Welke software heb ik nodig om een succesvol accountantskantoor te zijn? Die keuze wordt bemoeilijkt door een wirwar aan systemen. Moderne accountantskantoren, zoals UWBS Financial Services, vertellen je graag welke ICT-straat hun kantoor succesvol maakt. Laat je inspireren.
Samen met zijn vrouw Natasja, is Gerben de Man in 2001 begonnen met UWBS Financial Services. Hun eerste klant kwam binnen via een briefje dat Natasja had opgehangen bij de C1000. Sinds 2006 is hun bedrijf een bv geworden met de naam UWBS Financial Services. Er werken inmiddels 14 professionals. Het accountantskantoor voorziet haar klanten van advies, waarbij ook de privésituatie wordt meegenomen. ‘Je bent eigenlijk continu het financieel geweten van je klant’, aldus Gerben. De administratie ziet hij als noodzakelijk kwaad. ‘Wij hebben de administratie zoveel mogelijk geautomatiseerd. Het biedt ons ruimte om met klanten in gesprek te gaan. Om samen met hen een plan te maken over hoe we de toekomst aan gaan vliegen.’
Eén centrale aanpak
UWBS maakt vaste afspraken met klanten. ‘We spreken met nieuwe klanten af dat zij hun stukken digitaal aanleveren. Bij voorkeur één keer per week. Op die manier creëren we een continue stroom aan werkvoorraad voor onze backoffice-afdeling. Onze ICT-straat helpt ons de facturen op een uniforme manier te verwerken. Vanaf het begin af aan ben ik bezig geweest om de processen, met behulp van onze software, te standaardiseren. Wij maken dan ook geen uitzondering in de manier waarop wij de boekhouding verwerken. Dit zorgt voor snelheid en efficiëntie. Zo maken we het makkelijk voor onszelf én voor de klant.’
Zo ziet de ICT-straat van UWBS eruit
De scan- en herkenoplossing van DizzyData is het startpunt van de ICT-straat van UWBS. Klanten leveren hun facturen digitaal aan, via de e-mail of via de app. Zowel inkoop- als verkoopfacturen verwerkt UWBS met DizzyData. Met één druk op de knop maken ze een conceptboeking definitief. De boekingen worden opgeslagen in het archief van zowel Exact Online als DizzyData.
Exact Online vormt het hart van de ICT-straat. Met behulp van verschillende koppelingen worden documenten en mutaties in Exact Online verwerkt. Denk aan de boekstukken vanuit DizzyData, verkoopfacturen opgesteld vanuit WeFact, bankmutaties via de bankkoppeling in Exact en mutaties vanuit de salarisadministratie van NMBRS. Daarnaast heeft UWBS een koppeling met Unit4 Fiscaal Gemak gemaakt. Hiermee verzorgt het accountantskantoor de aangifte en jaarrekeningen. Klanten kunnen deze vervolgens zelf raadplegen via hun online dossier in de Mijn Kantoorapp.
Waarom de keuze voor deze ICT-straat?
Gerben heeft gekozen voor een best-of-breed oplossing, zodat hij per vakgebied beschikt over de beste pakketten. ‘Voorwaarde is dat we de pakketten goed aan elkaar kunnen koppelen. Daarnaast vind ik het belangrijk dat je de mogelijkheid hebt om met de klant mee te groeien. Daarmee bedoel ik dat je de klant gemakkelijk toegang kunt geven tot extra functionaliteiten, zonder dat het hem iets extra kost.’ Daarom wordt de softwarestraat van UWBS om de drie jaar geëvalueerd om te bepalen of de pakketten en mogelijkheden nog aansluiten bij hun ambities en die van de klant.
Welke rol speelt DizzyData in de ICT-straat?
DizzyData zorgt voor een continue stroom aan werkvoorraad voor de backoffice-afdeling van UWBS. ‘Met name in de maanden van de btw-afsluiting hadden wij te maken met een piek in de werkvoorraad. Dan moesten de stukken van alle klanten ineens allemaal verwerken. Nu krijgen we de facturen regelmatig en verspreid over het jaar binnen. Voordat bijvoorbeeld de maand juli begint hebben wij al 60 á 70% van de facturen van het tweede kwartaal verwerkt. DizzyData levert ons veel op: klanten hebben direct inzicht in hun cijfers en resultaten. Daarnaast kunnen wij sneller pro-actief reageren en adviseren.’
Net als UWBS kiest elk accountantskantoor voor zijn eigen software. Er zijn namelijk verschillende wegen die naar Rome leiden. Om jou te inspireren is DizzyData in gesprek gegaan met 5 succesvolle accountants over hun ICT-straat. Ben je benieuwd welke ICT-straat hun accountantskantoor succesvol maakt? Download dan nu het inspiratieboek.
Bron: DizzyData
Geef een reactie