Marcel Spoelstra: Maak het beste van 2016 in slechts zeven stappen!

Net na de jaarwisseling is menig kantoor in een onbewuste automatische piloot toestand. De partners en managers zijn bezig om al het onderhanden werk uit te factureren. Daarbij komen de beoordelings- en salaris besprekingen. En al snel zijn de eerste drie weken voorbij. De rest van het kantoor heeft voor de jaarwisseling geen cliënten benadert om ervoor te zorgen dat alle gegevens op tijd aanwezig zijn voor de BTW-aangiften of de start van de loonadministratie. Gevolg: het gehele kantoor loopt binnen een maand achter de feiten aan en het zal lastig zijn de eerder geformuleerde negen doelstellingen te realiseren.

Maar, het hoeft niet weer zo te gaan als u de volgende uitgangspunten in gedachten neemt:

• Neem maatregelen zodat dit jaar alles beter verloopt
• Bedien uw cliënten beter en verleen betere service
• Vind kansen voor nieuwe projecten

Hoe is dat mogelijk, hoor ik u zeggen. Door de methodiek en oplossingen van Rob Nixon van Panalitix (voorheen Proactive Accountants network) toe te passen. Ik heb dit de afgelopen twee jaar met succes toegepast en hierover geblogd.

Is het jaarwerk niet evenredig verdeeld over het kalenderjaar? Zijn er maanden met werkpieken of zelfs gaten? Waarom staat u dat toe? Omdat het altijd zo gaat? De oplossing is simpel. Plan al het werk beter (voor zover u dat überhaupt hebt gedaan), verdeel al het werk, op basis van ervaring, gelijkmatig over de maanden en communiceer duidelijk met uw cliënten wanneer u kunt en wenst te bedienen. Als een cliënt weet in welke maand zijn jaarcijfers worden opgesteld en zijn aangifte wordt verzorgd, is hij niet verrast wanneer u een maand eerder vraagt om de administratie aan te leveren.

Een andere belangrijk punt is dat u die cliënten identificeert die vroegtijdig hun jaarwerk kunnen aanleveren. Meestal zijn dit de vlijtige ondernemers die goed georganiseerd zijn of zij die voor de bank hun jaarcijfers moeten inzenden. Maak afspraken met ze wanneer de informatie te ontvangen en assisteer ze met het vergaren door Prepared By Client lists en andere checklists te verschaffen. Het mooiste is als u dit op elektronische wijze vergaart. Een goed voorbeeld is de koppeling tussen CaseWare en PinkWeb.

Aanvullend voert u per cliënt zeven stappen uit waarmee u de cliënt beter bedient en u betere cijfers haalt: 

1. Implementeer de 18 staps workflow aanpak en communiceer dit met uw cliënten. Hiermee verkrijgt u de leiding en controle over uw werk. Vergeet niet dat de cliënt een vlotte doorlooptijd ervaart als een mate service kwaliteit.
2. Leer hoe u uw samenstel & aangifte werk vooraf kunt prijzen en factureren door middel van Value Pricing en stap af van uurtje – factuurtje. Cliënten willen geen verassing achteraf, maar zekerheid vooraf. 
3. Presenteer op grafische wijze de resultaten van de afgelopen drie jaar, analyseer deze cijfers met de PAN groeiformule en toon inzicht de kasstromen door middel van grafisch SHBM-overzicht. Dit effent de weg voor een goed adviesgesprek met toegevoegde waarde. 
4. Verbind de (online) administratie met een dashboard, zodat de cliënt naast de jaarcijfers op balansdatum ook gedurende het jaar zijn cijfers kan inzien. Niet alle cliënten zullen dat doen, maar ze hebben allemaal de mogelijkheid. Bovendien ontneemt u hen de veel gehoorde kritiek dat zij geen inzicht hebben. 
5. Houd met iedere cliënt een bespreking, inventariseer zijn wensen en doelstellingen en bepaal hoe u hem daarbij kunt helpen. Gebruik Rob’s 12 staps interviewtechniek. Niet iedere cliënt wenst hulp. Dat is niet erg, maar een accountant die geen hulp biedt wel. 
6. Presenteer de uitkomsten in een actieplan. Gegarandeerd dat dit altijd nieuw (advies) werk oplevert. Een autodidactische cliënt doet het zelf, maar gelukkig beschikt u over meer kennis van zaken en bovendien kunt u hen sneller helpen doordat u meer ervaring heeft. 
7. Verwerk de uitkomsten van het plan in een prognose van de winst- en verliesrekening per maand. Opgesteld en gevisualiseerd in een dashboard hoe de komende 12 maanden eruit zullen of kunnen zien. Hiermee maakt u cijfermatig materiaal voor cliënten begrijpelijk. 

Dit zijn nog maar een paar technieken die u kunt toepassen om uw kantoor te verzekeren van een voorspoedig 2016. Maar de grootste uitdagingen liggen elders. U moet de stap nemen iets te willen veranderen! Doet u niets dan gebeurt er ook niets!

Marcel Spoelstra is registeraccountant en partner bij Accountantskantoor Spoelstra & Scherer. Hij geeft lezingen en cursussen voor accountants. Daarnaast adviseert hij accountants op het gebied van ICT en andere innovaties binnen accountancy. Aanhanger van het gedachtegoed van Proactive Accountants Network. Marcel Spoelstra houdt een blog bij op www.marcelspoelstra.nl.