Informatie is de sleutel naar verbreding en verdieping van de dienstverlening: maatwerkkengetallen voor de onderneming, estate planning voor de ondernemer, slimme en efficiënte audits in de assurancepraktijk en afscheid van uren x tarief. Joanknecht & Van Zelst maakt echte stappen in deze richting.
De kreten zijn niet nieuw: de accountant moet meer adviseren. Maar hoe? Volgens de meest recente marktverkenningen neemt de adviesomzet van accountantskantoren percentagegewijs nauwelijks toe. Maar er gebeurt wel iets anders. Joanknecht & Van Zelst is daarvan een voorbeeld, winnaar van de Exact Cloud Award voor innovatie. Op bezoek bij het Eindhovense kantoor valt een ding al meteen op. Weinig papier en nauwelijks kasten met opbergmappen en ordners. Om bij de klanten van Joanknecht & Van Zelst te beginnen: daar werkt het kantoor met vaste prijzen. Standaarddiensten rond accounting, assurance en fiscale aangiften worden tegen vaste prijzen afgesproken. Incidenteel advies gaat gewoon volgens uren x tarief. Voor de ondernemer betekent dat nooit verrassingen, voor het kantoor betekent dat de uitdaging om niet op declarabele uren, maar wel bijvoorbeeld op doorlooptijden te sturen. Hoeveel collega’s werken aan een opdracht? Hoe ver is de opdracht? Voldoet de opdracht aan de kwaliteitsnormen? Blijft de opdracht binnen het afgesproken budget? Dat zijn volgens Joris van Dijk RA, mede-architect achter het digitale model van het kantoor en Marco Verhagen RA, directievoorzitter van Joanknecht & Van Zelst, de uitdagingen waar het kantoor iedere keer voor staat.
Joanknecht & Van Zelst
Een middelgroot regionaal kantoor, met vooral klanten in de regio groot Eindhoven, Den Bosch, Tilburg enWaalwijk. Van oudsher georiënteerd op familiebedrijven en daarmee op de DGA-praktijk. Met als disciplines accountancy, assurance, belastingadvies en corporate finance en financieel-juridisch advies. ‘De dienstverlening wordt geleidelijk aan wel breder,’ zo vertelt Joris van Dijk.
Financiële gegevens zijn de basis
Joris van Dijk RAAls voorbeeld van een ontwikkeling binnen de accountancydiscipline: In het verleden zorgde de onderneming zelf voor zijn boekhouding. Dat is nu aan het veranderen. Van het checken en zo nodig corrigeren van journaalposten door de accountant is nu de ontwikkeling gaande naar het overnemen door de accountant van de financiële functie van de MKB-onderneming. Met moderne cloudoplossingen en het steeds meer automatiseren van het boekhoudproces kan dat ook. ‘Dat vraagt een samenspel tussen de ondernemer en de dienstverlener,’ stelt Joris. Procesinnovaties in de administratieve keten faciliteren deze ontwikkelingen. Procesinnovaties houden echter nooit op. Een kantoor moet er dus altijd mee bezig zijn en blijven. Deze innovaties worden niet alleen in accountancy toegepast, maar net zo goed in bijvoorbeeld assurance en bij diensten rondom estate planning.
Accountancywaardeketen
Marco Verhagen RABij Joanknecht & Van Zelst is binnen de accountancydiscipline de accountancywaardeketen als uitgangspunt centraal gesteld. ‘Wat moet je doen om beslissingen van de ondernemer cijfermatig te kunnen ondersteunen en onderbouwen? Hoe krijgen we die informatie boven water? Welke rollen hebben we daarvoor nodig binnen het kantoor? Welke karakters passen daarbij?’ Marco Verhagen vult aan dat dit ook consequenties heeft voor de mindset van de medewerkers en de partners binnen het kantoor.
Daarvoor heeft het kantoor in de accountancydiscipline haar interne organisatie en processen in de volgende fases ingedeeld:
- database- en applicatie-ondersteuning,
- transactieverwerking en embedded controls,
- rapporteren en verantwoording,
- data-interpretatie en controlling,
- advies en beslissingsondersteuning.
Het is binnen Joanknecht & Van Zelst niet meer de gewoonte dat iedereen – bij wijze van spreken – alle voorkomende werkzaamheden uitvoert. Medewerkers en partners hebben ieder hun eigen keuze moeten maken. Wat wil je doen? Oude functielabels zoals assistent accountant, junior, senior accountant e.d. zijn overboord gegooid. Die labels geven immers niet aan wat iemand doet. In de eerste schakels van de keten vinden we de technici, de IT’ers. Technische mensen die ook klanten behulpzaam moeten kunnen zijn bij de implementatie van nieuwe administratieve systemen en ook kunnen denken in processen en de financiële aspecten ervan. In de tweede en derde schakel zien we vooral de – min of meer – traditionele AA’s en RA’s. Zij kijken vooral vanuit een monitoringrol. Bij de vierde schakel komen ook de bedrijfseconomen en de controllers nadrukkelijk in beeld. Mensen die meer denken vanuit processen en informatievraagstukken dan vanuit de jaarrekening. Uiteindelijk allemaal gericht op de laatste schakel: het kunnen ondersteunen van de klant bij het nemen van beslissingen aangaande zijn onderneming.
Veranderende populatie
Voor het kantoor betekent dit dat geleidelijk de populatie binnen het kantoor van karakter verandert. Minder accountants en meer IT’ers, bedrijfseconomen en mensen met een controllingachtergrond.
Joris van Dijk vindt het logische ontwikkelingen. ‘De jaarrekening vormt nog altijd een groot deel van het werk, maar is over een paar jaar wel embedded in financiële systemen. Updates van Caseware schuiven steeds meer richting SBR. BW 2 titel 9 verdwijnt straks in de techniek.’
Marco Verhagen vult dit aan door te stellen dat ‘Accountancy een in de kern bedrijfseconomisch geschoeide opleiding is. Door het compliancedenken van de afgelopen jaren is dat wel naar de achtergrond verschoven. Wij brengen het hier weer graag weer naar voren. Uiteraard met aandacht voor kwaliteit en wet- en regelgeving.’
Dynamiek van de onderneming
De stap die Joanknecht & Van Zelst wil maken is om als kantoor echt te kunnen aansluiten op de agenda van de ondernemer en de onderneming. ‘Bij een DGA is de dynamiek veel groter dan alleen het financiële,’ stelt Marco Verhagen. Wat we als accountantskantoor dan moeten bieden zijn ondernemingsspecifieke KPI’s, echte business analytics. Die worden geboden door de in Exact Online aanwezige financiële informatie verder te ontsluiten met behulp van Qlik Sense. Het hogere doel is adviesgesprekken met relevantie voor de klant, de ondernemer en daadwerkelijk beslissingsondersteunende informatie aanreiken.
Wat de klant ervan merkt is dat hij op een andere manier aandacht krijgt. Echt in gesprek gaan op basis van instant informatie, prognosetools en daarmee stuurinformatie. Dashboards kunnen inzicht geven in groei of stagnatie, in andere financieringsbehoefte en aanleiding geven om dit onderwerp bij de ondernemer te agenderen. Het kantoor heeft hiervoor ook eigen specifieke toepassingen in Excel ontwikkeld, die één op één informatie ophalen uit Exact Online en Caseware. Een gesprek over de investeringsvraagstukken van een bedrijf wordt zo een stuk beter gefaciliteerd.
Het kantoor toetst dit door jaarlijks bij een aantal klanten klanttevredenheidsonderzoeken uit te voeren, om zo te kunnen zien of de eigen intenties ook daadwerkelijk worden gerealiseerd. Daaruit blijkt volgens Joris van Dijk zonneklaar dat klanten deze benadering op prijs stellen.
Wanneer een kantoor al deze trajecten goed op orde heeft ontstaat nog een ander voordeel. ‘Niet alleen is de informatie dan op tijd en actueel voor de ondernemer beschikbaar, het realtime werken heeft ook nog eens als voordeel dat pieken binnen het kantoor – bijvoorbeeld rond de verwerking van BTW-aangiften en het samenstellen van jaarrekeningen – kunnen worden voorkomen of verminderd,’ zo stelt Joris van Dijk. Dat betekent dat er binnen het kantoor een veel betere grip is op de interne processen en de voortgang van de diverse werkzaamheden ten behoeve van de klant.
Waardeketen ook voor andere disciplines
Marco Verhagen geeft aan dat soortgelijke ketens als de accountancywaardeketen ook ontwikkeld worden voor de andere disciplines zoals assurance, belastingadvies, corporate finance en financieel-juridisch advies. ‘Systematisch moet je dat op een vergelijkbare manier kunnen invullen, met natuurlijk op de verschillende onderdelen andere expertises. Nu is de ondersteuning van die verschillende processen nog versnipperd, daar willen we ook meer structuur in aanbrengen.
Uiteindelijk willen we de ondernemer op maat van zijn individuele onderneming ondersteunen en verdieping geven, echt aansluiten op het ambacht van de ondernemer. Industry Solutions van Exact zijn voor ons een goed hulpmiddel om detailinformatie inzichtelijk te maken voor onze klanten. Op basis van cijfers kijken wat relevant is voor de dga en de onderneming. Door het goed inrichten en implementeren van de systemen bij de onderneming, het in samenspraak met de ondernemer definiëren van relevante kengetallen, het ontsluiten hiervan in een dashboard en daarover het gesprek kunnen aangaan met de ondernemer. Wij zoeken nadrukkelijk een rol in deze trajecten bij onze klanten.
Geef een reactie