Marcel Spoelstra: Lasercutie: executie met laserprecisie

Ik ben een implementeerder. Ik krijg dingen voor elkaar en dat lukt, omdat ik, naast het hebben van  doelstellingen, ook gemotiveerd ben en moed toon. Eigenschappen die succesvolle ondernemers wel hebben, maar doorgaans accountants niet. Ik volg 9 stappen die ik geleerd heb van Rob Nixon van Proactive Accountants Network. Hij noemt het LASERCUTIE: executie met de precisie van een laser: Motivatie, Koop in, Planning, Key projecten, Op tijd, Thema’s, Visual management, Aansprakelijkheid en Coaching.

1 – MOTIVATIE
U moet starten met WAAROM u iets wilt implementeren. Mensen worden namelijk doorgaans gemotiveerd om iets te realiseren of iets te bereiken. Als u al 100% tevreden bent met uw praktijk, dan zal u niets nieuws implementeren. Wat ik doorgaans waarneem bij collegae is apathie tegen veranderingen. Hun perceptie is dat alles wel ok is, dat het wel lekker comfortabel is. En dan sluipt weerstand binnen. U moet eerst bepalen WAAROM u iets anders wilt. En de ervaring leert dat er minimaal 8 WAAROM-redenen zijn:

1. Cashflowverbetering;
2. Risicobeperking;
3. Winstgevendheidverbetering;
4. Teamontwikkeling;
5. Cliëntrelatie-onderhoud;
6. Persoonlijke ontwikkeling;
7. Omzetgroei;
8. Levensstijlverbetering etc. 

Bepaal uw WAAROM-redenen en start met de uitvoering.

2 – KOOP IN
Als u iets nieuws wilt introduceren, leg het dan aan uw team uit en vraag dan direct op de man af of hij zij mee doet. Het hebben van afhakers binnen uw team is niet erg, als u dat maar vooraf weet. Nieuw personeel weet niet beter en kent alleen de nieuwe aanpak. Ondergeschikten zullen u doorgaans volgen als makke schapen. Maar de vennoten is een ander verhaal. Ieder heeft zo zijn eigen agenda. Om te zorgen dat iedereen op dezelfde bus zit, kan niet worden volstaan met een presentatie. Meerdere malen bijeenkomsten houden en eventueel kennis inkopen, is de enige remedie. En als u de kennis niet heeft,  schroom dan niet die in te kopen. Dat heb ik ook gedaan. Waarom gaan experimenteren als er al bewezen methodes zijn? Rob Nixon noemt dat overigens Riplicate en duplicate. Overigens vermoed ik al dat een aantal lezers van mijn blog dat doen. Vijftig procent van de bezoekers van de website van Spoelstra & Scherer zijn andere accountantskantoren (wees niet bang ik zal de namen niet publiceren).

3 – PLANNING
Als u en uw personeel gaan brainstormen over wat er verbeterd kan worden en hoe de ideale praktijk er uit ziet, komt u, geloof het of niet, met lijst van wel 100 zaken die aangepakt kunnen worden. Het is zaak om alle dingen in een overzicht te brengen. Mijn plan past op een A3 en bevat alle zaken van mijn onderneming. Ik kijk er periodiek na en handel hier iedere dag naar.

• Hoe vaak zit u met uw voeten op uw bureau en komt u met nieuwe ideeën?
• Hoe vaak surft u op internet op zoek naar nieuwe ideeën?
• Hoe vaak organiseert u met uw personeel een uitje om een planning sessie te houden?

Zo’n innovatiedag waarvoor het gehele team is uitgenodigd en word aangemoedigd om met nieuwe ideeën te komen, is goud waard. Zij raken super gemotiveerd en de resultaten zullen verbeteren.

4 – KEY PROJECTEN
Als u alle ideeën hebt verzameld, is het zaak ze te categoriseren. Bijvoorbeeld: marketing, verkopen, logistiek, cliëntenservice, diensten etc. Ieder project is ingedeeld, importantie is bepaald, geplande einddatum is vastgesteld.

Proactive Accountants Network heeft de Accountants Strategy Map. Dat is een lijst met 390 projecten ingedeeld in tien belangrijke onderdelen. Alle projecten zijn al een keer gedaan door andere kantoren en hebben bewezen succesvol te zijn. Als u drie projecten per maand doet, bent u dik tien jaar bezig alles uit te voeren. Als u uw lijsten met projecten hebt samengesteld, is het ook makkelijker de juiste personen hiervoor aan te stellen. En iedere project krijgt een verantwoordelijke die rapporteert over de vorderingen.

5 – OP TIJD
Alleen motivatie, inkoop van kennis en een plan is niet voldoende volgens Michael Gerber, schrijver van The E-Myth accountant. Werk regelmatig en stipt op tijd. Blok tijd voor ontwikkeling van nieuwe zaken en focus daarop.

Een goed voorbeeld is het schrijven van dit blog. Dat kost de nodige tijd, maar die maak ik vrij. Ieder project heeft tijd nodig. En reserveer daarvoor tijd in de agenda, zodat het niet besteed kan worden aan werk voor cliënten. Dat is ook belangrijk,  maar is nooit een excuses om niets te doen. U moet rustig kunnen werken, geen cliënten, personeel, leveranciers en geen onderbrekingen. Bij mij komen de beste ideeën doorgaans niet binnen kantoortijd. Ik heb echt medelijden met collega Marco voor het uiten van die ideeën ‘du moment’ als hij op kantoor komt. En als u het lastig vindt gehele dagen te blokken, blok dan halve dagen, ochtend of middag en voer dit op. Des te meer tijd u als accountant besteed aan uw zaak des te meer doelen u realiseert.

6 – THEMA’S
Ieder kwartaal moet in het teken staan van een thema en worden medegedeeld aan uw personeel. Het thema kan intern of extern zijn. Intern moet u denken aan: grote schoonmaak, onderhoud aan systemen of werkwijze. Extern kan in het teken staan van cliënten en richten op verbetering van hun cashflow, winstgevendheid, groei etc. Maar het belangrijkste is dat u plezier hebt en dit deelt met uw personeel en uw cliënten. Een thema mascotte of poster levert een leuke discussie met uw cliënt op als die uw kantoor bezoekt en dit ziet. Ervaar het zelf.

7 – VISUAL MANAGEMENT
En als u uw projecten, thema’s, doelen en plannen hebt, verberg deze dan niet in een rapport, bestand of spreadsheet. Maak ze zichtbaar en gebruik whiteboards, posters, plakborden of gebruik een scheepsbel. Ja, u leest het goed: een bel. Die luiden wij iedere keer als we een nieuwe klant hebben gescoord. Onze centrale ruimte is de ‘missioncontrol room’. Daar gebeurt het. Normaliter is dat de ‘board room’ maar dat is meestal bij vele een ‘bored room’. Niet bij ons, het is door visuele elementen direct duidelijk waar wij mee bezig zijn.

8 – AANSPRAKELIJKHEID
Als ieder persoon zijn eigen doelen en tijdschema heeft, dan kunnen zij verantwoordelijk worden gehouden voor die doelen en tijdschema’s. Als u iemand aansprakelijk wilt houden, moet u ze ook de bevoegdheid geven die daarbij horen. Wij houden dagelijks om 10.10 uur op kantoor een staande vergadering van 45 seconden per persoon. Wij noemen dat de 10@1010. Ieder persoon komt met een drietal antwoorden op de volgende vragen:

1. Wat houdt je bezig (m.a.w. wat ga je vandaag doen)?
2. Wat zijn je parameters (m.a.w. wat zijn de getallen of uitkomsten waar je je vandaag op richt)?
3. Waar loop je op stuk (m.a.w. heb je hulp nodig)?

Wekelijks houden we een managementmeeting van 50 minuten en ook een maand-, kwartaal- en jaarsessie. Als mensen regelmatig hun doelen niet halen, dienen naar alternatieve oplossingen gezocht te worden waaronder een stukje coaching. Of in het uiterste geval op zoek naar mensen die wel hun doelen kunnen halen. Laten we eerlijk zijn, we zijn allemaal in meer of mindere mate lui. Als we iets kunnen uitstellen, dan doen we dat. Een als we geen verantwoording hoeven af te leggen, dan doen we het ook niet. Dat is menselijk.

Er zijn slechts weinig mensen die genoeg zelfdiscipline hebben om uit te voeren wat ze zeggen te gaan doen en zonder interventie van anderen. Dat geldt ook voor mij. Zo had ik toegezegd met een klassieke auto deel te nemen aan een autofestival. Ieder weekend heb ik zitten sleutelen aan de auto. Ik heb zelfs een cursus Japans moeten volgen om de handboeken te kunnen begrijpen. Niet dat ik het altijd leuk vond, want uit elkaar halen is eenvoudiger dan in elkaar zetten. Waarom deed ik het? Omdat ik aansprakelijk was jegens mijn familie die reeds passende kledij voor het concours elegance had gekocht. En het wonder geschiedde, zonder technische kennis kreeg ik met veel doorzettingsvermogen de auto net op tijd af. En als bekroning won ik nog een prijs voor beste auto. En het werkt verslavend, dat restaureren. Tot overmaat van ramp staat de gehele garage nu vol met klassiekers.

Bedenk goed: als u iets wilt bereiken, dan moet iemand u stimuleren, iemand waar u verantwoording aan moet afleggen. Proactive heeft een vergelijkbare coaching club. Deelnemers zijn aansprakelijk voor hun coach en andere deelnemers en daarom realiseren zij hun doelen.

9 – COACHING
Sinds ik Rob Nixon en zijn team ontmoet heb, ben ik meer bewust dat iedere ondernemer en dus accountants een coach nodig heeft. De beste sporters hebben een coach,de beste ondernemers hebben een coach. Het is eenzaam in het bedrijfsleven en zeker aan de top. U hebt ondersteuning nodig om op de juiste koers te houden, te steunen, motiveren. Ook Rob Nixon heeft zijn coaches. Ik heb ze mogen ontmoeten.  Alan Weiss, Paul Dunn, ze zijn allemaal experts op hun vakgebied.

Voor implementatie van hervormingen is groepscoaching het beste. Met als reden dat doorgaans accountants geen verantwoording hoeven af te leggen behoudens aan hun zelf. De groep fungeert als een raad van bestuur met een voorzitter. Binnen een groep is het dan voor een individu gênant te moeten erkennen dat hij niet heeft uitgevoerd wat hij had beloofd. Met andere woorden: u bent meer gemotiveerd dit te voorkomen en daardoor gaat u beter presteren.

Bedenk goed dat iemand anders, ergen anders, al heeft gedaan wat u wilt gaan doen. Wees niet zo eigenwijs om te denken dat u alles weet. Huur experts in die met een frisse blik kijken naar uw onderneming. De implementatie is korter en succesvoller. Als u het gebruik of inrichting van uw software wilt verbeteren, huur dan een software consultant. Als u uw communicatie vaardigheden wilt verbeteren, huur dan een communicatie coach. Als u uw conditie wilt verbeteren, huurt u een  conditiecoach. Als u uw kantoorprestaties wilt verbeteren en uw werkwijze wilt verbeteren, huurt u Rob Nixon of( goedkoper) mij in. Wij zullen u de fijne en bewezen methodiek van Proactive Accountants Network leren. En wie weet wint u dan volgend jaar de Nationale Accountancy Award.

Bezoek onze stand op de Accountancy Vanmorgen dag op 9 december 2015 en ga de uitdaging aan voor 2016!

Marcel Spoelstra is registeraccountant en partner bij Accountantskantoor Spoelstra & Scherer en Benelux-vertegenwoordiger van het Proactive Accountants Network (www.proactiveaccountants.nl). Hij is voorloper in digitalisering van accountantskantoren en gespitst op slim, efficiënt en klantgericht werken. Daarover schrijft hij op www.marcelspoelstra.nl.