Mijn schoonvader is chef-kok. Koken is niet alleen zijn werk, koken is ook zijn hobby. Een dag niet gekookt, is een dag niet geleefd. In zijn geval wellicht een dag niet gekookt, is een dag niet lekker gegeten, maar dat laten we even in het midden. Waar het om gaat is dat als hij voor ons kookt, mij altijd drie dingen opvallen.
Het eerste is de liefde voor het afstemmen van de juiste ingrediënten op elkaar. Het tweede de combinatie van kleuren die uiteindelijk op je bord ligt. En als derde, niet geheel onbelangrijk, zijn vermogen om in simpele bewoordingen uit te leggen wat er op je bord ligt, zonder daar allerlei vaktermen voor te gebruiken.
We hebben het in deze blogserie gehad over het onderscheid in software en je weet dat efficiënt boodschappen doen, niet altijd voor de beste kwaliteit producten zorgt. Maar hoe ga je dan het principe van mijn schoonvader, het kiezen van de juiste ingrediënten en het combineren van kleur, toepassen op je klanten? Want we willen zo graag af van die kant-en-klaar maaltijd!
Kant-en-klaar maaltijden. ‘Wij zijn een Audition-bolwerk!’ hoor ik kantoren wel eens vol trots zeggen. ‘Ah, leuk!’ zeg ik dan vaak wat sceptisch. ‘En hoe werkt dat dan? Wat heeft dat je opgeleverd en op welke vlakken steekt jouw software dan uit boven andere applicaties?’ vraag ik dan verder. Naast de argumenten dat ‘iedereen er al heel lang mee werkt’ en het daardoor ‘efficiënt’ is, mede omdat we ‘niet hoeven te veranderen’, heb ik nooit echt een overtuigende reden gehoord. Misschien niet zo heel gek, want wat als die reden er helemaal niet is?
Je kunt daarentegen wel legio argumenten aanvoeren, die pleiten voor een op elkaar afgestemd bolwerk van software. Dat is waar we het in de derde blog van deze serie ook al over hadden.
Neem je bedrijfsarchitectuur eens in gedachten. Wat is de achtergrond van je medewerkers? Zijn het jonge medewerkers uit generatie X of wat oudere mensen uit generatie Y? En hoe is je softwarehuis ingericht? Doe je al minimaal 10 jaar met één applicatie voor het jaarrekeningen samenstellen of boekhouden of gebruik je voor verschillende klantgroepen ook verschillende applicaties? En stem je jouw verschillende werkzaamheden daarbij af op je doelgroep? Of ga je nog steeds voor ogenschijnlijk ‘efficiënt’, in plaats van effectief én efficiënt*?
Terug naar dat ‘Audition-bolwerk’. Als het goed is, heb ik je op zijn minst aan het denken gezet over het gebruik van meerdere, kleinere applicaties, om zo tot een totaalpakket te komen. Omdat ogenschijnlijk efficiënt, niet altijd effectief betekent. Ja toch? Mooi! Ga ik nu aan de hand van twee voorbeelden uitleggen, hoe je software af kunt stemmen op twee fictieve, verschillende klanten.
Voorbeeld A:
Je hebt een groep middelgrote handels b.v.’s in je portefeuille. Er is sprake van voorraadbeheer en ordermanagement. Een directe bankkoppeling is een vereiste en we willen graag elektronische factureren ontvangen en elektronisch factureren. Verder wil je digitaal deponeren en sturen op klantspecifieke tussentijdse KPI’s die je met klant hebt vastgesteld.
In het geval van voorbeeld A heb je een rapportgenerator nodig die een taxonomie van een middelgrote b.v. aan kan. Je kiest dan waarschijnlijk voor CaseWare of Audition. Het boekhouden en voorraadbeheer kan jij (of je klant) mooi bijhouden in de ERP versie van AFAS Profit. De bankkoppeling is tegenwoordig een no-brainer, ongeacht de grootte van een onderneming. Aan de leveranciers die de facturen aan jou nog niet in elektronisch ubl-formaat sturen, vraag je dit voortaan wel te doen en mocht dit echt niet mogelijk zijn, maak je gebruik van een service als die van go2ubl, die je factuur-pdf omzet naar een ubl-bestand. Verder maak je een klantspecifiek dashboard aan in Visionplanner, waarbij je direct stuurt op alle door de klant en jou belangrijk gevonden kpi’s.
Voorbeeld B:
Je hebt een groep ZZP’ers in je portefeuille. Ze zijn een kolommenbalans aan het einde van het jaar gewend en een fiscale aangifte die voor ze gedaan wordt. Ze zijn altijd hun bonnetjes kwijt, vragen veel aandacht, maar mogen je eigenlijk niets kosten.
Deze klant geef je natuurlijk geen dure ERP-applicatie. Kies liever iets dat makkelijk te begrijpen is en er overzichtelijk uit ziet, zoals Yuki. Je kunt meteen al indruk maken, door de contactmomenten die je klant met je zoekt, te versterken met een beschikbaar standaard dashboard vanuit Visionplanner. Hoef je dus geen tijd in te stoppen om te ontwikkelen, maar biedt wel meteen meer inzicht dan een kolommenbalans voor een klant. Het probleem met bonnetjes los je op door een scan-en-herken oplossing als DizzyData te gebruiken: fotootje van het tankbonnetje en klaar is je klant! Hoef jij bovendien niet meer te gaan slepen met een papieren ordner waarin je die bonnetjes bewaard, nadat je ze geperforeerd hebt en één voor één in diezelfde ordner hebt gestopt. Want daar heb je helemaal geen tijd voor.
De oplettende lezer zal het al opgemerkt hebben: twee verschillende klantkleuren, waarbij je voor iedere klant kunt kiezen wat het beste aansluit bij zijn onderneming. Door de juiste applicatieingrediënten te kiezen voor je klant, bespaar je tijd en kosten, mijd je onnodige ballast en heb je ruimte in je agenda om andere werkzaamheden op te pakken, zoals het in simpele woorden aan je klant uitleggen wat er op die kolommenbalans staat, zonder daar allerlei vaktermen voor te gebruiken. Jij blij, klant blij!
*zie blog 3’- efficiënt of effectief winkelen?
Auteur: Niels Kamerling, consultant bij Visionplanner.
Geef een reactie