Efficiënter boekhouden met een bankkoppeling

Een bankkoppeling zorgt ervoor dat je bankafschriften dagelijks in de boekhouding terechtkomen. Zonder de bankkoppeling moet je zelf het digitale afschrift van de bank handmatig importeren in de boekhouding.

Hoe werkt een bankkoppeling?

Bij een automatische koppeling levert de bank de mutaties van de bankrekening aan voor het online boekhoudprogramma. Deze mutaties worden automatisch in het boekhoudprogramma geladen. Vervolgens worden deze transacties door het boekhoudprogramma herkend en klaargezet om verder verwerkt te worden.

Om deze afschriften automatisch te versturen naar de boekhouding moet er een samenwerking bestaan tussen de bank en de boekhoudsoftware, zodat de bank de bestanden kan aanleveren. De meeste online boekhoudprogramma’s hebben een automatische koppeling met de grote banken ING, Rabobank en ABN-AMRO. Soms is er ook een link met Knab of Bunq. Zowel op de website van de bank, als op die van het gebruikte softwarepakket, staat met welke banken er samengewerkt kan worden.

In de meeste situaties moet de koppeling via internetbankieren eenmalig worden goedgekeurd. In bepaalde gevallen wordt er nog om een schriftelijke bevestiging gevraagd voordat de bank de afschriften verzendt. Kijk op de website van bank en/of boekhoudsoftwareleverancier hoe dit precies gedaan moet worden.

Handmatig invoeren

Als er geen directe koppeling is tussen bank en boekhoudpakket, kunnen de bestanden ook handmatig gedownload worden via internetbankieren en weer geüpload in het boekhoudprogramma. Er bestaan verschillende bestandsvormen waarin de dagelijkse transacties van een zakelijke rekening gedownload kunnen worden:

• Het CAMT.053-bestand is een xml-formaat en geeft inzicht in de onderliggende transacties van de batches;
• Het MT940 is ook speciaal voor boekhoudprogramma’s maar iets minder uitgebreid dan CAMT, en dus kleiner en sneller te verwerken. Het importeren van een MT940 bestand duurt maar enkele minuten;
• Een CSV-bestand is een wat ouderwetse (basale) bestandsvorm, waarbij gegevens door komma’s of puntkomma’s zijn gescheiden zodat je ze kunt uploaden in een tabel;
• Een TXT-bestand is de online versie van het papieren afschrift.

Welke bestandsvorm je nodig hebt, verschilt per boekhoudpakket.

Instructies instellen

Zodra het juiste bestand in de boekhouding is geüpload, automatisch of handmatig, kun je de boekhoudsoftware bepaalde posten laten herkennen door instructies op bankregels in te stellen. Maandelijkse afschrijvingen, bijvoorbeeld van abonnementen, worden direct toegewezen aan de juiste grootboekrekening, waardoor het afschrift niet regel voor regel doorlopen hoeft te worden. Het elektronisch bankafschrift kan vervolgens doorgeboekt worden naar de financiële administratie, zodat de bank direct bijgewerkt is. Eventuele uit te zoeken posten kunnen op een later tijdstip uitgezocht worden en gewijzigd worden in de bankboeking. Een handig hulpmiddel hiervoor is de grootboekkaart.

Wat zijn de voordelen van een bankkoppeling?

• De boekhouding up-to-date
  Als dagelijks de ontvangsten en betalingen worden verwerkt, ontstaat daarna direct de behoefte deze transacties te koppelen aan bijbehorende facturen, of te verwerken als omzet of kosten. Dit betekent dat de bank direct up-to-date is. Lees hierover meer in de blog ‘Optimaal online: van kas- naar factuurstelsel‘.
• Tijdsbesparing
  Een bankkoppeling maakt boekhouden makkelijker, want zodra er eenmaal een instructie is gemaakt, worden transacties automatisch aan je administratie toegevoegd. Je hoeft ze alleen nog maar toe te wijzen. Het verwerken van de dagelijkse transacties wordt zo een klusje van een paar minuten.
• Cash-flow
  Je ziet meteen in de boekhouding welke facturen zijn betaald en je kunt automatisch betaalherinneringen sturen.
• De kans op fouten is gereduceerd
  Je zult geen betalingen meer over het hoofd zien. Ook worden er geen fouten meer gemaakt door verkeerd overtikken. Een goed boekhoudprogramma kan bijvoorbeeld ook omgaan met stornering van incasso’s en geweigerde opdrachten. Als klanten een eerder gedane betaling dus terugboeken, komt de originele factuur weer open te staan.
• Meer overzicht
  Natuurlijk kun je ook goede overzichten maken als je al je betalingen handmatig ordent, maar als dat al automatisch gaat, heb je meer tijd over voor het grote plaatje. Elke dag krijg je de laatste gegevens in je boekhouding. Dit geeft een ondernemer informatie om beter te onderhandelen en te anticiperen op de toekomst. Als boekhouder of accountant kun je beter advies geven.
• Betalingen vanuit het boekhoudprogramma
  Als er een automatische bankkoppeling is, kun je soms een inkomende factuur meteen vanuit je boekhoudprogramma betalen. De betaalopdracht staat in dit geval klaar bij de goed te keuren opdrachten in internetbankieren.

Heb je aanvullende vragen over een bankkoppeling? Stel je vragen gerust in het reactiescherm onder deze blog. Ik geef je graag een antwoord.

Mike van Egdom werkt bij de afdeling Partner Management van Wolters Kluwer Tax & Accounting Nederland