Vier verschillende strategische perspectieven op IT

IT-oplossingen zijn geen doel, maar een middel. Het klinkt cliché maar in de praktijk van het accountancykantoor lijkt de drang naar de inzet van tooling weleens door te slaan. Wellicht ingegeven door marketingprikkels kan het inzetten van hippe tooling resulteren in een ware ratrace. Als het strategisch perspectief onvoldoende duidelijk is, IT-projecten niet gekoppeld worden aan bedrijfsdoelstellingen en helpen in het verwezenlijken van de missie en visie van het kantoor geeft dat minder succes rond de invoering van vernieuwingen. Om over draagvlak nog maar niet te spreken: ‘waarom doen we dit?’.

Met de grote hoeveelheid IT-ontwikkelingen die de kantooragenda bepalen (zie verderop) is het kiezen van een passende IT-strategie onmisbaar. Dat begint bij een duidelijk kantoorprofiel. Daarná pas maak je de vertaling richting de IT-uitvoering, zoals de inzet van tooling. Het bepalen van een kantoorprofiel (zoals missie, visie, strategie, klantbedieningsconcept) valt voor menig kantoor echter niet mee. Dit maakt uitvoerende IT-keuzes daarmee ook lastiger. Met regelmaat ontvang ik verzoeken van kantoren: kun je mij aangeven welke applicaties ik moet inzetten? Is er geen ideaalplaatje? We hebben toch allemaal dezelfde behoefte?

Keuzes maken op basis van strategie

Nee. En laten we ons gelukkig prijzen dat er ruime keuze is en dat de invulling van het IT-landschap per kantoor verschilt. Zo kunnen kantoren autonome keuzes maken, blijft er voldoende concurrentie en innovatiedrang bij aanbieders. Want ja; waar het éne kantoor lyrisch is over oplossing A, heeft het andere kantoor slechte ervaringen met diezelfde oplossing en kiest voor B. Ook in het adoptietempo van IT gedreven vernieuwingen hebben kantoren gelukkig een keuze!

Bepalen welke plek IT in het kantoor heeft

De eenvoudigste manier om ontwikkelingen binnen het kantoor een plek te geven is door gebruik te maken van de technology adoption life cycle: inventariseer externe ontwikkelingen en plaats deze met elkaar in dit schema. Merk op waarin je voorop wilt lopen, of welke ontwikkelingen je liever afwacht. Een dergelijke brainstorm is een prima en leuke exercitie binnen het kantoor.

Het legt echter nog geen verbinding naar het strategisch kader. Daarvoor kun je handiger gebruik maken van onderstaande verdeling. Het zijn vier perspectieven op IT binnen het kantoor. Het dient als  een handvat om intern het gesprek te voeren over de huidige en gewenste zienswijze ten aanzien van IT(-ontwikkelingen):

1. Strategische benadering: Hierbij geldt IT als een concurrentiemiddel, wordt intensief ingezet op IT en wordt geïnnoveerd met het oog op procesverbetering voor hogere kwaliteit en lagere kosten.
2. Offensieve benadering: Hierbij geldt IT als een punt om te domineren, niet om de concurrentie af te troeven. Het kantoor is gericht op het maximaal benutten van IT-voordelen.
3. Defensieve benadering: Hierbij volgen de investeringen en keuzes op IT-gebied het gedrag van andere kantoren. Er wordt sterk ingezet op IT-beheersing.
4. Kostenfocus benadering: Hierbij is strakke kostenbeheersing en sturing op R.O.I. het devies. Er is geen lange termijnplan.

Vanuit deze (besproken en gekozen) perspectieven kun je vervolgens opnieuw kijken naar de externe ontwikkelingen en de inzet van IT-tools. Welk applicatielandschap en welke tooling past en draagt bij aan de strategische richting qua IT? Ook deze acht ontwikkelingen die dit jaar relevant zijn kun je inpassen in de manier waarop je met IT binnen het kantoor om wilt gaan:

Acht ontwikkelingen in de komende periode

1. Kantoren zullen IT nóg optimaler willen inzetten door krapte op de arbeidsmarkt. Door het grote tekort aan geschoolde medewerkers, zullen kantoren verder zoeken naar mogelijkheden om de verwerking te optimaliseren door middel van digitalisering, standaardisatie en procesautomatisering.
2. Er zal een merkbare scheiding gaan ontstaan tussen kantoren die de IT-ontwikkelingen inhoudelijk kunnen en willen bijbenen en -doorgaans kleinere- kantoren die onvoldoende besef en kennis hebben om IT-ontwikkelingen doeltreffend te vertalen naar de kantoorpraktijk.
3. De nieuwe gelanceerde propositie van SBR Nexus biedt kansen voor versnelling in procesverwerking en hergebruik van gestandaardiseerde XBRL-data. Voorbeelden hiervan zijn het openstellen van het platform voor andere partijen (bijv. Funding Circle voor kredietverstrekking). Daarnaast ontstaat de mogelijkheid XBRL- IB-aangiften aan te bieden via de BIV en beogen de grootbanken te volstaan met de SBR-inrichtingsjaarrekening.
4. Het belang van standaardisatie wordt steeds groter, omdat dit voor doeltreffende data-analyse en interpretatie voor advies onmisbaar is. Natuurlijk ook voor procesefficiency, maar voor de meeste kantoren is de output nu aanleiding voor standaardisatie van de input. De inzet van automatische RGS-codering wordt door nieuwe technologieën als machine learning steeds toegankelijker.
5. De gestandaardiseerde en sneller beschikbare data nodig uit tot het analyseren en ontlenen van waarde uit data. Bijvoorbeeld voor klantadvisering. Steeds meer kantoren experimenteren met data-analyse en reporting tools. Niet alleen in de controlepraktijk.
6. Steeds meer kantoren kiezen ook in de samenstelpraktijk voor gekwalificeerd ondertekenen (infographic). Door de verplichte linking&signing van XBRL-instances in de controlepraktijk raken kantoren hier bekender mee en zijn de hulpmiddelen vaak al in huis voor een kantoorbrede inzet.
7. Ook in het softwarelandschap van aanbieders zijn ontwikkelingen te verwachten. Daar zullen kantoren mee geholpen of gevoelsmatig mee geconfronteerd worden. Niet in de laatste plaats door eventuele effecten van vele overnames of bijvoorbeeld productwijzigingen en prijsverhogingen.
8. Tot slot zal er blijvende aandacht zijn voor security- en privacy aspecten binnen het kantoor. Het afgelopen jaar heeft tot de nodige bewustwording geleid en veel kantoren hebben eenmalig hun beschermingsniveau verhoogd en de dossiervorming op orde gemaakt. Tot afronding is het echter niet overal gekomen en de AVG is geen eenmalig kunstje.

Bepaal wat je relevant vindt, wat past in je strategische kijk op IT en stel een actie(jaar)plan op! Koppel alle IT-activiteiten aan eventuele (jaar)doelstellingen van het kantoor. Die duidelijkheid en doelgerichte aanpak levert doorgaans een stuk meer draagvlak op!

Reindert Doorn is verbonden aan Docco