• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Corona
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • AV-Beurs
    • AV-Week
    • Nationale salarisdag
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
Accountancy Vanmorgen

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
Aanmelden nieuwsbrief
  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Corona
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • AV-Beurs
    • AV-Week
    • Nationale salarisdag
Home » Accountant, hoe hou je grip op je documenten?

Accountant, hoe hou je grip op je documenten?

Accountancy, Blog, Nieuws

18 juni 2020 door Unit4 Bedrijfssoftware

Elk bedrijf of organisatie heeft tegenwoordig te maken met grote hoeveelheden (digitale) documenten die dagelijks worden gedeeld, bijgewerkt en opgeslagen. Beheer en beveiliging van al deze documenten is belangrijk, maar je wilt er geen dagtaak aan hebben.

Geld verdien je tenslotte met andere dingen. Goed documentmanagement zorgt ervoor dat je met beperkte inspanning voldoet aan geldende wet- en regelgeving, dat je beschikt over volledige en correcte dossiers en draagt bij aan de kwaliteit van je dienstverlening. In dit blog een paar aanknopingspunten om grip te houden op je documenten.

Privacy en brancheorganisaties

De grote hoeveelheid regels en richtlijnen die bovendien regelmatig veranderen, maken goed documentbeheer alles behalve eenvoudig. Privacywetgeving bepaalt welke documenten je vast mag leggen, onder welke voorwaarden en voor hoe lang. Deze regels gelden voor documenten die nu binnenkomen, maar natuurlijk ook voor historische data van projecten die al zijn afgerond. In hoeverre bevatten je dossiers persoonlijke data waar je niet langer recht op hebt? En hoe zit het met de beveiliging van deze data, kunnen willekeurige medewerkers dossiers raadplegen of is er sprake van gereguleerde toegang van informatie op basis van lees- en schrijfrechten? Naast de richtlijnen voor persoonlijke informatie heb je ook te maken met de veranderende content van brancheorganisaties, die wetgeving interpreteren en richtlijnen adviseren hoe accountants bij de uitvoering van hun dienstverlening hieraan kunnen voldoen. Ook deze wil je nauwgezet kunnen volgen.

Basis van goed documentmanagement op orde

De basis van goed documentmanagement leg je door te weten welke (soort) documenten je in je dossiers hebt zitten en welke regelgeving hierop van toepassing is. De gegevens die je bewaart moeten correct en volledig zijn – denk bijvoorbeeld aan de geldigheid van persoonsgebonden documenten of contracten waar je alleen wat aan hebt als ze getekend zijn.

Moderne documentmanagementsystemen nemen je handmatig werk uit handen: ze doorlopen historische documenten, signaleren waar aanpassingen nodig zijn en in sommige gevallen voeren ze deze wijzigingen zelf door. Dit geldt zowel voor documenten die je nu onder handen hebt, als met terugwerkende kracht voor dossiers in je archief. Technologie geeft jou de zekerheid dat je zonder al te veel inspanning, foolproof dossiers opbouwt en documenten beheert op een manier die voldoet aan alle wet- en regelgeving.

Traceerbare dossieropbouw

Je weet nooit honderd procent zeker wat er precies gebeurt met documenten omdat het mensenwerk is. De ene medewerker is de andere niet en dat maakt consistent documentmanagement extra moeilijk. Hoe zorg je er als bedrijf dan toch voor dat alle medewerkers versiebeheer overal op dezelfde manier toepassen? Kun je met elkaar een vaste manier van documenten classificeren aanhouden zodat je gegevens eenvoudig en snel terug kunt vinden?

Ook hier kan technologie een rol spelen om mensen te ondersteunen en begeleiden. Structuur en manier van vastlegging wordt één keer bepaald en vervolgens zorgt het documentmanagementsysteem ervoor dat iedereen zich eraan houdt. Het systeem kan ook een belangrijke rol spelen bij het realiseren van een waterdichte audit trail waarbij het systeem alles wat er met documenten gebeurt automatisch registreert. Wie heeft wat gezien, gedaan, verwerkt of verwijderd. Per document, per map, per dossier. Hiermee kun je met volledige zekerheid zeggen wat er, wanneer is gebeurd en waarom dingen zijn gegaan zoals ze gegaan zijn. Het wordt zonder oordeel of intentie vastgelegd door het systeem, dus er is geen vinger tussen te krijgen.

Minimale inspanning, maximale accuratesse

Grip op je documenten krijg je door goede kennis van wet- en regelgeving en het realiseren van een goede basis voor je documentbeheer zoals bovenstaand beschreven. Met moderne technologie voor documentmanagement zorg je met minimale inspanning voor maximale accuratesse. Documentbeheer is daarmee niet langer noodzakelijk kwaad, maar draagt concreet bij aan de kwaliteit van je dienstverlening.

Bron: https://www.unit4bedrijfssoftware.nl/over-ons/nieuws-blogs/hoe-hou-je-grip-op-je-documenten/


Lees ook: In vier stappen veilig en efficiënt omgaan met klantgegevens

Categorie: Accountancy, Blog, Nieuws

Geef een reactie Antwoord annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meest gelezen

  • Accountant: ‘NOW-afrekening nieuwe toeslagenaffaire?’
  • Register NOW 3 openbaar: veel minder accountantskantoren, wel enkele nieuwkomers
  • 337 keer dezelfde computer aftrekken, mag dat?
  • Blog | NOW-regeling zet de accountant klem

Partnercarrousel

Hoe digitaal is de accountancysector?
Disbalans vermogen en schuld – bieden WHOA en TOA-krediet uitkomst?
logo_pinkweb_2013_donker_340x156_top.png
Bescherm je privacy ook online
twinfield logo AV
Je klanten digitaal krijgen, hoe doe je dat?
Exact logo
Exact presenteert de Winter ’21 Release
Accountant, zo neem je je klant mee in het realiseren van een efficiënte samenwerking
Yuki Robotic Assistant
‘Niemand begint een onderneming met als doel om zo goed mogelijk de administratie te doen’
NOW Manager CaseWare koppelt met geanalyseerde data Full Finance
De werkkostenregeling (WKR): wat zijn precies de regels?
Btw-nummer controleren met één druk op de knop
Digitalisering, automatisering: ben jij klaar voor de toekomst?
Estate planning, een introductie
‘De salarisadministratie van de toekomst zal als een zelfrijdende auto functioneren’
Martin de Bie: ‘Implementeer RGS zo snel mogelijk’
Verzuim in coronatijden: ‘Goede communicatie is juist nu heel belangrijk’
RB
Register Belastingadviseurs: het opleidingsinstituut gericht op het mkb
FinTech-startup Finturi verruimt haar dienstverlening
Checklist: in 7 stappen van data naar dashboarding
NLP voor gevorderden: ‘Je leert naar jezelf te kijken’
Firm24: ‘20% meer BV-aanvragen ná persconferenties coronacrisis’
keurmerk ritregistratie
Privacy rondom ritregistratie
The Legal Company
Wetboek van Werk 2025 komt dichterbij: 5 grote veranderingen in het arbeidsrecht
Credion
Talloze mogelijkheden in alternatieve financieringen
Accountant, hoe loods jij de ondernemer door de coronacrisis?

De tipweek van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Vacatures

Gevorderd assistent accountant BonsenReuling Doetinchem
BonsenReuling
Customer Success Manager
Yuki
New Business Development Manager
Yuki
Manager aangiftepraktijk – Zwolle
de Jong & Laan
Assistent accountant
Rousch
Senior Assistent Accountant Controlepraktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Adviseur MKB – Emmeloord
de Jong & Laan
Adviseur MKB – Hardewijk
de Jong & Laan
Relatiebeheerder BonsenReuling Doetinchem
BonsenReuling
Assistent Accountancy AGRO 40 uur
acconavm
Adviseur MKB – Lochem
de Jong & Laan
Accountant MKB – Zwolle
de Jong & Laan

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen