Wie aan de ontwikkeling van boekhoudsoftware werkt, kan gemakkelijk verdwalen in technische termen. API-first, AI, integraties, open standaarden: voor de gebruiker zijn het vooral begrippen die pas interessant worden als duidelijk is wat ze in de dagelijkse praktijk opleveren.
Voor Jaapjan Tinbergen begint het daarom ergens anders. Niet bij de techniek, maar bij de problemen van de gebruiker.
‘Ons doel is om alle frictie die een klant ervaart bij het verwerken van de administratie weg te nemen. Zodat hij leukere dingen kan gaan doen.’
Van factuur naar financieel feit
Die ambitie klinkt eenvoudig, maar achter een ogenschijnlijk simpele boeking gaat veel technologie schuil. Een factuur moet bijvoorbeeld aan de juiste relatie worden gekoppeld, het juiste btw-tarief moet worden toegepast en gegevens moeten op de juiste manier in de administratie terechtkomen.
‘Een vraag stellen is makkelijk, de antwoorden zijn moeilijk’, zegt Tinbergen. ‘Zodra je het probleem van “ik heb hier een factuur, vertaal die eens naar de administratie” gaat afpellen, komen er allerlei aspecten bij kijken. Kunnen we de relatie herkennen op iets sterks zoals kamer van koophandel nummer of bankrekening? Anders op naam of adres? Moeten we de relatie nog aanmaken? Welke gegevens willen we koppelen? Hoe maken we de boeking? Is de tegenrekening ingesteld. Is er BTW van toepassing? Mag die BTW gebruikt worden voor alle btw-tarieven in de factuur? Bestaat het fiscale jaar? Wat als er periodes zijn gesloten? Etc”
Daarom kijkt het development team niet alleen naar de handeling die een gebruiker uitvoert, maar naar het volledige proces eromheen. Waar komt informatie vandaan? Wat moet ermee gebeuren? Welke controles zijn nodig? En welke stappen kan de software zelfstandig uitvoeren?
‘We willen zoveel mogelijk voor je oplossen zonder dat je daar als gebruiker over hoeft na te denken’, zegt Tinbergen.
Niet beginnen bij de software, maar bij de gebruiker
Die manier van denken heeft volgens Tinbergen ook een belangrijke rol gespeeld bij de ontwikkeling van het nieuwe Minox.
Minox was al bezig met de verdere ontwikkeling van het bestaande pakket toen het bedrijf enkele jaren geleden besloot het ontwikkeltraject te versnellen. De aanleiding was niet alleen een technische behoefte. De manier waarop mensen met software omgaan veranderde en daarmee veranderden ook de verwachtingen van gebruikers.
‘We denken continu vanuit de klant’, zegt Tinbergen. ‘De klant heeft problemen en wij denken aan oplossingen.’
Dat betekent volgens hem ook vooruitkijken. Nieuwe wet- en regelgeving, nieuwe manieren om documenten en bonnetjes aan te leveren en veranderende verwachtingen rond software: het development team probeert ontwikkelingen op te pakken voordat ze voor de gebruiker een probleem worden.
‘We zijn onszelf constant aan het voorbereiden en intern aan het innoveren om daarop te kunnen voorsorteren.’
Waarom API-first?
Een van de technische keuzes die Minox daarbij al langer geleden heeft gemaakt zijn open standaarden als fundament. Het pakket ondersteunt verschillende standaarden voor onder meer bankgegevens, betalingen en elektronische facturen. Dat is geen technische keuze omwille van de techniek, benadrukt Tinbergen. Het doel is opnieuw hetzelfde: zorgen dat klanten zo min mogelijk handmatig hoeven te doen.
De keuze voor de zogenoemde API-first architectuur volgde daarna logischerwijs. De term klinkt technisch, maar het idee erachter is relatief eenvoudig: software moet niet op zichzelf staan, maar moet kunnen communiceren met andere toepassingen.
Dat uitgangspunt ontstond bij Minox al meer dan tien jaar geleden, vertelt Tinbergen. De verwachting was toen al dat klanten steeds meer verschillende softwareoplossingen zouden gebruiken en dat die systemen met elkaar moesten kunnen samenwerken.
‘Onze klanten hebben sommige problemen al opgelost met softwarepakket A of B en die pakketten willen ze graag samen met ons pakket gebruiken. Als we die brug niet kunnen slaan, blijven onze klanten daarmee zitten.’
Bij Minox bestaat de software technisch uit een dashboard – wat de gebruiker in de browser ziet – en een API die daarachter zit. Alles wat de gebruiker in het dashboard doet, loopt via die API. Die API is bovendien open: externe partijen kunnen de specificaties gebruiken om hun eigen oplossingen aan Minox te koppelen.
Dat gaat verder dan alleen de standaardintegraties die Minox zelf aanbiedt. Denk bijvoorbeeld aan een ondernemer die een webshop heeft. De webshop kan via een koppeling orders doorgeven aan Minox, waarna de verdere administratieve verwerking binnen de software kan plaatsvinden.
‘API-first gaat er ook over dat je het ecosysteem openstelt voor partijen waar je zelf nog niet eens aan hebt gedacht’, legt Tinbergen uit.
AI: meer automatisering, maar niet zonder controle
Tinbergen wijst op de volgende grote ontwikkeling: AI. ‘Wat is nou mooier dan AI kunnen bouwen op open standaarden.’ Minox heeft de eerste onderdelen van de AI Cockpit inmiddels laten zien en werkt verder aan verschillende toepassingen.
Tinbergen ziet daarbij grofweg twee richtingen. Aan de ene kant gaat het om repetitieve werkzaamheden: een rapport opvragen, informatie uit een mailbox halen of gegevens uit verschillende administraties verzamelen. Aan de andere kant gaat het om een nieuwe manier om met de administratie te werken.
‘We denken dat mensen graag vragen aan hun eigen administratie willen stellen’, zegt hij. ‘Op een natuurlijke manier informatie geven en krijgen.’
Tegelijkertijd is er een belangrijk uitgangspunt: AI mag niet zomaar zelfstandig wijzigingen aanbrengen in de administratie.
‘Minox kan of mag in principe nooit iets wijzigen in jouw administratie zonder jouw toestemming. Iedere schrijfactie moet door menselijke autorisatie heen.’
Dat betekent dat AI wel kan helpen met analyseren, zoeken, voorstellen doen en terugkerende werkzaamheden uitvoeren, maar dat de gebruiker controle houdt over wijzigingen in de administratie.
De technische kennis zit niet alleen in de technologie
De ontwikkeling van software is volgens Tinbergen bovendien minder onderscheidend geworden. Waar slimme programmeurs vroeger misschien een belangrijke concurrentiepositie vormden, is softwareontwikkeling door de komst van AI toegankelijker geworden.
Hierdoor wordt kennis van het domein volgens hem steeds belangrijker.
Bij Minox werken developers die al jarenlang aan het product werken. Sommigen zijn al tientallen jaren bij het bedrijf betrokken. Daardoor beschikken zij niet alleen over technische kennis, maar ook over veel kennis van financiële administraties en de processen die daarbij horen.
‘We weten waar het over gaat en kunnen het dus ook precies oplossen’, zegt Tinbergen.
Die opgebouwde kennis is volgens hem ook relevant bij de verdere ontwikkeling van AI. AI kan het development proces versnellen en het mogelijk maken om meer klantwensen te verwezenlijken, maar de kennis van het financiële domein blijft nodig om te bepalen wat een goede oplossing is.
Wat kunnen gebruikers de komende tijd verwachten?
Een vaste lijst met technische ontwikkelingen voor de komende jaren geeft Tinbergen liever niet. Niet omdat er geen roadmap is, maar omdat de ontwikkeling volgens hem juist moet aansluiten bij wat er in de markt gebeurt.
Nieuwe regelgeving, veranderingen vanuit de overheid, nieuwe manieren van werken en ontwikkelingen bij klanten bepalen mede welke oplossingen nodig zijn.
‘We lopen constant vooruit om klanten te ontzorgen’, zegt hij. ‘We kijken samen met klanten wat de markt van hen verwacht en wat de overheid vraagt. Dat pakken we allemaal mee en zorgen ervoor dat het voor jou als klant al opgelost is.’
Daarmee komt de ontwikkeling van Minox uiteindelijk weer terug bij het uitgangspunt waarmee Tinbergen het gesprek begon: het wegnemen van frictie.
‘Als de software het goed doet, merk je er eigenlijk niets van’
Nieuwsgierig geworden naar Minox? We laten Minox Focus graag aan je zien tijdens onze launch event aanstaande 19 november om 11:00. Meld je aan!
Geef een reactie