Moet je als accountant eerder gegevens verstrekken onder het gewijzigde bewijsrecht?

Tot de inwerkingtreding van de Wet vereenvoudiging en modernisering bewijsrecht was artikel 843a van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv) de belangrijkste juridische basis voor het verkrijgen van gegevens door derden in civiele procedures. Dit artikel gaf partijen in een procedure de mogelijkheid om bij de rechter informatie op te vragen bij een derde, zoals een accountant. Het doel was om gegevens te verkrijgen die van belang waren voor de beoordeling van een zaak, zoals boekhoudkundige gegevens, contracten of andere documenten.

Inhoud Wet vereenvoudiging en modernisering bewijsrecht

De Wet vereenvoudiging en modernisering bewijsrecht heeft tot doel het bewijsrecht in Nederland eenvoudiger, toegankelijker en efficiënter te maken. Onder de nieuwe wet is artikel 834a Rv daarom vervangen door de artikelen 194, 195 en 195a Rv. De wet beoogt onder andere een eenvoudiger proces om bewijs te verkrijgen in civiele procedures en om de drempel voor de rechter en andere partijen te verlagen om gegevens op te vragen. Dit is ook voor accountants van belang, omdat zij vaak als derde partij worden benaderd voor informatie over een organisatie of persoon. (Bijvoorbeeld in het kader van een juridisch geschil of een onderzoek naar fraude.) Kortgezegd maakt de wet het mogelijk dat een partij in een civiele procedure bewijsbeslag kan leggen op gegevens, zonder dat hiervoor eerst een procedure voor de rechter moet worden aangespannen. Hierdoor kunnen partijen sneller toegang krijgen tot relevante gegevens voor hun zaak. De wet biedt dus nieuwe mogelijkheden om informatie te verkrijgen.

Verschillen met artikel 843a Rv

Er zijn belangrijke verschillen tussen het oude artikel 843a Rv en de nieuwe artikelen 194, 195 en 195a Rv. Onder de oude regeling was het nodig om via de rechter een verzoek tot gegevensverstrekking te doen. Dit was tijdrovend en resulteerde vaak in langdurige procedures. De belangrijkste wijziging onder de nieuwe wet is dat de partij die gegevens wil opvragen, nu niet meer per se een procedure bij de rechter hoeft te starten. Er kan namelijk een direct verzoek worden gedaan aan de partij die de gegevens bezit, zonder dat daarvoor een rechterlijke uitspraak nodig is. Dit maakt het proces sneller en efficiënter. 

De nieuwe artikelen 194, 195 en 195a Rv hebben ook een breder toepassingsbereik dan het oude artikel 843a Rv. Waar artikel 843a specifiek betrekking had op gegevens die nodig waren voor de beoordeling van een civiele zaak, biedt de nieuwe wet meer mogelijkheden voor het verkrijgen van bewijs in een breder scala aan procedures. Denk bijvoorbeeld aan onderzoeken naar frauduleuze handelingen of geschillen over contracten en verplichtingen.

Wat betekent dit voor de accountant?

De nieuwe wet heeft heel wat wijzigingen teweeggebracht in het bewijsrecht. Maar wat betekenen die nu concreet voor accountants? De wijzigingen hebben directe gevolgen voor de rol van de accountant bij het verstrekken van gegevens in civiele procedures. Waar accountants voorheen vaak werden benaderd door partijen die een procedure opstartten op basis van artikel 843a Rv, kunnen zij nu geconfronteerd worden met verzoeken om gegevens op grond van de nieuwe wet. De accountant zal hierdoor vaker en sneller worden benaderd voor informatie en moet hier ook snel op reageren – dus dit vergroot de werkdruk.

Wanneer gegevens verstrekken?

De vraag die dan opkomt, is: wanneer moet een accountant dan gegevens verstrekken en welke juridische en ethische verplichtingen komen hierbij kijken? De basisregel is dat de accountant alleen gegevens mag verstrekken wanneer hij of zij daartoe gerechtigd is. Vanuit zijn beroepsmatige geheimhoudingsplicht mag de accountant vertrouwelijke informatie die hij in de uitoefening van zijn werkzaamheden heeft verkregen, niet beschikbaar stellen zonder dat zijn cliënt hem daar toestemming voor geeft of zonder wettelijke verplichting daartoe. De accountant moet dus – zelfs bij een verzoek om gegevens in het kader van een procedure op grond van de Wet vereenvoudiging en modernisering bewijsrecht – zorgvuldig beoordelen of hij/zij de informatie wel mág verstrekken. 

Voorwaarden bij verzoek om gegevensverstrekking

Volgens de wet mogen gegevens pas worden verstrekt wanneer het verzoek om die gegevensverstrekking rechtmatig is. De accountant moet dus altijd nagaan of het verzoek voldoet aan de voorwaarden van de Wet vereenvoudiging en modernisering bewijsrecht. De inhoud van deze voorwaarden is als volgt:

• Gegevens mogen alleen worden verstrekt wanneer ze daadwerkelijk van belang zijn voor de procedure. 
• Er mogen geen andere minder ingrijpende manieren zijn om het bewijs te verkrijgen (de proportionaliteitseis). De accountant moet dus zorgvuldig de vraag stellen of de gevraagde gegevens relevant zijn voor de zaak en of er geen alternatieve manieren zijn om de informatie te verkrijgen.
• Als de gegevens daadwerkelijk nodig zijn voor de procedure, is het van belang dat de accountant de gegevens op een correcte en zorgvuldige manier verstrekt. 
• De accountant zorgt voor de bescherming van de privacy van de betrokkenen.

Wanneer weigeren?

In sommige gevallen mag een accountant – met een beroep op zijn geheimhoudingsplicht –weigeren om gegevens te verstrekken. Bijvoorbeeld wanneer deze gegevens betrekking hebben op vertrouwelijke adviezen of op gevoelige informatie die buiten de reikwijdte van de procedure valt. Ook hoef je als accountant geen gegevens aan te leveren wanneer dit in strijd is met de wet of ethische normen. Denk in dit kader aan verzoeken die inbreuk maken op de vertrouwelijkheid van de informatie of aan het opvragen van gegevens die irrelevant zijn voor de zaak. Vraag je je (als accountant) af of het verzoek om gegevens te verstrekken wel terecht is? Bespreek dit dan met je cliënt en/of juridische adviseurs.

Spagaat

De Wet vereenvoudiging en modernisering bewijsrecht heeft de manier waarop bewijs in civiele procedures kan worden verkregen aanzienlijk veranderd. Voor accountants betekent dit dat zij mogelijk vaker en sneller zullen worden benaderd voor gegevens, zonder dat daar altijd een rechterlijke uitspraak voor nodig is. Accountants moeten zich daarom scherp bewust zijn van hun verplichtingen en verantwoordelijkheden bij het verstrekken van gegevens en zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie. Dit verlangt – naast de voorgeschreven geheimhoudingsplicht vanuit het beroep – ook een stevig begrip van deze nieuwe wet. In de praktijk zal de spagaat tussen enerzijds vertrouwensman en adviseur zijn en anderzijds opvolging moeten geven aan de vereisten vanuit deze nieuwe wet niet altijd gemakkelijk zijn. Twijfel je als accountant over je verplichtingen? Neem dan contact op met een juridisch adviseur. 

Denise van Zijl is advocaat  en partner ondernemingsrecht bij Keistad Advocaten te Amersfoort dat samenwerkt met Fiscount.