De nieuwe privacywet AVG zet bedrijven aan om de beveiliging van digitale data stevig onder de loep te nemen. Volgens kantoorartikelenleverancier Acco Brands wordt informatie die op papier is vastgelegd of geprint daarbij vaak vergeten, met name door financieel en juridisch adviseurs.
In de praktijk doet een groot deel van de veiligheidsincidenten zich voor met papieren en geprinte data, aldus Acco Brands. “Veel financieel en juridisch adviseurs onderschatten de hoeveelheid digitale data die dagelijks toch nog worden uitgeprint en het grote veiligheidsrisico dat hiermee samenhangt als deze papieren data niet zorgvuldig worden beheerd en vernietigd.” Dat is risicovol, aldus het bedrijf, met boetes tot € 20 miljoen in het verschiet. “Zo vormen documenten die je na gebruik in de papierbak weggooit of printjes die bij een printer blijven liggen een potentieel risico waar vaak niet bij wordt stilgestaan. Daarnaast is er in de advocatuur en accountancy nog vaak sprake van belangrijke documentatie die op papier wordt opgesteld om te kunnen worden ondertekend.”
Veilig vernietigen
Persoonsgegevens moeten onder de AVG ook veilig kunnen worden vernietigd, stelt Acco Brands, dat als leverancier van papiervernietigers nieuwe afzetmogelijkheden ziet. “Een papiervernietiger zou vanaf 25 mei, met een veiligheidsniveau afgestemd op de bedrijfsactiviteiten, standaard tot elke bedrijfsinventaris moeten behoren.” Papierresten kunnen tegenwoordig veel beter worden herleid naar het originele document, wat de eisen aan een shredder strenger heeft gemaakt. Er zijn zelfs verschillende niveaus van papiervernietiging vastgesteld. Een A4’tje kan aan de hand van het vereiste niveau in 200 tot 2.000 stukken worden versnipperd.
Verouderd imago
Volgens de kantoorgroothandel denken veel bedrijven nog dat bij papiervernietigers A4’tjes één voor één moeten worden ingevoerd. “Bij de huidige autofeedmachines kun je honderden A4-vellen in één keer invoeren, waarna de invoerbak veilig afgesloten wordt en je niet bij het apparaat hoeft te blijven wachten. Het is tegenwoordig zelfs niet meer nodig om nietjes of paperclips te verwijderen.”
Pim zegt
Interessant, let bij een shredder zeker op de DIN veiligheidsklasse. Kies voor vertrouwelijk papier minimaal voor een DIN P-3 shredder of hoger. Een P-1 en P-2 shredder maakt stroken van papier en deze zijn nog goed leesbaar.