Hoe kies je de juiste boekhoudsoftware?

De eerste keuze is makkelijk. Kies voor cloud-based boekhoudsoftware. Sommige administratiekantoren werken nog met standalone software, programma’s die op een vaste pc zijn geïnstalleerd en niet online zijn. Cloud-based werkt wel online en heeft de volgende voordelen:

• Je kunt vanaf elk apparaat bij je programma’s;
• Data wordt veilig bewaard, kan niet beschadigen als je computer crasht;
• Je kunt real-time online samenwerken met klanten;
• Je kunt andere programma’s aan de boekhoudsoftware koppelen;
• Je kunt adviseren op basis van echt actuele data

Veel ondernemers zijn nog een beetje huiverig voor de cloud. Data die ergens zweeft. Maar we gebruiken de cloud in het dagelijks leven al meer dan we beseffen. Denk maar aan e-mail, dropbox of internetbankieren.

Veiligheid

Let op dat je bij de keuze voor je boekhoudsoftware nagaat hoe goed softwareleveranciers hun data beschermen. Een onafhankelijk keurmerk als ZekerOnline betekent dat een onafhankelijke instantie heeft gecontroleerd dat de softwareleverancier veilig met zijn data omgaat. Wees altijd kritisch op het gebied van veiligheid. Je beheert immers gevoelige data van je bedrijf – of van je klanten. Bovendien worden er door de nieuwe wetgeving op het gebied van online privacy (de AVG) hoge eisen aan je databescherming gesteld. Je moet desgevraagd aan je klanten kunnen vertellen welke maatregelen je hebt genomen en bij een datalek kun jij eventueel worden beboet.

Jouw dienstverlening

Dus je kiest voor online software met goede garanties op het gebied van online veiligheid. Daarna komt eigenlijk de belangrijkste vraag, namelijk, welke diensten wil jij je klanten kunnen bieden? Wil je hen bijvoorbeeld ook helpen automatiseren? In welke sector of welk type ondernemer specialiseer je je, en waar heeft deze groep behoefte aan? Zorg dat je voor modules en programma’s kiest die je hiervoor kunt inzetten.

Ook is het verstandig om alvast na te denken over de toekomst. Wil je beginnen met financieel advies, maar uiteindelijk ook debiteurenbeheer overnemen van je klanten? Zorg dan dat jouw software makkelijk uitgebreid kan worden en dat je kunt groeien als ondernemer, zonder op hele andere systemen te moeten overstappen.

Koppelingen

Zo komen we op het volgende punt: koppelingen. Boekhoudsoftware kan gekoppeld worden aan allerlei andere programma’s, zoals internetbankieren, scan- en herkensoftware, kassasystemen, webshops, personeelsadministratie-software, ERP- en CRM-programma’s. Cijfers stromen dan automatisch van deze programma’s de boekhouding in. Hiermee bespaar je heel veel tijd en je minimaliseert de kans op handmatige invoerfouten. Kies dus voor boekhoudsoftware waaraan je verschillende andere programma’s kunt koppelen. Denk hierbij weer goed aan de dienstverlening die je wilt aanbieden. Wat voor programma’s gebruiken jouw (toekomstige) klanten? Goede boekhoudsoftware kan koppelen met heel veel andere programma’s. Dan kun je bij je klanten een mooie productiestraat installeren die de boekhouding automatiseert, waardoor je meer tijd hebt om hen bij te staan met real-time advies.

Prijs

Er zijn uiteraard hele eenvoudige, goedkope en hele uitgebreide en meer prijzige boekhoudprogramma’s. Wat het beste is voor jouw bedrijf, is afhankelijk van wat je met de boekhoudsoftware wilt doen. De software moet vooral passen bij jouw dienstverlening. Wees ook kritisch op het gebied van functionaliteiten. Betaal niet voor mogelijkheden die je nooit gebruikt. Maar kies wel voor functies waarmee je op de lange termijn veel tijd bespaart.

Uitproberen

Heb je een boekhoudprogramma op het oog? Hak niet te snel de knoop door. Veel boekhoud- en andere software mag je een periode (gratis) uitproberen voor je een abonnement afsluit. Doe dit om alle functionaliteiten goed te testen. Kun je ermee werken zoals je voor ogen had? Is het praktisch en logisch? Werkt het programma ook prettig voor je klanten?

Probeer verschillende systemen uit voor je de echte keuze maakt. Want de juiste keuze voor software zorgt ervoor dat jij nog jaren prettig en efficiënt kunt werken.

Door Marieke van Amersfoort. Bron: https://blogs.taxnl.wolterskluwer.com/deonlineaccountant/hoe-kies-je-de-juiste-boekhoudsoftware

Over Twinfield

Twinfield Boekhouden is een online boekhoudpakket waarmee accountants en ondernemers slim en gemakkelijk kunnen samenwerken. Twinfield is veilig (keurmerk Zeker-Online) en werkt 100% in de cloud. Daarbij biedt Twinfield de mogelijkheid om te koppelen met vele andere pakketten. Twinfield is een onderdeel van Wolters Kluwer Tax & Accounting.