Op 1 januari 2025 stopt Hyarchis met de on-premise oplossing Unit4 Document Manager (Exact Document Manager). Als alternatief documentmanagementsysteem biedt Hyarchis een webbased variant aan. Voor accountantskantoren kan het verdwijnen van Document Manager nogal wat consequenties hebben. In dit blog gaan we daar uitgebreider op in. We laten zien wat het kan betekenen voor kantoren en welke kansen een nieuw DMS biedt.
Vanaf 31 december 2024 is Unit4 Document Manager niet meer beschikbaar als Windows-toepassing. Vanaf die datum kunnen klanten gebruik gaan maken van een cloudvariant van het DMS. Deze data lijken misschien nog ver weg en voor een klein accountantskantoor is overstappen best eenvoudig. Toch is er wel een aantal zaken waar je als kantoor rekening mee moet houden.
Consequenties voor de koppeling Exact Auditor / Document Manager FDS
Veel kantoren gebruiken Document Manager in combinatie met de Exact Auditor / Unit4 FDS Auditor. Bij de overstap naar een ander DMS moet je hier rekening mee houden. Je kunt als accountantskantoor Auditor als samenstel- en controledossier gebruiken. Er moet dan wel een logisch moment gekozen worden om Auditor en Document Manager los te koppelen. Bijvoorbeeld aan het einde van een kalenderjaar of een handig moment in het controleseizoen.
Het verdwijnen van de on-premise oplossing van Hyarchis biedt kantoren de mogelijkheid om hun documentmanagement eens kritisch tegen het licht te houden. Als kantoor kun je dit moment ook gebruiken om over te stappen op DailyDrive. Met DailyDrive kun je SharePoint helemaal naar wens inrichten. Het DMS biedt structuur en stelt je in staat om documenten veilig te beheren en online samen te werken met collega’s en klanten.
Een extra reden om je huidige DMS tegen het licht houden
Uit angst dat belangrijke data verloren gaat of dat zaken op een verkeerde locatie worden opgeslagen, zien kantoren vaak op tegen de overstap naar een ander DMS. Voor accountantskantoren hanteert Like-IT een vier-stappenplan om data te migreren naar DailyDrive. Like-IT doorloopt de volgende stappen:
- Inventarisatie
- Opstellen plan van aanpak en proefmigratie
- Planning opstellen
- Migratie uitvoeren
Meer informatie over datamigratie en de stappen kun je lezen in het blog: Hoe werkt datamigratie?
Hoe migreer je van Unit4 Document Manager naar DailyDrive
Allereerst moet de oude data uit Document Manager worden omgezet naar de online-oplossing van Hyarchis. Staat alle data in de cloud dan kan met behulp van een API, ontwikkeld door Asista, de hele database van Hyarchis worden omgezet naar DailyDrive. Alle documenten uit Hyarchis worden – met behoud van de mappenstructuur, de metadata en de CheckListItemName – overgezet naar een nieuwe SharePoint library. Na het overzetten kan de hele structuur op read-only gezet worden, zodat de volledige structuur – en de samenstel- en auditdossiers – oneindig intact blijft. Met de aanwezige metadata maakt Like-IT vervolgens een mapping. Met deze visuele weergave kan het bronsysteem gekoppeld worden aan de gewenste structuur met de gewenste folders in DailyDrive.
De voordelen van DailyDrive in de praktijk
Like-IT kan bij de migratie de structuur van Document Manager overnemen in DailyDrive en een koppeling maken met de CRM-, ERP en boekhoudsoftware van het accountantskantoor. De gebruiker kan eenvoudig nieuwe sites aanmaken binnen SharePoint en alle documenten worden op de juiste plaats automatisch opgeslagen.
Bovendien biedt DailyDrive:
- Een overzichtelijke mappenstructuur
- Veilig opslaan van documenten
- Eenvoudig delen van bestanden
- Makkelijker samenwerken
- Een schaalbaar oplossing tegen voorspelbare kosten
Wil je meer informatie over datamigratie van Document Manager naar DailyDrive of heb je vragen, laat het ons gerust weten.
Geef een reactie