Welke software heb ik nodig om een succesvol advieskantoor te zijn? Die keuze wordt bemoeilijkt door een wirwar aan systemen. Moderne accountantskantoren, zoals Simonse en Geus, vertellen je graag welke ICT-straat hun accountantskantoor succesvol maakt. Laat je inspireren!
Het kantoor van Simonse en Geus in Heinkenszand is 12 jaar geleden opgericht door Aubert Geus en Marco Simonse. Na een verhuizing telt het kantoor inmiddels 16 medewerkers. Hun dienstverlening bestaat uit financiële administratie, fiscale aangiften, jaarrekeningen, personeels- en loonadministratie en advies over deze vakgebieden. Met behulp van de meest moderne tools ontzorgt Simonse en Geus ruim 500 ondernemers en voorziet hen van realtime inzicht in hun financiële situatie.
Een ICT-straat om op de actualiteit in te spelen
‘Het is belangrijk dat je als kantoor beschikt over de online tools waarmee je zo efficiënt mogelijk met de klant samenwerkt’, vertelt Jolanda Krijger, hoofd administratieve dienstverlening bij Simonse en Geus. ‘Onze ICT-straat helpt ons het standaardwerk te automatiseren, zodat we meer tijd overhouden voor onder andere advies. Ik merk dat het contact met de klant hierdoor juist veel intensiever wordt. Waar ik voorheen soms één keer per kwartaal contact had met de klant, tijdens de btw-aangifte, is dat nu veel vaker. Doordat de cijfers up-to-date zijn, zijn er veel meer dingen waarop ik kan inhaken. Een goed voorbeeld hiervan is de impact van de coronacrisis op de horeca. Wat zijn de gevolgen voor de resultaten bij het overstappen naar een afhaalservice? Onze ICT-straat maakt het mogelijk om hier snel op in te spelen.’
Hoe ziet de ICT-straat van Simonse en Geus eruit?
‘Vooraf bepalen we of er een match is tussen wat de klant wil en wat wij hem kunnen bieden. Daarbij sturen we hoofdzakelijk aan op klanten waarmee we digitaal kunnen samenwerken. Na een gesprek maken we afspraken over de manier van samenwerken en de ICT-straat.’ Via het platform van DizzyData, dat ook geïntegreerd is binnen Yuki, leveren klanten hun boekstukken aan. De boekstukken kunnen zij terugvinden in het digitale archief. De gegevens en mutaties worden vervolgens in Yuki of SnelStart verwerkt, afhankelijk van de behoefte van de klant.
‘Klanten die écht actief met Simonse en Geus samenwerken maken gebruik van Yuki.’ Vanuit hier kunnen klanten ook hun verkoopfacturen verzenden en betalingen doen. Ook rapportage vindt vanuit Yuki en SnelStart plaats. Voor klanten die verder in detail willen treden, biedt Simonse en Geus de rapportage via dashboarding van Comandi aan. ‘Daarmee kunnen we diepgaande analyses bieden en daar verder op aan- en bijsturen.’ Tot slot wordt de jaarrekening opgesteld in Audition van Unit4 en de fiscale aangiften via Fiscaal Gemak. Jolanda: ‘In Fiscaal Gemak hebben we ook de mogelijkheid om de Vooringevulde Aangifte (VIA) in te lezen. Hierdoor wordt een aangifte efficiënt opgesteld. Fiscaal Gemak koppelt ook met onze andere tools, waardoor het uitwisselen van gegevens vlot verloopt.’
Een hybride model
‘Als een klant zijn eigen boekhoudprogramma heeft en zelf boekt, dan kan dat natuurlijk ook’, vult Jolanda aan. ‘Ook hier maken we afspraken over en deze leggen we vast in een offerte. In dat geval kijken we welke aanvullende tools wij aan kunnen bieden om de boekhouding efficiënter te organiseren. Denk aan ons facturatieprogramma WeFact of toegang tot DizzyData voor het verwerken van facturen. Dit koppelen we dan aan hun eigen boekhoudpakket. Op deze manier wordt de ICT-straat een soort hybride model tussen onze (interne) systemen en de klant zijn (externe) systemen.’
Waarom de keuze voor deze softwarestraat?
Jolanda is van mening dat de adviesrol van de accountant verder gaat dan alleen advies op financieel gebied. Zelf adviseert zij klanten van Simonse en Geus ook op het gebied van software. Wat is er allemaal mogelijk op het gebied van automatisering en digitalisering voor onze klanten? Hoe helpt de software hen daarbij? En hoe krijgen zij bepaalde data binnen de software inzichtelijk? Het zijn vragen waar Jolanda regelmatig antwoord op geeft. ‘Daarbij is het belangrijk dat je ervaring met, en kennis van de pakketten hebt. Om die reden staan gebruiksgemak en een goede helpdesk voorop. Als accountant helpen we onze klanten de producten eigen te maken. Uiteindelijk moeten zij ermee werken en het voordeel ervan inzien.’
Wat is de rol van DizzyData?
‘DizzyData was voor ons en onze klanten de opstap naar digitalisering. Het draagt bij aan de bewustwording van de voordelen van digitalisering. We werken gemakkelijker met klanten samen en in het digitale archief kunnen zij alles gemakkelijk terugvinden. Het leidt ertoe dat klanten de digitale samenwerking willen uitbreiden. Daarmee is DizzyData dus de opstap naar een intensievere samenwerking met bijvoorbeeld Yuki of Comandi.’
Er is niet één perfecte softwarestraat. Er zijn verschillende wegen die naar Rome leiden. DizzyData ging in gesprek met 5 succesvolle accountants over hun ICT-straat om jou te inspireren. Ben je benieuwd welke ICT-straat hun accountantskantoor succesvol maakt? Download dan nu het inspiratieboek.
Bron: DizzyData
Geef een reactie