Mijn vorige blog ging over het met zo min mogelijk moeite beheren en beveiligen van documenten die in je organisatie worden gedeeld, bewerkt en opgeslagen zodat je voldoet aan geldende wet- en regelgeving. Een ander belangrijk aspect van goed documentmanagement is de efficiency die je hiermee kunt realiseren. Als accountant of financieel adviseur ben je veel tijd kwijt aan routinematige klussen die te maken hebben met documenten. Denk aan het opzoeken, raadplegen en checken van data die je voor de uitvoering van je dienstverlening nodig hebt. Door het documentmanagement-systeem voor je te laten werken, voorkom je onnodig handmatig werk. Daarnaast kun je op basis van signalering processen versnellen en zelf je tijd besteden aan díe activiteiten waar je als financieel specialist de meeste waarde toe kunt voegen.
Efficiency – niet omdat het kan maar omdat het moet
De corona-crisis heeft wereldwijd veranderingen in gang gezet en versneld. Vrijwel iedereen moet bestaande werkwijzen, bedrijfsmodellen en dienstverlening gaan herzien. Dat geldt voor accountants- en administratiekantoren en voor de ondernemers die zij als klant hebben. De groei van veel bedrijven stagneert en investeringen betalen zich minder snel terug. Ook gaan financiële stromen voor veel ondernemers anders lopen. Bijvoorbeeld omdat zij worden gedwongen om hun activiteiten (eerder dan gepland) online te brengen.
De toegevoegde waarde van financieel specialisten is in dit soort tijden extra waardevol: zij hebben de kennis en ervaring om klanten te adviseren over de beste aanpak, zij kunnen keuzes goed helpen onderbouwen en wet- en regelgeving zodanig toepassen dat er nieuwe kansen voor ontstaan. Maar dan moet je hier wel tijd voor vrij kunnen maken. De inzet van moderne technologie kan je – zeker op het gebied van documentmanagement – veel handmatig werk uit handen nemen. Tijd die je kunt gebruiken om met klanten mee te denken.
Handmatig werk automatiseren
Financieel specialisten hebben het druk, zeker in bepaalde piekperiodes. Een heel groot deel van de werkzaamheden bestaat echter uit activiteiten die je ook heel goed kunt automatiseren. Acties die elk jaar terugkomen gaan een stuk sneller wanneer de systemen die je gebruikt beschikbare data alvast voor je verzamelen en waar mogelijk verwerken. Hoe zit het met de balansposten, mis ik informatie en zo ja welke? Beschik ik over getekende overeenkomsten die nodig zijn vóór ik aan een project kan beginnen? Stuk voor stuk activiteiten waar je veel tijd aan kwijt bent voordat je aan je eigenlijke dienstverlening toekomt.
Een documentmanagementsysteem kan al deze taken van je overnemen: gegevens opzoeken in alle data waarover je beschikt, controleren, aanvullen en zaken waar menselijke tussenkomst noodzakelijk is, aan je voorleggen. Dossiers kunnen automatisch worden gecontroleerd op documenten waar je misschien niet meer over mag beschikken of het systeem helpt voorkomen dat gegevens van klant A per ongeluk in het dossier van klant B terecht komen. Automatiseren van werk draagt bij aan efficiency, kwaliteit, veiligheid en uiteindelijk ook aan de dienstverlening aan de klant.
Signaleren en adviseren
Signaleren gaat over technologie die beschikbare data gebruikt om jou te laten weten dat er actie moet worden ondernomen. Beschik je over alle informatie die je nodig hebt voor je samenstelopdracht? Zitten er documenten in je dossiers die incompleet zijn, zijn verlopen of die je niet meer mag bewaren? Heeft een klant de door jou gedeelde documenten gezien en zo ja, zijn de benodigde reacties gegeven?
Als het systeem voor je in de gaten houdt wanneer een volgende actie nodig is of zelf actie onderneemt, dan realiseer je een stuk procesoptimalisatie waardoor je je diensten efficiënter kunt leveren. De tijd die je overhoudt omdat je de technologie voor je laat werken, kun je besteden aan het adviseren van je klant waarbij je gebruikmaakt van inzichten uit alle data waarover je beschikt. Dank aan vraagstukken als welke rechtsvorm past het beste bij de huidige situatie van je klant. Is het nu gunstig om af te lossen of nog even niet? Blijft de klant een pand huren of is kopen toch beter? Laat de technologie voor je werken en besteed je eigen tijd aan activiteiten die de computer níet van je over kan nemen: persoonlijke advisering op basis van jouw kennis en ervaring.
Hendrik Sietzema is productmanager bij Unit4 Bedrijfssoftware
Meer weten over moderne documentmanagementsystemen? Maak dan nu kennis met Unit4 DocumentManager en zie wat technologie vandaag voor jou kan doen.
Geef een antwoord