Voor het overnemen van of het fuseren met een ander accountants- of administratiekantoor zijn vaak hele goede redenen. Goede redenen en goede voornemens vertalen zich echter niet altijd in een succesvol fusie- of overnametraject. Daar is meer voor nodig. Dat begint bij een goed integratieplan. Na het sluiten van de deal – oftewel het definitief vastleggen van de fusie c.q. overname – verloopt het vervolgtraject van integratie en samenwerking niet altijd goed. In zeker een kwart van de gevallen verloopt het integratiepad stroever dan verwacht. Dat is niet nodig. Een integratieplan vergroot de kansen op een succesvolle overname. Maar waarom is een integratieplan nodig en hoe maak je dat?
Versmelten twee organisaties gaat niet vanzelf
Op de dag dat de fusie of overname tot stand komt is men blij en is iedereen ervan overtuigd een goede beslissing te hebben genomen. De medewerkers maken kennis met elkaar en voor de klanten wordt er een feestelijk evenement georganiseerd. Maar daarna moet er nog veel gebeuren.
Verwachtingskloof
In de praktijk blijkt dat er vaak een verwachtingskloof is t.a.v. wat de fusie of overname inhoudt. De grotere partij gaat dikwijls voortvarend te werk en voert allerlei veranderingen door die heel logisch lijken te zijn. De kleinere partij is daardoor verrast en heeft vaak het idee dat ze niet gekend worden in de veranderingen. Onvrede over de gang van zaken is vaak het gevolg. En onzekerheid over het verliezen van het vertrouwde.
Het begint bij de (oud)eigenaren
Het gaat niet alleen over de medewerkers, eigenlijk begint het bij de (oud)eigenaren. Wanneer zij het niet eens zijn over wat er moet gebeuren, dan wordt het moeilijker om het personeel mee te krijgen. Oud-eigenaren hebben vaak moeite met loslaten. Ze weten wel dát het moet gebeuren, maar stellen het vaak langer uit. Langer dan de koper eigenlijk wil en soms doen ze het ook helemaal niet. Kopers denken daarentegen zijn soms wat te makkelijk en denken dat ze veranderingen van de ene op de andere dag kunnen doorvoeren.
Het is daarom van essentieel belang dat onderwerpen die met de overdracht en integratie te maken hebben bespreekbaar te maken, verwachtingen op elkaar af te stemmen en daarbij alle partijen te betrekken. Dat kan door middel van een integratieplan.
Wat is een integratieplan, wie maakt het en wie voert het uit?
Een integratieplan geeft weer hoe je van tweeën één maakt. Hoe zorg je ervoor dat je van twee organisaties – de mensen, de processen, de werkwijzen en de inzet van hulpmiddelen als ICT – uiteindelijk tot één organisatie komt.
Wees helder over de doelen
In het integratieplan geeft de leiding van de nieuwe organisatie invulling aan de missie. Wees helder en duidelijk over hoe de toekomst er zal uitzien en waar je naartoe wilt met de fusieorganisatie. Om dat te bereiken is het nodig om de organisatie vorm te geven. Wees open, helder en eerlijk over de inrichting van nieuwe organisatie. Welke functies ontstaan met welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden. En geef aan via welk proces deze functies worden ingevuld.
Betrek medewerkers bij de keuzes en uitvoering
De nieuwe organisatie heeft keuzes nodig voor processen, hulpmiddelen en ICT. Omdat vooral de medewerkers hiervan in de praktijk het meest gebruik gaan maken is het verstandig om hen te betrekken bij de plannen en keuzes voor de situatie na de fusie. En schakel die medewerkers ook in bij het uitvoeren van die plannen, dus het implementeren van processen en ICT. Dan zijn het hulpmiddelen die ze zelf hebben gekozen en ingebed in hun dagelijks werk.
Aandacht voor werksfeer en het persoonlijk verhaal van medewerkers
Geef ook aandacht aan wat de verandering teweegbrengt bij medewerkers. Investeer tijd in en heb aandacht voor wat de verandering met de medewerkers doet, voor hun persoonlijke verhaal, de werksfeer en de betrokkenheid. Leg vast in het implementatieplan wie deze rol invullen en dat daarvoor tijd beschikbaar is. Het is vaak raadzaam om het management te trainen in het begeleiden van de veranderingen op de werkvloer. Dat is tijdens en na de fusie nodig en ook bij alle veranderingen die nog gaan komen.
Klantbediening
Tenslotte is het verstandig om in het implementatieplan zaken rondom de klantbediening vast te leggen. Denk daarbij aan hoe de fusieorganisatie omgaat met verschillen in pricing en verdienmodellen bij bestaande klanten en wat de prijsstrategie is bij nieuwe klanten van de fusieorganisatie.
Betrek alle partijen
Een integratieplan maak je samen, eventueel met de hulp van een externe adviseur. Het wordt gemaakt en uitgevoerd door de vennoten èn medewerkers van beide organisaties. Uiteraard is het management van de nieuwe organisatie die een visie moet hebben over waar de organisatie naar toe moet en die moet daarin ook een leidende rol spelen. De mensen hebben kennis van de klanten, de processen en de systemen. Zet die in en luister naar wat volgens hen belangrijk is om de klant optimaal te kunnen bedienen. En zo creëer je makkelijker een versmelting van beide culturen.
Age Lammers en Arjen Schutte
Age Lammers Arjen SchutteAge en Arjen werken bij Full•Finance Consultants. Arjen brengt partijen bij elkaar en helpt bij het sluiten van de deal. Age helpt kantoren om de bovengenoemde aandachtspunten zo in te vullen dat de duidelijkheid ontstaat, de organisatie vorm krijgt en de medewerkers gemotiveerd aan de slag gaan om de fusie- en overnamedoelen te behalen. Denk aan een mini workshop van enkele uren en coaching van kantoren die zich in een fusie- of overnametraject bevinden.
Geef een reactie