NVKS krijgen handreiking voor kleinere kantoren

De Tijdelijke commissie NVKS heeft haar rapport met aanbevelingen over verduidelijking van de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS) aangeboden aan het Adviescollege Beroepsreglementering (ACB) van de NBA. De rapport is gegoten in de vorm van vragen en antwoorden over de nieuwe regelgeving. Het ACB gaat die nu verwerken in een handreiking.

In het rapport geeft de commissie een toelichting op de NVKS in 24 vragen en antwoorden. Daarin wordt onder meer toegelicht wat nieuw is in de NVKS en wat de kwaliteitsambitie en het kwaliteitssysteem inhouden. Het rapport geeft aan dat kleine kantoren geen kwaliteitsbeleid hoeven vast te leggen, maar wel een kwaliteitsambitie moeten formuleren en evalueren. Verder wordt toegelicht welke personen wel en niet meetellen bij het bepalen van het maximum van vijf werknemers om in aanmerking te komen voor het verlichte regime voor kleine kantoren.

Handreiking

Op basis van het rapport gaat het ACB besluiten om al dan niet nadere ‘guidance’, primair gericht op de kleinere accountantskantoren, op te nemen in de NVKS. “Tijdens de bespreking van het rapport op 2 november heeft het ACB geconcludeerd dat het goed is om deze guidance uit te brengen in de vorm van een handreiking.”
Met name kleinere kantoren blijken behoefte te hebben aan verduidelijking van de NVKS. Het ACB vindt dat daarbij alleen sprake moet zijn van het uitwerken van enkele praktische vraagstukken. Onderwerpen die al in de toelichting op de NVKS zijn uitgewerkt, moeten niet worden herhaald en kantoren moeten bij de implementatie nadenken over hun kwaliteit. “Een NBA-handreiking kan daarbij een nuttig hulpmiddel zijn, maar voorkomen moet worden dat het tot sjabloonmatig gedrag gaat leiden.”

Geen afvinkoperatie

Wel wil het ACB terughoudend zijn met het invullen van de voorschriften. “Het doel is om heldere regelgeving op te stellen die relatief eenvoudig toegankelijk en toepasbaar is. Dat is ook één van de redenen om nieuwe regelgeving breed te consulteren. Daar heeft iedereen de kans om vragen te stellen die kunnen leiden tot aanpassing van regelgeving en toelichting. Kennis nemen van een handreiking is immers nooit een vervanging voor het lezen en toepassen van de betreffende regelgeving.” Nieuwe regels zijn een goede aanleiding om het eigen handelen te evalueren, vindt het ACB. “Uiteindelijk is het doel van regelgeving niet het afvinken van vereisten maar het borgen van een goede beroepsuitoefening.”

Nader onderzoek

De commissie meldt vier kwesties die het ACB nader gaat onderzoeken. Die vallen buiten het kader van de opdracht van de commissie:

• Er is een verlicht regime voor kleine kantoren, bestaande uit maximaal twee eindverantwoordelijke accountants met daarnaast maximaal vijf medewerkers die betrokken zijn bij de opdrachtuitvoering of de bedrijfsvoering. Maar de plicht tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie geldt voor iedereen binnen het kantoor, aldus de commissie. “De tijdelijke commissie heeft diverse signalen ontvangen waaruit blijkt dat niet wordt begrepen dat dit criterium ook betrekking heeft op personen die niet zijn betrokken bij de opdrachtuitvoering, zoals een schoonmaakmedewerker.”
• Voldoet een kantoor niet meer aan de vereisten voor het verlichte regime, dan is onduidelijk per wanneer dat kantoor aan de reguliere richtlijnen moet voldoen. De commissie oppert de mogelijkheid van een overgangsjaar, zodat een kantoor vanaf het moment dat er meer dan vijf medewerkers zijn, voorbereidingen kan treffen om in het volgende jaar te voldoen aan de gehele NVKS. Kantoren die tijdelijk medewerkers inhuren, kunnen afwisselen wel en niet onder het criterium ‘klein kantoor’ voldoen. “De tijdelijke commissie lijkt het wenselijk om een bestendige lijn aan te houden bij de toepassing van een regime.”
• Het kwaliteitssysteem moet erop gericht zijn dat de eindverantwoordelijke accountant het definitieve opdrachtdossier uiterlijk twee maanden na de datering en ondertekening van de accountantsverklaring afsluit. Kantoren die onder het verlicht regime vallen, hoeven daaraan niet te voldoen. Kwaliteitsbepalers kunnen op een klein kantoor ook zonder procedures overzien of een dossier tijdig kan worden afgesloten, is de gedachte. “De vraag is of in de standaarden van de NV COS geregeld zou moeten worden dat een dossier tijdig moet worden afgesloten dan wel binnen twee maanden”, overweegt de commissie.
• Als de kwaliteitsbepaler zijn functie neerlegt, kan het kantoor geen NVKS-opdrachten meer uitvoeren. “Er zijn situaties denkbaar dat dit grote consequenties kan hebben voor de klant van de accountant of een derde belanghebbende. Het direct neerleggen van de opdracht is dan in strijd met de fundamentele beginselen
  ‘vakbekwaamheid en zorgvuldigheid’ en ‘professionaliteit’ uit de VGBA. De tijdelijke commissie vraagt zich af hoe een accountant moet handelen onder deze omstandigheden.”

Wijzigen regels onwenselijk

Het ACB is geen voorstander van het wijzigen van regels: “Bij het tot stand komen van de regelgeving zijn een aantal bewuste keuzes gemaakt, die nu ter discussie worden gesteld. In algemene zin denkt het ACB dat het wijzigen van regelgeving nog voordat deze breed wordt toegepast onwenselijk is wanneer het gaat om eerder bewust gemaakte keuzes. Dat neemt niet weg dat het ACB de opmerkingen van de commissie serieus wil bekijken. Kantoren die bezig zijn met de implementatie van de NVKS moeten zich vooralsnog baseren op de huidige regelgeving.”
Het ACB verwacht dat de concepthandreiking in de loop van december wordt gepubliceerd voor consultatie.