De horeca- en hospitalitybranche heeft het momenteel erg zwaar. Welke invloed heeft dat op jullie kantoor?
“Ons takenpakket is volledig verschoven van inzicht bieden in inkoop- en omzetcijfers, naar het ondersteunen van klanten bij het aanvragen van steunmaatregelen en inzicht geven in belastingschulden. Waar we ons voorheen vooral richtten op operationele cijfers, zijn we nu vooral samen met de klant bezig om het einde van deze crisis te halen. Dat was een enorme omslag in mindset en manier van werken.”
Jullie zijn ver op het gebied van digitalisering. Konden jullie je klanten daardoor ook beter adviseren in deze crisistijd?
“Ja, want doordat onze klanten hun administratie digitaal aanleveren, hebben we de benodigde informatie snel voorhanden. Als een klant ons belt, hoeven we niet eerst te vragen of hij bepaalde stukken op de post kan doen; alle benodigde informatie kunnen we direct uit het digitale dossier halen. Hierdoor kunnen we realtime advies geven.”
“Wat mij betreft is digitaliseren geen doel op zich, maar een middel om toekomstbestendig te worden en te blijven.”
Waarom is zo’n digitaliseringsslag volgens jou nodig?
“Om relevant te blijven voor je doelgroep. Vroeger had je in een dorp één boekhouder waarbij je terecht kon, maar nu kun je met behulp van het internet letterlijk overal ter wereld terecht met je administratie. Dit zet tarieven onder druk. Om relevant te blijven voor je doelgroep, zul je dus sneller en slimmer moeten werken zodat je betaalbaar blijft. Dat kun je alleen doen door te digitaliseren. Wat mij betreft is digitaliseren ook geen doel op zich, maar een middel om je werkzaamheden voor een goede vergoeding te kunnen doen, zodat je toekomstbestendig wordt en blijft. Daarmee ben je nooit klaar – digitaliseren is een doorlopend proces.”
Digitalisering is geen nieuwe trend binnen accountancy; er wordt al jaren over gesproken en geschreven. Toch zijn er nog flink wat kantoren die dit links laten liggen. Hoe denk jij dat dit komt?
“Ik denk dat er bij sommige kantoren minder noodzaak is. Als de resultaten goed zijn, je klanten tevreden zijn en je niet de ambitie hebt om te groeien, dan voel je misschien minder de noodzaak om te veranderen. Wij hadden die drive zelf wel. We bestaan nu 29 jaar en daar willen we nog eens 29 jaar aan vastplakken, maar dat gaat ons niet lukken door te blijven doen wat we doen.”
Wat denk je dat er gebeurd zou zijn als jullie toen niet hadden ingezet op digitalisering?
“Dan waren we te duur geworden, omdat we heel veel manuren nodig hadden. Dat is in de praktijk ook gebeurd. We werkten met bedrijfscateraars die op een gegeven moment zo groot werden, dat wij het procesmatig verwerken van hun administraties niet aan konden als kantoor en daardoor te duur werden. Dat was voor ons een duidelijk signaal dat we moesten schakelen.”
Jullie wapen was om te starten met standaardiseren. Hoe hebben jullie dat aangepakt?
“We zijn helemaal terug gegaan naar de basis: hoe verwerk je een administratie, wat is wettelijk vereist, wat voegt waarde toe voor de klant en welke handelingen verrichten we die eigenlijk ‘nergens op slaan’? Want stiekem sluipen zulke werkzaamheden erin. Een voorbeeld: om het jaardossier compleet te maken, moet je een afschrift van de bank downloaden. Wij hadden binnen ons kantoor de afspraak dat je dat 1 keer per jaar voor het hele jaar doet. Toch zagen we dat sommige medewerkers dit elke maand deden. Dat is natuurlijk een klein voorbeeld, maar het kost elke maand wel 5 minuten tijd. Als je dat doorrekent over 180 klanten, dan loopt het aantal uren flink op. Daarom zijn we dus helemaal terug gegaan naar de basis: hoe willen we werken als bedrijf en hoe kunnen we dat het beste invullen? Vervolgens hebben we elk proces binnen het bedrijf uitgeschreven en nagedacht over hoe we dat beter konden doen. Dat was een heel leerzame periode.”
“Ook hebben we de behoefte van de klant in kaart gebracht. De valkuil bij het werken aan een administratie is vaak dat je als kantoor te veel doet. Wij maakten bijvoorbeeld heel uitgebreide rapportages op ontzettend veel rekeningschema’s, maar uiteindelijk bleek dat veel klanten hier niets mee deden. We hebben dus geïnventariseerd wat de informatiebehoefte van onze klanten is. Van daaruit hebben we gekeken hoe we de werkzaamheden zo konden inrichten, dat de output hierop aansloot.”
Geef een antwoord