Steeds vaker gaan mijn gesprekken met vennoten en partners van accountantskantoren over het belang van het analyseren van data om je klanten proactief te kunnen adviseren. Tijd is echter een schaars goed, net als extra capaciteit in de vorm van gekwalificeerd personeel. Zorg er dus voor dat je de tijd die je hebt zo goed mogelijk besteedt. Bijvoorbeeld door standaard handelingen bij zowel de interne processen van het kantoor als je dienstverlening waar mogelijk te automatiseren. Alleen de specifieke gevallen of problemen bekijken waardoor je je kennis en ervaring optimaal inzet. Met deze vorm van digitalisering kun je verbeteren, versnellen en innoveren. Een optimale dienstverlening aan je cliënten realiseren op een manier die maximaal bijdraagt aan de omzet van je praktijk. Ook bij werkprogramma’s valt nog veel winst te behalen. In dit blog een sneak preview van de werkprogramma’s van de toekomst.
Google Maps voor accountants
Werkprogramma’s zijn in principe beschrijvingen van werkzaamheden en in welke volgorde deze verricht moeten worden. Ze zorgen ervoor dat accountants aan controlerende instanties als de AFM kunnen laten zien wat hun overwegingen waren bij het opstellen van jaarrekeningen en het afgeven van accountantsverklaringen. Wat heb je meegenomen, hoe ben je gekomen tot bepaalde conclusies. Het is een soort Google Maps voor accountant, waarbij een route wordt gepland om ergens snel te komen en als er onverhoopt een file ontstaat (obstakel in de vorm van een risico), je een alternatieve weg krijgt aangeboden (mitigeren van dat risico) waardoor je, zonder al teveel oponthoud, op plaats van bestemming komt. Werkprogramma’s geven niet alleen inzicht in hoe je ergens bent gekomen, maar bewijzen ook dat je daarbij niet onnodig veel inspanningen hebt verricht waarvoor je de klant laat betalen.
Vroeger waren werkprogramma’s checklists in de vorm van Excel spreadsheets, die je lastig kon beheren. Met formules waar je geen rechten en rollen aan toe kon wijzen waardoor er snel teveel onnodige werkzaamheden werden verricht. Tegenwoordig zijn ze veel geavanceerder. Klantspecifiek als het nodig is, generiek als het kan. Met automatische triggers en herinneringen dat als X aan de orde is, aandacht besteedt moet worden aan Y. Op deze manier kun je nog beter verantwoording afleggen, kwaliteit van gegevens garanderen en efficiënt werken. Betekent dit dat we de digitalisering van werkprogramma’s niet verder kunnen optimaliseren? Nee, in tegendeel, het interessantste stuk moet nog komen. Dat zit echter niet zo zeer in het werkprogramma zelf, maar in de manier waarop gegevens worden vastgelegd.
Continuous auditing
Het werk rond het opstellen van jaarrekeningen en het afgeven van accountantsverklaringen gaat altijd gepaard met enorme pieken. Deze pieken zelf zijn niet te voorkomen, maar je kunt er wel voor zorgen dat de basis van je boekhouding goed is en continue werken aan de kwaliteit van de data die je vastlegt. Met ‘continuous auditing1’ wordt er op het moment dat iemand een transactie vastlegt direct gesignaleerd indien er een probleem is, een verkeerde boeking automatisch gecorrigeerd. Hiermee voorkom je dat je pas bij controles veel later in het proces erachter komt dat dingen niet kloppen en alsnog moet gaan corrigeren. Betere kwaliteit van ingevoerde data betekent dat je op het moment dat dat nodig is met een gerust hart je rapportages kunt opstellen, je dossier kunt opbouwen en afhandelen en je verklaring kunt afgeven.
Laat de ondersteunende software voor je werken door controles zo vroeg mogelijk in het proces of binnen de spelregels die je hebt vastgesteld uit te voeren, zodat er sprake is van een kwalitatief sneeuwbaleffect. Door continue controles op juistheid van gegevens automatisch uit te voeren en de relevante analyses bij de juiste werkstap op te slaan, kun je aan het einde van het jaar dossiers sneller en met hogere kwaliteit afsluit
Roos Timmermans is Strategisch Adviseur Accountancy bij Unit4 Bedrijfssoftware.
1 continuous auditing is een concept/aanpak waarbij continu wordt gecontroleerd of de verwerking van transacties correct is, of afgesproken procedures goed worden gevolgd en of er sprake is aandachtspunten en/of risico’s o.a. op het gebied van wet- en regelgeving.
Geef een antwoord