Het aanbod van software voor digitaal dossierbeheer met ondersteuning van werkprogramma’s is beperkt. Dat is één van de conclusies uit de 2016-versie van het rapport “Digitaal dossierbeheer en werkprogramma’s”, uitgebracht door onderzoeksbureau GBNED.
Binnen een accountants- en administratiekantoor worden voor klantadministraties gebruik gemaakt van boekhoudpakketten, salarispakketten en fiscale aangiftesoftware. Daarnaast is er rapportagesoftware (al dan niet als onderdeel van een boekhoudpakket) voor het samenstellen van de jaarrekening. Binnen al deze systemen vindt registratie plaats van gegevens en wordt er informatie verschaft voor uitvragende partijen.
De intermediair moet zijn uitgevoerde werkzaamheden om te komen tot een rapportage kunnen verantwoorden. Hiervoor maakt hij steeds meer gebruik van digitaal dossierbeheer in combinatie met werkprogramma’s.
Accountants hebben te maken met richtlijnen van de NBA, onderverdeeld naar assurance-opdrachten en aan assurance verwante opdrachten (samenstellen, etc.). Een en ander uitgewerkt in de Nadere voorschriften controle- en overige standaarden (NV COS), zoals de COS 4410 voor samenstelopdrachten. Verder is een accountant gebonden aan de VGBA (Verordening gedragscode). De NOAB biedt haar leden een kwaliteits- en kantoorhandboek aan. Op basis hiervan zijn de zogeheten standaarden processen en werkwijze inzake convenanten NOAB ontwikkeld. Deze handleiding is de basis van afspraken die NOAB maakt met de uitvragende partijen. NOAB-leden kunnen ook gebruik maken van de door NOAB gesloten convenanten: onder meer Horizontaal Toezicht, digitale aanlevering publicatiejaarrekeningen Kamer van Koophandel alsmede ook de elektronische indiening van de kredietrapportages.
Het rapport “Digitaal dossierbeheer en werkprogramma’s” besteedt enerzijds aandacht aan (modellen voor) werkprogramma’s die beschikbaar gesteld worden door de verschillende (kantoor- en branche)organisaties en anderzijds aan software voor ondersteuning van werkprogramma’s, relatie- en digitaal dossierbeheer in relatie tot controle- en samenstelwerkzaamheden. Tot slot wordt aandacht geschonken aan beschikbare software ter ondersteuning van auditactiviteiten voor betreffende werkzaamheden.
Het rapport is voorzien van een uitgebreide checklist met meer dan 100 functionaliteiten en eigenschappen, onderverdeeld naar:
- relatiegegevens,
- algemene dossier-/opdrachtgegevens en ondersteuning dossiersoorten,
- de uitvoering van opdrachten,
- beveiliging,
- planning & voortgang, faciliteiten rondom werkprogramma’s,
- auditfuncties,
- correspondentie,
- rapportages,
- archivering,
- documentbeheer,
- koppelingen met andere systemen en integratie met een office omgeving.
Ook komen aspecten aan de orde als: support, installatiemodel & techniek, implementatie, kosten en gebruikersaspecten. Hierdoor kan de lezer van het rapport een gedegen vergelijking maken tussen de software die aangeboden wordt, aldus Gerard Bottemanne van GBNED.
Zeven leveranciers met standaard software op het gebied van digitaal dossierbeheer en werkprogramma’s hebben voor hun toepassingen de geboden functionaliteit en eigenschappen ingevuld op basis van de checklist.
Het rapport gaat ook in op de nieuwe standaard COS 4410 voor samenstelopdrachten vanaf 2016, uit te voeren door accountants.
Enkele conclusies die onderzoeksbureau GBNED heeft opgemaakt uit het rapport zijn:
- Het aanbod van software voor digitaal dossierbeheer met ondersteuning van werkprogramma’s is beperkt. Slechts zeven leveranciers leveren dergelijke software, specifiek gericht op de accountancy.
- Niet alle leveranciers ondersteunen de standaard werkprogramma’s van Auxilium, Extendum, Fiscount, NOAB en Novak.
- De hiervoor genoemde vak- en brancheorganisaties hanteren onderling geen uniform formaat om werkprogramma’s uit te wisselen met betreffende softwareleveranciers.
- SBR/XBRL heeft (nog) geen invloed op de huidige werkprogramma’s.
- Er is door leveranciers aandacht voor risico gericht samenstellen, met name in de zin dat per opdracht werkprogramma’s zijn samen te stellen (op basis van significante aangelegenheden).
- Op het gebied van documentbeheer valt nog een behoorlijke verbeterslag te maken. Zo ontbreek een zoekfunctie in gekoppelde documenten in de meeste software. En voor het afschermen van geheime documenten wordt verwezen naar het niveau van het Windows bestandssysteem, niet echt gebruikersvriendelijk volgens GBNED.
Het complete rapport “Digitaal dossierbeheer en werkprogramma’s 2016” is (gratis) op te vragen via www.ictaccountancy.nl.
Geef een antwoord