Bij accountants- en administratiekantoren is urenregistratie zelden het onderwerp van gesprek. Toch bepaalt het rechtstreeks hoeveel een kantoor overhoudt aan zijn dienstverlening, en groeit de druk om die registratie sluitend te hebben. Niet alleen vanuit de eigen bedrijfsvoering, maar ook vanuit de wetgeving eromheen, die de komende jaren verder aanscherpt. Dit artikel zet op een rij waar kantoren op moeten letten in aanloop naar 2027.
Waarom dit kantoren specifiek raakt
Een accountants- of administratiekantoor verkoopt in de kern tijd: uren die worden omgezet in jaarrekeningen, aangiftes, salarisverwerking of advies. Toch werken veel kantoren nog met een lappendeken van Excel-bestanden per medewerker, of met een urenregistratie die vooral achteraf wordt ingevuld. Het gevolg is bekend: uren die niet worden gedeclareerd, dossiers waarvan niemand meer precies weet hoeveel tijd erin is gaan zitten, en een jaarafsluiting die pas achteraf laat zien welke klanten eigenlijk verlieslatend waren.
Voor kantoren die op vaste-prijsafspraken of abonnementen werken, is dit nog directer voelbaar. Zonder registratie weet je niet of een abonnementstarief nog kostendekkend is, totdat het structureel te laat is om dat bij te sturen.
Wat er verandert richting 2027
Drie ontwikkelingen maken een sluitende urenregistratie de komende jaren relevanter, niet minder:
Strengere handhaving op arbeidstijden. Werkgevers zijn al verplicht om de daadwerkelijke arbeids- en rusttijden van medewerkers te registreren, niet alleen de geplande roosters. Europese jurisprudentie zet de laatste jaren nadrukkelijk in op objectieve, betrouwbare en toegankelijke registratiesystemen, en de handhaving daarop trekt verder aan. Voor kantoren die zelf personeel in dienst hebben, is een registratie die alleen declarabele uren bijhoudt dan niet meer voldoende.
Aanhoudende druk op schijnzelfstandigheid. Kantoren die zelf zzp’ers inzetten, of klanten adviseren die dat doen, krijgen te maken met verscherpte handhaving rond de kwalificatie van arbeidsrelaties. Een heldere, per opdracht vastgelegde urenregistratie is onderdeel van een zorgvuldige onderbouwing van hoe een samenwerking is vormgegeven, en dat onderwerp verdwijnt de komende jaren niet van de agenda.
Bredere trend naar aantoonbaarheid. In aangrenzende sectoren, zoals de detacherings- en uitzendbranche, wordt urenregistratie vanaf 2027 een harde, controleerbare eis in plaats van een interne kwestie. Die lijn van “we houden het ergens bij” naar “we kunnen het op ieder moment aantonen” is een bredere ontwikkeling die ook raakt aan hoe accountants hun eigen klanten hierover adviseren.
Let op: dit artikel is geen juridisch advies. Raadpleeg voor de exacte eisen die voor jouw kantoor gelden een jurist of brancheorganisatie.
Wat dit concreet betekent voor de inrichting
Een toekomstbestendige urenregistratie voor een accountants- of administratiekantoor voldoet aan een paar praktische eisen:
Registratie per klant en dossier. Niet alleen totaal per medewerker, maar per klant, dienst of dossier, zodat je op ieder moment kunt zien waar de tijd naartoe gaat en of een vaste-prijsafspraak nog kostendekkend is.
Onderscheid tussen declarabel en niet-declarabel. Interne overleggen, acquisitie en opleiding horen net zo goed geregistreerd te worden als klantwerk. Alleen dan weet een kantoor hoe declarabel het team werkelijk is.
Actuele in plaats van achteraf ingevulde registratie. Een registratie die aan het einde van de week of maand wordt gereconstrueerd, is per definitie onvolledig en voor een toezichthouder moeilijk te onderbouwen als objectief en betrouwbaar.
Koppeling met de boekhouding. Handmatig overtypen van uren naar facturen is een directe bron van fouten en vertraging. Een directe koppeling met het gebruikte boekhoudpakket voorkomt dat.
Exporteerbaar en controleerbaar. Bij een controle, of bij een intern kwaliteitsonderzoek, moet een kantoor snel kunnen laten zien wie wanneer aan welk dossier heeft gewerkt.
Veelgemaakte fouten
Registratie zien als tijdverlies. Kantoren die urenregistratie behandelen als noodzakelijk kwaad, krijgen ook de kwaliteit die daarbij hoort: onvolledig, laat en onbetrouwbaar.
Alleen registreren voor facturatie. Wie alleen bijhoudt wat gefactureerd wordt, mist het volledige beeld van de bedrijfsvoering en loopt het risico bij een controle niet te kunnen aantonen hoe de arbeidstijd van medewerkers eruitziet.
Vasthouden aan Excel uit gewoonte. Een spreadsheet is niet per definitie fout, maar schaalt slecht, is foutgevoelig bij meerdere gebruikers, en levert geen sluitend, controleerbaar audit-spoor op.
Waar Time On in past
Time On is urenregistratie software die specifiek aansluit bij hoe accountants- en administratiekantoren werken: registratie per klant, dienst en dossier, een duidelijk onderscheid tussen declarabele en interne uren, en een directe koppeling met de gangbare Nederlandse boekhoudpakketten zoals Exact Online, SnelStart, Moneybird, Visma eAccounting en WeFact. Uren worden vastgelegd op het moment zelf, in de browser of via de mobiele app, zodat de registratie actueel en aantoonbaar blijft in plaats van achteraf gereconstrueerd.
Conclusie
Voor accountants- en administratiekantoren is urenregistratie niet langer alleen een intern instrument voor facturatie. Het is een onderwerp dat de komende jaren nadrukkelijker wordt getoetst, zowel vanuit de eigen bedrijfsvoering als vanuit wet- en regelgeving. Kantoren die hun registratie nu op orde brengen per klant, actueel en gekoppeld aan de boekhouding staan er bij die ontwikkeling beter voor dan kantoren die dit vooruitschuiven.
Time On is urenregistratie software voor accountants- en administratiekantoren. Benieuwd hoe het aansluit bij jouw kantoor? Probeer Time On 30 dagen gratis.
Geef een reactie