Kemp Accountants bestaat ruim 20 jaar en ondersteunt bedrijven in hun dagelijkse financiële zaken, vertelt Peter. ‘Denk aan de administratie, BTW, loonheffingen, fiscale aangiftes. Soms kijken we mee met financieringsaanvragen en dergelijke, maar bij meer gecompliceerde zaken werken we samen met specialisten. We hebben een hands on mentaliteit en vinden duidelijkheid belangrijk.’
Het grote voordeel is het gebruikersgemak
De keuze voor Client Online werd in 2016 gemaakt naar aanleiding van problemen in de postbezorging. ‘Post werd zeer regelmatig verkeerd of te laat bij klanten bezorgd. Als accountant werk je met vertrouwelijke gegevens en wil je dit dus echt niet’, legt Peter uit. ‘We maakten de jaarrekening al digitaal en dus besloten we om de rest ook te automatiseren.’
Met de wetenschap van nu had Peter al veel eerder de keuze willen maken voor een portaal. ‘Het neemt je zoveel werk uit handen. Bijvoorbeeld het jaarrekeningsproces. Daar kwamen voorheen acties bij kijken als printen, verzenden, ondertekenen, terugzenden, inscannen. Het kostte misschien wel 10 stappen. Nu stel je de jaarrekening op in het portaal, je cliënt krijgt een melding en kan elektronisch akkoord geven en het wordt automatisch doorgezet.’
Het grote voordeel hiervan is het gebruikersgemak, zegt Peter. ‘Als we een document in het portaal zetten dan ziet de klant het meteen. We kunnen gelijk overleggen en eventueel goedkeuren. Je zit veel korter op de bal. En de online omgeving is zo intuïtief dat je bijna geen fouten kunt maken.’
Overtuigen van werknemers en cliënten was geen issue
Bij Kemp Accountants was het overtuigen van werknemers en cliënten dan ook geen issue. ‘Voor je eigen mensen kom je als klein kantoor heel ver met uitproberen. We zijn hier met zijn allen achter een computer gaan zitten en gaan testen’, vertelt Peter. ‘Ik had wel wat koudwatervrees dat cliënten het lastig zouden vinden, maar dat bleek een onterechte angst. We hebben ze gewoon geïnformeerd en laten inloggen. Dat ging grotendeels vanzelf. Natuurlijk kregen we wel vragen, maar ik heb onze keuze toegelicht en benadrukt dat we veiliger met klantgegevens wilden omgaan. Dat vinden klanten een logische en ook voor hen belangrijke motivatie. Daarna kwamen cliënten al snel achter de andere voordelen. Altijd inloggen en bij je stukken kunnen, duidelijkheid en snel communiceren. Een aantal cliënten uploadt zelfs ieder kwartaal digitaal de administratie in het portaal, zodat wij vanuit daar direct kunnen starten met de verwerking.’
Accountant krijgt signaleringsfunctie
Peter kijkt positief naar de toekomst. ‘De digitalisering zet steeds verder door, dus daar moet je als accountant wel in meegaan, maar ik denk dat ons beroep niet zal verdwijnen. We krijgen meer een signaleringsfunctie. Ik zeg bewust niet adviseren, want ik vind dat het verkeerde woord en veel te zwaar. Signaleren is niet meer dan op tijd koffie drinken met je klant, bespreken wat er speelt en eventuele belangrijke signalen met hem delen. Dankzij PinkWeb hebben we de tijd om dit te doen.’
Bron: https://www.pinkweb.nl/blog/2020/03/31/peter-kemp-over-werken-met-client-online/
Geef een reactie