborgen van de naleving binnen de organisatie.
Die verantwoordelijkheid gaat verder dan alleen betrokken zijn bij het beleid. De compliance manager moet erop toezien dat beleid, procedures en controles aansluiten bij de risico’s van de organisatie én daadwerkelijk worden toegepast. Ook moet deze ervoor zorgen dat voldoende mensen en middelen beschikbaar zijn om de verplichtingen goed uit te voeren.
Daarmee wordt ook de persoonlijke verantwoordelijkheid op managementniveau relevanter. Als het beleid of de uitvoering tekortschiet, kan nadrukkelijker worden gekeken naar de rol die het management heeft gespeeld bij de inrichting en naleving ervan. Compliance is daarmee niet alleen een verantwoordelijkheid van de complianceafdeling, maar vraagt om actieve betrokkenheid vanuit het management.
Dat betekent niet dat de aangewezen compliance manager als enige verantwoordelijk is. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de naleving blijft bij het leidinggevend orgaan als geheel.
De rol van de compliance officer (nalevingsfunctionaris) wordt duidelijker.
Dat betekent niet dat het management zelf het dagelijkse cliëntonderzoek moet uitvoeren. De AMLR maakt onderscheid tussen de compliance manager op managementniveau en de compliance officer (nalevingsfunctionaris), die verantwoordelijk is voor de dagelijkse uitvoering van het beleid, de procedures en controles rondom het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering.
Daarmee ontstaat een duidelijke verdeling: de compliance officer richt zich op de dagelijkse uitvoering, terwijl de compliance manager ervoor zorgt dat de naleving op managementniveau voldoende aandacht krijgt en binnen de organisatie wordt geborgd.
Wat betekent dit in de praktijk?
Voor organisaties betekent dit dat de voorbereiding op de AMLR verder gaat dan het aanpassen van procedures voor cliëntonderzoek. Ook de verdeling van verantwoordelijkheden en de manier waarop compliance binnen de organisatie is ingericht verdienen aandacht.
Organisaties kunnen bijvoorbeeld nu al kijken naar vragen als:
- Is duidelijk wie binnen het management verantwoordelijk wordt voor de borging van AMLR-compliance?
- Hoe zijn de verantwoordelijkheden tussen management en compliance verdeeld?
- Krijgt het management voldoende inzicht in risico’s, controles en eventuele tekortkomingen?
- Zijn voldoende mensen, data en technologie beschikbaar om het beleid daadwerkelijk uit te voeren?
- Kan de organisatie aantonen dat procedures en controles niet alleen zijn vastgelegd, maar ook worden toegepast?
- Kunnen belangrijke risico’s en tekortkomingen tijdig worden gesignaleerd en bij het management onder de aandacht worden gebracht?
Ook de informatievoorziening richting het management wordt concreter. De compliance manager moet regelmatig rapporteren over de uitvoering van het interne beleid, de procedures en controles. Minimaal eenmaal per jaar wordt hiervoor een rapport aan het leidinggevend orgaan voorgelegd.
Aantoonbare naleving wordt daarmee nóg belangrijker.
De nadrukkelijkere rol van het management sluit aan bij een bredere ontwikkeling binnen de AMLR: organisaties moeten niet alleen aan de regels voldoen, maar ook goed kunnen aantonen hoe zij dat doen. Daarvoor is inzicht nodig in de dagelijkse uitvoering. Zijn cliënten op de juiste manier onderzocht? Zijn UBO’s en eigendomsstructuren gecontroleerd? Worden relevante wijzigingen gedurende de klantrelatie gesignaleerd? En is terug te vinden welke controles zijn uitgevoerd en welke afwegingen daarbij zijn gemaakt?
De AMLR stelt bovendien eisen aan de interne beleidsregels, procedures en controles. Deze moeten schriftelijk worden vastgelegd, actueel worden gehouden en waar nodig worden aangescherpt wanneer tekortkomingen worden geconstateerd. Juist wanneer de verantwoordelijkheid op managementniveau explicieter wordt vastgelegd, wordt goed inzicht in de uitvoering belangrijker.
Data en tooling helpen om overzicht te houden
De grotere verantwoordelijkheid op managementniveau vraagt ook om goed inzicht in hoe complianceprocessen in de praktijk worden uitgevoerd. Wanneer cliëntonderzoek verspreid plaatsvindt over losse databronnen, handmatige controles en verschillende dossiers, is het lastiger om overzicht te houden en aan te tonen dat processen consequent worden uitgevoerd.
Betrouwbare bedrijfsdata en KYC-tooling kunnen helpen om dit beter te organiseren. Denk aan het centraal raadplegen en verifiëren van bedrijfs- en UBO-informatie, het monitoren van relevante wijzigingen en het gestructureerd vastleggen van uitgevoerde controles.
Een duidelijke audit trail helpt daarbij om achteraf te kunnen reconstrueren welke informatie is gebruikt, welke controles zijn uitgevoerd en welke beslissingen zijn genomen. Dat ondersteunt complianceprofessionals in de dagelijkse uitvoering én geeft het management beter inzicht in de manier waarop cliëntonderzoek binnen de organisatie wordt uitgevoerd en vastgelegd.
Op ons AMLR Kenniscentrum vind je meer informatie over de overgang van de Wwft naar de AMLR, inclusief een AMLR Quick Guide.
Geef een reactie