Stolwijk Kelderman Accountants en Fiscalisten maakt sinds begin dit jaar gebruik van DossierFlow voor het controleren van jaarrekeningen. We vroegen Hester de Feiter (accountant) en Stefan Stolwijk (manager) naar hun ervaringen tot nu toe. Waarom kwamen ze bij DossierFlow uit? En op welke manier maakt het hun werk makkelijker of anders?
Stolwijk Kelderman, onderdeel van Stolwijk Kenisnetwerk, bedient met haar controleafdeling vier groepen klanten, te weten het mkb, zorgorganisaties, stichtingen en verenigingen en lokale overheden. Op de afdeling Controle werken ongeveer veertig mensen, waaronder Hester de Feiter en Stefan Stolwijk. Allemaal werken ze inmiddels met DossierFlow.
Gebruiksgemak sprong eruit
In hun zoektocht naar nieuwe software wees een collega van een ander Stolwijk Kennisnetwerk-label hen op DossierFlow. Zijn team werkte namelijk al naar tevredenheid met andere Wolters Kluwer pakketten. Na een demo bleek al snel dat het controleteam met DossierFlow veel van de wensen kon afvinken. Daarbij sprong één aspect er volgens Stolwijk echt uit: “DossierFlow verraste ons aangenaam met zijn gebruiksgemak. De hele look and feel sprak ons bovendien aan, erg klantgericht en modern.” Hester vult aan dat het prettig werkt met de beschikbare vragenlijstsjablonen die je naar eigen wens kunt aanpassen en ze benadrukt nog een voordeel: “De klant kan, naar wens, zelf gebruikers toevoegen en vragen toewijzen aan mensen uit de eigen organisatie.”
“We waren echt verrast door het gebruiksgemak” – Hester de Feiter
Minder afhankelijk van ontwikkelaar
Het gebruiksgemak bleek dus een essentieel punt, vooral vanwege de flexibiliteit die DossierFlow biedt. De sjablonen zelf inrichten en de klantvragen specifiek maken geeft voor Stolwijk Kelderman afdeling controle een groot voordeel. Verder is het een voordeel dat de toegang voor klantgebruikers door de hoofdgebruiker van de klant zelf ingericht kan worden. Dit en ook de verdeling van de vragen naar verschillende medewerkers van een klant geeft efficiency bij de inrichting voor Stolwijk Kelderman afdeling controle.
Weerbaarderheid en continuïteit
Stolwijk Kelderman werkt weliswaar net anderhalve maand met DossierFlow, toch merken collega’s nu al de effecten. Hester de Feiter: “Het is zo’n eenduidige manier van samenwerken dat we werkzaamheden bijvoorbeeld makkelijker van elkaar kunnen overnemen. Werken met DossierFlow heeft ons in die zin dus ook weerbaarder gemaakt en zorgt ervoor dat we de continuïteit van het proces beter kunnen waarborgen. Allemaal vanuit één plek, die voor iedereen altijd toegankelijk is.“
“De look en feel was heel erg op de klant gericht en modern” – Stefan Stolwijk
Korte lijnen, snelle implementatie
De Feiter en Stolwijk beamen dat de basis vanaf het begin gelijk goed stond. De persoonlijke begeleiding van Wolters Kluwer heeft daar sterk aan bijgedragen. Stolwijk: “Bij de start van de testfase is kort en helder uitgelegd hoe het een en ander werkt, maar ook daarna zijn we steeds goed op weg geholpen met bijvoorbeeld het opzetten van de eerste ‘standaardlijsten’. Deels online en telefonisch, deels bij ons op kantoor. Met korte lijnen en snelle doorlooptijden.” Inrichten vergt natuurlijk een eenmalige tijdsinvestering, maar de basis van DossierFlow is volgens hem zo goed, dat dit inrichtingswerk geen rocket science was en alles intuïtief werkt. Wolters Kluwer put zelf ook inzicht uit de samenwerking. “We merken dat de organisatie zelf ook wil leren en verbeteren. Dat maakt ze echt een partner voor ons en toegankelijk voor al onze vragen en feedforward.”
Klanten enthousiast
Uiteindelijk zal de controleafdeling van Stolwijk Kelderman ongeveer 150 klanten uitnodigen om te werken met DossierFlow. Belangrijk, want op die manier hebben deze organisaties zelf gestructureerd inzicht in de onderbouwing van hun jaarrekening en de openstaande vragen tijdens de controle. Ook hierbij valt de gebruiksvriendelijkheid nu al op. Stolwijk: “Onze klanten kunnen drie statussen zien (In beoordeling, Nadere informatie gevraagd, Gereed) en krijgen daarmee precies de juiste hoeveelheid aan informatie om te weten hoe het ervoor staat met de controle van de jaarrekening en openstaande vragen.”
De eerste reacties van klanten druppelen inmiddels binnen. De Feiter: “De controles beginnen nu pas te lopen, maar de reacties zijn enthousiast. De ene klant moet meer wennen dan de ander, maar voor iedereen spreekt het platform voor zich. Ons voorwerk om alles zo klantspecifiek mogelijk te maken betaalt zich dus uit.”
SOC type 1 en 2 doorslaggevend
Een ander vereiste in de zoektocht naar een nieuw platform was veiligheid. De Feiter: “De documenten waarmee we binnen Stolwijk Kelderman werken, bevatten veel privacygevoelige informatie en dus is data security hoogste prioriteit. Met DossierFlow heeft het team daar geen omkijken naar. DossierFlow is SOC type 1 en 2-gecertificeerd en voorzien van de verplichte twee-factor-authenticatie. Dat was voor ons als team, maar ook voor onze privacy officer, doorslaggevend. Bovendien voert Dossierflow bij het aanleveren van bestanden direct een virusscan uit, zodat we niet onverhoopt besmette bestanden binnenhalen.“
Vrijheid en toegankelijkheid
Soms zijn er wel tien mensen op hetzelfde moment bezig met de controle van één klant. Deze hebben tegelijk toegang nodig tot dezelfde informatie. Via DossierFlow verloopt dat veilig, eenduidig, eenvoudig en gestructureerd. Maar ook met voldoende bewegingsvrijheid. Precies de juiste mate van vrijheid die het team wil voelen bij het controleren van jaarrekeningen. De Feiter: “Gedurende het hele aanleveringsproces weet je wie, wat, wanneer heeft gedaan en de klant krijgt precies het inzicht waaraan hij behoefte heeft.”
Geef een reactie